In questa pagina sono disponibili un modello Word e un fac simile PDF di contratto di manutenzione. Il documento scaricabile è strutturato come un contratto di appalto tra un committente e un’impresa manutentrice e disciplina interventi ordinari, straordinari e a chiamata su impianti presso la sede del committente.
Prima di utilizzarlo è importante adattare le clausole al bene effettivamente mantenuto, alle prestazioni comprese nel canone e alla normativa applicabile. Per caldaie, impianti termici, ascensori, impianti elettrici e altre installazioni regolamentate possono essere necessari requisiti professionali, controlli e documenti specifici che il modello generale non sostituisce.
Fac Simile Contratto di Manutenzione Ordinaria Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati delle parti, gli impianti interessati, il numero degli interventi programmati, i tempi di assistenza, il corrispettivo e le condizioni applicabili alle riparazioni e ai ricambi.
Fac Simile Contratto di Manutenzione Ordinaria PDF
In questa sezione è disponibile il contratto in formato PDF, utile come modello da consultare o compilare negli spazi predisposti. Anche questa versione deve essere adattata alla tipologia di impianto e al rapporto concreto.
Per quali casi è adatto il modello
Il fac simile è particolarmente adatto a un rapporto tra imprese nel quale un committente affida a un manutentore organizzato autonomamente il controllo periodico e la riparazione di impianti o macchinari. Il testo prevede infatti un’appaltatrice dotata di propri mezzi e personale, attività presso uno stabilimento del committente e specifiche clausole relative alla sicurezza sul lavoro.
Non è quindi opportuno utilizzare tutte le clausole senza modifiche per una semplice manutenzione domestica, per una prestazione resa personalmente da un singolo artigiano o professionista oppure per un servizio software. In questi casi devono essere eliminate le parti non pertinenti e verificata la corretta qualificazione del rapporto.
Se l’incarico riguarda specificamente un impianto di riscaldamento o climatizzazione è disponibile anche il modello di contratto di manutenzione dell’impianto termico, predisposto tenendo conto degli adempimenti propri di quel settore.
Appalto di manutenzione o contratto d’opera
La natura del contratto non dipende semplicemente dal fatto che il manutentore sia una società oppure una persona fisica. L’articolo 1655 del Codice civile definisce l’appalto in base all’organizzazione dei mezzi necessari e alla gestione dell’attività a rischio dell’appaltatore. Quando l’appalto riguarda prestazioni continuative o periodiche di servizi assume rilievo anche l’articolo 1677.
Il contratto d’opera disciplinato dall’articolo 2222 ricorre invece quando una persona si obbliga a compiere un’opera o un servizio con lavoro prevalentemente proprio e senza vincolo di subordinazione. Il testo aggiornato delle disposizioni può essere consultato nel Codice civile su Normattiva.
Se il manutentore opera essenzialmente con il proprio lavoro personale, può quindi essere più appropriato utilizzare e adattare un contratto di prestazione d’opera invece di mantenere nel documento le clausole tipiche di un appalto organizzato con personale e mezzi propri.
Cosa specificare nel contratto di manutenzione
La parte più importante del contratto è la descrizione delle attività comprese. Espressioni generiche come “manutenzione ordinaria completa” possono generare contestazioni quando si verifica un guasto e non è chiaro se manodopera, ricambi o sostituzioni siano inclusi nel canone.
È opportuno indicare:
- impianti, macchine o attrezzature interessati, con matricola o altro elemento identificativo quando disponibile;
- interventi programmati compresi nel servizio;
- numero e periodicità delle visite;
- controlli, pulizie, regolazioni e altre operazioni previste;
- modalità con cui richiedere un intervento a chiamata;
- tempi di presa in carico e, se concordati, tempi massimi di intervento;
- giorni e fasce orarie del servizio;
- manodopera compresa ed eventuali maggiorazioni per urgenze o attività fuori orario;
- ricambi e materiali inclusi o esclusi dal canone;
- modalità di autorizzazione delle riparazioni non comprese;
- obblighi di manutentore e committente;
- corrispettivo, IVA, fatturazione e termini di pagamento;
- durata, eventuale rinnovo, disdetta e recesso;
- eventuale assicurazione del manutentore;
- modalità di documentazione degli interventi effettuati.
Manutenzione ordinaria, straordinaria e interventi a guasto
Non esiste una definizione contrattuale unica di manutenzione ordinaria valida per qualsiasi macchina, impianto o servizio. Le definizioni tecniche e gli obblighi possono cambiare in funzione del settore. Per evitare dubbi è quindi preferibile descrivere direttamente le attività comprese invece di affidarsi soltanto alle espressioni “ordinaria” e “straordinaria”.
Nel contratto, per esempio, possono essere comprese nel canone le visite periodiche, la pulizia, la lubrificazione, le regolazioni e la sostituzione di determinati materiali di consumo. Riparazioni rilevanti, sostituzione di componenti costosi, modifiche dell’impianto e adeguamenti possono invece essere quotati separatamente.
Anche l’intervento “a guasto” deve essere disciplinato con precisione. È opportuno indicare se il diritto alla chiamata è compreso nel canone, se la manodopera viene fatturata separatamente e se il manutentore può sostituire componenti senza preventiva autorizzazione oppure deve presentare prima un preventivo.
Appalti presso l’azienda e sicurezza sul lavoro
Quando la manutenzione viene affidata da un datore di lavoro e deve essere svolta all’interno della sua azienda o unità produttiva, può trovare applicazione l’articolo 26 del D.Lgs. 81/2008. La norma disciplina, tra l’altro, la verifica dell’idoneità tecnico-professionale dell’impresa, l’informazione sui rischi presenti, la cooperazione e il coordinamento tra i soggetti coinvolti.
Il testo vigente dell’articolo 26 del D.Lgs. 81/2008 prevede anche il DUVRI nei casi in cui ricorrono i relativi presupposti, ma contempla specifiche ipotesi nelle quali tale documento non è richiesto. Non è quindi corretto allegare automaticamente un DUVRI a qualsiasi contratto di manutenzione solo perché l’attività viene svolta presso il committente.
Quando l’articolo 26 trova applicazione devono inoltre essere valutati gli obblighi relativi ai costi della sicurezza e alla gestione dei rischi interferenziali. Le clausole contrattuali non possono trasferire al solo manutentore gli obblighi che la normativa pone direttamente a carico del datore di lavoro committente.
Documenti di sicurezza da richiedere al manutentore
L’elenco della documentazione da produrre deve essere aggiornato e proporzionato al caso concreto. Ai fini della verifica prevista dall’articolo 26, nelle condizioni stabilite dalla norma, assumono rilievo il certificato di iscrizione alla Camera di commercio e l’autocertificazione relativa al possesso dei requisiti di idoneità tecnico-professionale.
Non è corretto considerare automaticamente obbligatori tutti i documenti elencati in un fac simile. In particolare, l’obbligo di tenere il registro infortuni cartaceo è stato abolito dal 23 dicembre 2015. Le informazioni sugli infortuni sono oggi gestite attraverso i sistemi telematici descritti dall’INAIL.
Anche la possibilità per i piccoli datori di lavoro di limitarsi ad autocertificare l’effettuazione della valutazione dei rischi è cessata nel 2013. Eventuali richieste relative a DVR, DURC, personale impiegato, formazione, abilitazioni e altri documenti devono essere definite sulla base degli obblighi effettivamente applicabili e delle caratteristiche dell’intervento.
Durata, rinnovo e disdetta
Il contratto può avere durata determinata o, se appropriato, essere stipulato a tempo indeterminato. Non esiste una durata standard valida per ogni servizio di manutenzione. Se viene prevista una proroga tacita è necessario indicare con chiarezza la durata del rinnovo e il termine entro il quale una parte deve inviare la disdetta.
Non è corretto considerare automaticamente nullo un contratto soltanto perché ha durata pluriennale. Devono però essere valutate la natura delle parti, la durata effettiva dell’impegno, le modalità di rinnovo, il diritto di recesso eventualmente previsto e le norme inderogabili applicabili al rapporto.
Se il committente è un consumatore e il manutentore opera nell’esercizio della propria attività professionale, devono essere considerate anche le disposizioni del Codice del consumo, comprese quelle sulle clausole vessatorie e, quando il contratto viene concluso a distanza o fuori dai locali commerciali, gli obblighi informativi e l’eventuale diritto di recesso.
Rapporto di intervento e ricambi
Dopo ogni visita è utile predisporre un documento che indichi data, impianto interessato, attività eseguite, anomalie riscontrate, ricambi utilizzati, prove effettuate ed eventuali interventi ancora necessari. A questo scopo può essere utilizzato il modello di rapporto intervento di manutenzione.
Se un ricambio non è compreso nel canone, il contratto dovrebbe indicare come viene autorizzata la spesa e secondo quali prezzi viene fatturato. Per componenti costosi può essere opportuno prevedere l’approvazione preventiva del committente, evitando che una semplice chiamata di assistenza venga interpretata come autorizzazione a qualsiasi sostituzione.
Privacy e clausole da adattare
Quando l’esecuzione del servizio comporta il trattamento di dati personali, le clausole devono essere coerenti con il Regolamento (UE) 2016/679 e con il Codice in materia di protezione dei dati personali. Il solo richiamo al D.Lgs. 196/2003 non esaurisce oggi la disciplina applicabile. Il testo del GDPR può essere consultato sul sito del Garante per la protezione dei dati personali.
Se il manutentore accede a dati personali per conto del committente, come può accadere nella manutenzione di sistemi informatici, videosorveglianza o apparecchiature che memorizzano informazioni riferibili a persone, occorre inoltre verificare se debba essere disciplinato il ruolo di responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR. Una volta completato e adattato il contratto, è opportuno che ciascuna parte ne conservi una copia insieme agli allegati tecnici, alla documentazione di sicurezza applicabile, agli eventuali preventivi approvati e ai rapporti degli interventi eseguiti.