Fac Simile Lettera Formale

La lettera formale è il formato utilizzato nel mondo commerciale e in genere adottato da tutti coloro che si rivolgono a una persona con la quale non sono in rapporto di familiarità.

Prima di analizzare le varie parti che compongono una lettera formale, iniziamo con dare alcuni consigli generali. L’aspetto, che si traduce in ordine, è una delle principali cose da curare in una lettera formale, come il destinatario visualizza la lettera, il fatto che la stessa appaia ordinata e proporzionata è il primo biglietto da visita oltre che l’elemento che, molto spesso, determinerà lo stato d’animo di chi si accinge a leggerla. Una lettera che si presenta bene, infatti, invoglierà chi la riceve a leggerla, a differenza di una che appare fin dall’inizio disordinata.

La presenza di errori di battitura, ortografia, sintassi sono completamente da evitare, è bene rileggere la lettera più volte affinché la stessa sia corretta sotto ogni profilo. La presenza di errori è indice di una persona che cura poco le proprie cose e, particolarmente se è una lettera di lavoro, che curerà poco il lavoro che le sarà affidato.

Premesso questo, passiamo all’analisi della lettera formale, il primo blocco è destinato all’indicazione del mittente. Generalmente si pone in alto, a sinistra oppure al centro. Se si tratta di puro testo, si mette in alto a sinistra il nome e cognome del mittente, l’indirizzo, il numero di telefono e la mail. Se si tratta di logo, questo potrà essere messo a sinistra o anche al centro, eventualmente con sotto il testo.

A seguire il luogo e la data di redazione, che si pone in alto a destra e sulla medesima riga. Alcuni preferiscono anche metterli in alto a sinistra, sotto il mittente, in ogni caso è sempre bene spaziare adeguatamente un blocco dall’altro, per una migliore resa visuale.

Va ora indicato il destinatario, in alto a destra, inserendo i relativi dati con indirizzo. Nel caso la lettera formale sia indirizzata ad una azienda si usa anche indicare la formula alla cortese attenzione di seguita dalla persona alla quale ci si rivolge.

Potrà dunque seguire, sulla sinistra, il riferimento interno del mittente o del destinatario ad una specifica pratica, con formule del tipo vostro riferimento o nostro riferimento.

Risulta essere invece sempre obbligatorio l’oggetto, che sarà sempre sulla sinistra e in grassetto, questo serve a riassumere il contenuto della lettera proforma e al medesimo tempo a enfatizzare il concetto che si esprime nella stessa.

Prima di iniziare con il corpo della lettera si usa inserire una formula di apertura, come può essere Gentile seguito dal titolo o dal nome della persona cui ci si rivolge.

Il corpo della lettera si compone, a sua volta, di tre parti, una prima parte introduttiva nella quale si presentano al lettore i temi che si vanno a trattare. Una seconda parte centrale nella quale si motivano o sviluppano i vari temi. Una terza parte finale nella quale si espongono le proprie conclusioni o decisioni.

Infine la lettera proforma termina con la formula di chiusura, a scelta tra le tante in uso come Distinti saluti, Cordialità, Cordiali saluti e via dicendo.

Si conclude dunque con la propria firma, che generalmente va in basso a destra.

Se nel corpo della lettera si sono citati dei documenti, questi potranno poi essere allegati e, per maggiore chiarezza, dopo la firma è possibile inserire la lista degli allegati.

Altro elemento opzionale di una lettera formale è il Post Scriptum, che serve per focalizzare o porre maggiore attenzione in un concetto espresso nella lettera. Accenniamo per ultimo a questo elemento, che andrebbe posto tra firma e allegati, visto che è una parte che si consiglia sempre di omettere e evitare nelle lettere commerciali e formali.

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