In questa pagina è disponibile un modello di scheda carburante in formato Word, Excel e PDF. La tradizionale scheda carburante non è però più utilizzabile come documento fiscale per gli acquisti di carburante effettuati nell’ambito di un’attività d’impresa o professionale: dal 2019 la documentazione fiscale dei rifornimenti segue le regole della fatturazione elettronica.
Il fac simile può comunque essere utilizzato come registro interno dei rifornimenti, per esempio per annotare consumi, veicoli, chilometri e spese di una flotta aziendale. Non sostituisce la fattura elettronica né la documentazione necessaria ai fini della deduzione del costo o della detrazione dell’IVA.
Modello Scheda Carburante Word, Excel e PDF
Il modello PDF può essere stampato e compilato manualmente. La versione DOC può invece essere modificata al computer e adattata alle esigenze dell’impresa o del professionista.
Attenzione: questi modelli non sono moduli ufficiali dell’Agenzia delle Entrate e non devono essere utilizzati come sostituti della fattura elettronica per documentare fiscalmente i rifornimenti.
La scheda carburante è ancora valida?
No, non come documento fiscale per gli acquisti di carburante per autotrazione effettuati dai soggetti IVA. La vecchia scheda sulla quale venivano annotati i singoli rifornimenti, con timbro e firma del distributore, appartiene a una disciplina ormai superata.
La fatturazione elettronica per gli acquisti di carburante effettuati nell’esercizio di impresa, arte o professione ha sostituito il precedente sistema. L’Agenzia delle Entrate continua a confermare l’utilizzo della fattura elettronica per gli acquisti di carburante per autotrazione effettuati presso gli impianti stradali da soggetti passivi IVA.
Non è quindi corretto acquistare oggi un libretto, farlo timbrare dal gestore della stazione di servizio o compilare il fac simile presente in questa pagina pensando che tali operazioni siano necessarie per ottenere il riconoscimento fiscale della spesa.
Come documentare oggi le spese per carburante
Quando il carburante viene acquistato nell’ambito dell’attività d’impresa o professionale e si intende documentare fiscalmente la spesa, occorre fare riferimento alla fattura elettronica e alle regole relative alla tracciabilità del pagamento. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, ai fini fiscali previsti dalla normativa sui carburanti, possono essere utilizzati strumenti di pagamento idonei a garantire la tracciabilità dell’operazione.
In pratica, è opportuno:
- richiedere la fattura elettronica indicando correttamente i dati fiscali necessari;
- utilizzare un mezzo di pagamento tracciabile quando richiesto per beneficiare della deduzione del costo e della detrazione dell’IVA;
- conservare la documentazione relativa al pagamento e verificare la corretta acquisizione della fattura elettronica;
- registrare il documento secondo il regime fiscale e contabile applicabile alla propria attività.
Non esiste una percentuale unica di deduzione del costo o di detrazione dell’IVA valida per qualsiasi titolare di partita IVA. Il trattamento dipende, tra gli altri elementi, dalla tipologia del veicolo, dall’utilizzo che ne viene fatto e dalla posizione fiscale del soggetto interessato. La normativa prevede infatti regimi differenti, per esempio, per veicoli utilizzati esclusivamente come beni strumentali, veicoli a uso promiscuo e attività di agenti e rappresentanti.
Quando può essere utile il modello di scheda carburante
L’abolizione della scheda fiscale non impedisce a un’impresa di utilizzare volontariamente un prospetto per il controllo interno dei rifornimenti. In questo caso il documento assume esclusivamente una funzione organizzativa.
Può essere utile, per esempio, per registrare:
- data del rifornimento;
- veicolo utilizzato e numero di targa;
- nome del conducente;
- chilometraggio del veicolo;
- tipo di carburante;
- quantità acquistata;
- importo del rifornimento;
- stazione di servizio;
- eventuali note sull’utilizzo del veicolo.
Una registrazione di questo tipo può facilitare il controllo dei consumi e l’individuazione di anomalie, ma rimane distinta dalla documentazione fiscale del rifornimento.
Come compilare la scheda per uso interno
Se il modello viene utilizzato come registro aziendale, è consigliabile indicare nella parte iniziale i dati dell’impresa e identificare con precisione il veicolo al quale si riferisce la scheda, riportando almeno targa, modello e periodo di riferimento.
Per ogni rifornimento si possono quindi annotare data, chilometraggio, quantità di carburante, importo pagato e conducente. Non è necessario ottenere il timbro o la firma del distributore perché, diversamente dalla vecchia scheda carburante fiscale, il documento viene utilizzato soltanto per finalità organizzative interne.
Per le aziende che devono registrare anche assegnazioni, conducenti e percorrenze può risultare più adatto il registro di utilizzo dell’auto aziendale.
Scheda carburante e nota spese non sono la stessa cosa
Il modello presente in questa pagina non deve essere confuso con una nota spese. Se un dipendente o un collaboratore sostiene personalmente un costo durante una trasferta e deve chiederne il rimborso all’azienda, il documento appropriato può essere una nota spese, alla quale associare i giustificativi richiesti.
La scheda carburante per uso interno serve invece soprattutto a riepilogare i rifornimenti di uno o più veicoli. La scelta del documento dipende quindi dallo scopo: fattura elettronica e pagamento tracciabile per la documentazione fiscale, nota spese per la richiesta di rimborso e scheda carburante soltanto come eventuale registro gestionale interno.