In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile nota spese Word e Excel da compilare e stampare.
Si tratta di un modello che può essere utilizzato come esempio per scrivere una nota spese.
Come Compilare la Nota Spese
Sarà capitato a molti di essere stati inviati dalla propria azienda o da una società con cui si collabora in trasferta o in missione per svolgere un lavoro.
Non sempre al lavoratore, sia esso un collaboratore esterno o un dipendente, la trasferta o missione di lavoro viene pagata in anticipo dal committente, così come non sempre si concorda un pagamento forfetario.
In molti casi, invece, terminato il lavoro, si dovrà presentare alla società o persona per la quale abbiamo svolto la nostra trasferta una nota delle spese, con il fine di farci rimborsare i costi sostenuti.
Le modalità di redazione di una nota delle spese possono essere diverse. Per esempio, potrebbe esserci messo a disposizione già alla partenza un modello prestampato, che dovremo semplicemente compilare. Questo è il caso più semplice e per il quale non c’è molto da aggiungere. Tuttavia, potrebbe essere richiesto di presentare una nota spese appositamente creata da noi.
A questo punto, si potrebbe utilizzare un modello Word o Excel, in modo da avere già pronto lo schema da utilizzare.
In ogni caso, per compilare una buona nota delle spese è necessario, come prima cosa, indicare i riferimenti dell’azienda committente, come il nome, la ragione sociale, il codice fiscale o il numero di partita IVA, seguiti dagli estremi identificativi della persona che ha effettuato la trasferta, cioè noi, oltre alla data in cui questa è avvenuta e il rapporto di collaborazione, oltre che lo scopo della missione.
Risulta essere importante la massima precisione nell’indicare le varie spese sostenute.
Presentare una nota con la somma totale, senza alcuna giustificazione di come si sia arrivati ad essa, sarebbe del tutto da escludere. Al contrario, vanno riportate per le varie voci, i costi e allegandovi gli scontrini, le ricevute o le fatture che ci hanno rilasciato.
Partiamo dalla spesa presumibilmente più grossa, quella relativa agli spostamenti. Avremo utilizzato un un treno, uno o più autobus, così come un taxi o un’auto noleggiata per l’occasione. Per ognuno di questi dobbiamo tenere il biglietto, la ricevuta, la fattura, avendo cura anche di farne una copia, in modo da giustificare le spese inserite nella nota alla voce.
Nel caso in cui non si sia usufruito di nessuno di questi mezzi, ma il viaggio e gli spostamenti siano stati fatti con un mezzo proprio, allora dovremo avanzare come rimborso la spesa relativa al costo del carburante, tenuto conto dei tragitti percorsi e del costo alla pompa. Lo stesso dicasi per le spese di vitto e alloggio sostenute, avendo sempre cura di farsi rilasciare la fattura come attenzione dei costi.
Attenzione, quindi, ai costi e a non inserire voci di spesa nella nota fuori luogo o poco attinenti allo scopo della missione. Per dirne una, quanto sborsato per motivi personali non potrebbe nemmeno lontanamente essere una voce della nota.
Per essere chiari, la nota delle spese non può essere utilizzata per farsi rimborsare ogni tipo di capriccio, ma deve rispondere da un lato all’esigenza di rientrare al 100% nei costi sostenuti, dall’altro ai criteri di efficienza perseguiti dalla società committente.
Bisogna ricordare che il termine nota spese può anche fare riferimento al compenso che un libero professionista chiede al proprio cliente, come nel caso di un avvocato. Tale espressione sostituisce, negli ultimi tempi, la ripartizione tra onorario e diritti, in vigore fino alla riforma della professione forense del 2012. In linea di massima, l’onorario indicava il compenso del professionista per impostare la linea difensiva in favore del cliente, mentre i diritti coprivano i costi di cancelleria e quant’altro, direttamente sostenuti dall’avvocato dentro e fuori lo studio, sempre con riferimento al mandato ricevuto dal cliente.
Tale ripartizione non esiste più e oggi si parla anche di nota spese per indicare quella che impropriamente potremmo definire la fattura dell’avvocato, comprensiva, quindi, sia del compenso per l’attività svolta che dei costi sostenuti per il cliente. Si pensi, per esempio, alle spese effettuate per fotocopiare una sentenza depositata presso un tribunale.
Il modello di nota spese che proponiamo in questa pagina fa riferimento al primo caso, quindi da utilizzare per il rimborso di costi sostenuti per una trasferta di lavoro.
Modello Nota Spese Word
La nota spese Word deve contenere le seguenti informazioni
-Riferimenti dell’azienda, cioè ragione sociale e indirizzo dell’azienda a cui si richiede il rimborso spese
-Dati anagrafici del dipendente o collaboratore
-Data e luogo, cioè periodo relativo alle spese sostenute e luogo della trasferta o del viaggio
-Natura e ammontare della spesa. Bisogna fare un elenco dei costi sostenuti suddivisi per categoria
-Eventuali note.
Alla nota spese è poi necessario allegare scontrini, ricevute e giustificativi dei costi sostenuti, per documentare in modo inoppugnabile le spese ed evitare che non vengano riconosciute dall’azienda.
Modello Nota Spese Excel
Il fac simile nota spese Excel presente in questa pagina può essere scaricato e modificato inserendo i dati mancanti.
