In questa pagina sono disponibili un modello di fattura Excel e un modello Word da scaricare e compilare. Il formato Excel è particolarmente utile per predisporre il documento con calcoli di imponibile, IVA e totale, mentre il formato Word consente di personalizzare liberamente struttura e contenuti.
I file sono fac simile di supporto e non sostituiscono la fattura elettronica trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI) nei casi in cui questa è obbligatoria. Possono quindi essere utilizzati come modello, prospetto di lavoro o copia di cortesia, verificando gli adempimenti fiscali applicabili alla propria attività.
Modello Fattura Excel e Word da Scaricare
Di seguito sono disponibili i due modelli presenti nella pagina. Prima dell’utilizzo è necessario personalizzare i dati del cedente o prestatore e del cliente, la descrizione dell’operazione, gli importi e il trattamento IVA applicabile.
Quando è possibile utilizzare il fac simile
La fattura documenta una cessione di beni o una prestazione di servizi e deve contenere le informazioni previste dalla disciplina IVA. I modelli Word ed Excel sono utili per predisporre i dati della fattura, effettuare calcoli, creare una copia leggibile per il cliente o gestire situazioni nelle quali è ammesso un documento non trasmesso tramite SdI.
Per la generalità dei titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia la fatturazione avviene però in formato elettronico. La fattura elettronica deve essere predisposta nel formato previsto e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio. Un file Word, Excel o PDF inviato direttamente al cliente non sostituisce quindi la fattura elettronica fiscalmente richiesta. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione informazioni e servizi dedicati nella sezione sulla fatturazione elettronica e i corrispettivi telematici.
Esistono casi particolari ed esclusioni per i quali le regole possono essere differenti. Prima di utilizzare il fac simile come documento fiscale definitivo è quindi opportuno verificare il regime applicabile alla propria attività, soprattutto in presenza di operazioni con l’estero, prestazioni sanitarie, regimi IVA particolari, reverse charge o altre fattispecie soggette a discipline specifiche.
Come Compilare il Modello di Fattura
L’articolo 21 del DPR 633/1972 disciplina il contenuto della fattura. In una fattura ordinaria devono essere riportati, in relazione al caso concreto, gli elementi necessari a identificare l’operazione e le parti.
- Data della fattura e numero progressivo che la identifichi in modo univoco.
- Dati del cedente o prestatore, come nome e cognome oppure denominazione o ragione sociale, indirizzo e partita IVA.
- Dati del cliente, con nome o denominazione, indirizzo e partita IVA oppure codice fiscale quando previsto.
- Natura, qualità e quantità dei beni o servizi oggetto dell’operazione.
- Corrispettivi e altri elementi necessari a determinare la base imponibile, compresi gli eventuali sconti o maggiorazioni rilevanti.
- Aliquota IVA, imponibile e imposta, quando l’operazione è soggetta a IVA.
- Eventuali indicazioni richieste per operazioni non imponibili, esenti, non soggette o sottoposte a regimi particolari.
Il numero della fattura deve consentire di identificarla in modo univoco. Non è invece corretto affermare in termini generali che la numerazione debba obbligatoriamente ripartire da uno all’inizio di ogni anno: ciò che rileva è che il sistema adottato permetta l’identificazione univoca dei documenti.
Modalità e termini di pagamento, IBAN, riferimenti all’ordine, scadenza e annotazioni commerciali possono essere aggiunti quando utili, ma non devono essere confusi con i dati fiscali obbligatori. Se nella stessa fattura sono presenti operazioni con aliquote o trattamenti IVA differenti, imponibili e imposte devono essere gestiti correttamente per ciascuna tipologia.
Fattura Immediata e Termine di Emissione
La fattura immediata non deve necessariamente essere emessa nello stesso giorno dell’operazione. La disciplina vigente consente, in via generale, di emetterla entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione, ferma restando l’indicazione della data richiesta dalle regole di fatturazione.
Nel caso della fattura elettronica l’adempimento non consiste nell’inviare al cliente il file Word o Excel: il documento fiscalmente rilevante deve essere trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio secondo le regole previste.
Fattura Differita e DDT
Per determinate operazioni è possibile utilizzare la fatturazione differita. In particolare, per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da un DDT o da altro documento idoneo, effettuate nello stesso mese nei confronti dello stesso soggetto, la fattura può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo. La possibilità riguarda anche determinate prestazioni di servizi quando queste sono individuabili attraverso documentazione idonea.
Chi deve documentare la consegna della merce può utilizzare il modello DDT Excel, Word e PDF disponibile sul sito. Nella fattura differita devono essere riportati i riferimenti necessari ai documenti che consentono di individuare le operazioni riepilogate.
Non è quindi corretto indicare genericamente che la fattura differita debba essere emessa “entro il mese solare” o che debba essere consegnata al cliente entro il quindicesimo giorno: il riferimento rilevante è il termine di emissione previsto dalla disciplina IVA e, per la fattura elettronica, la corretta trasmissione tramite SdI.
Fattura e Corrispettivi nelle Vendite al Dettaglio
Per alcune operazioni effettuate da commercianti al minuto e da altri soggetti individuati dalla normativa l’emissione della fattura non è obbligatoria se non richiesta dal cliente nei termini previsti. La precedente distinzione basata genericamente su “scontrino o ricevuta fiscale” non è più aggiornata: nell’ambito dei corrispettivi telematici, scontrino e ricevuta fiscale sono stati sostituiti dal documento commerciale nei casi disciplinati dalla relativa normativa.
La richiesta della fattura, l’obbligo di certificazione dei corrispettivi e le eventuali esclusioni devono essere verificati in funzione dell’attività e dell’operazione concretamente effettuata.
Acconti e Fattura
Quando viene incassato un acconto prima del completamento dell’operazione, il pagamento può determinare l’obbligo di fatturazione per l’importo ricevuto secondo le regole IVA applicabili. Al momento del saldo, la fattura finale deve tenere conto degli importi già fatturati a titolo di acconto, evitando di assoggettare nuovamente a imposizione le stesse somme.
Controlli Prima di Utilizzare il Modello
Prima di utilizzare il file Excel o Word è consigliabile controllare attentamente i dati fiscali delle parti, la numerazione, la data dell’operazione, la descrizione di beni o servizi, gli importi, l’aliquota o il diverso trattamento IVA applicato e gli eventuali riferimenti ai DDT.
Il modello non determina automaticamente quale aliquota, esenzione, regime IVA o dicitura fiscale sia corretta per una specifica operazione. In presenza di dubbi sul trattamento fiscale, su operazioni con l’estero, reverse charge, ritenute, casse previdenziali, imposta di bollo o regimi particolari è opportuno verificare la disciplina applicabile o rivolgersi al proprio commercialista.
Infine, la semplice conservazione di un file Word o Excel non sostituisce gli obblighi previsti per la conservazione delle fatture elettroniche. Quando la fattura deve essere emessa elettronicamente, occorre utilizzare modalità di emissione e conservazione conformi alla normativa vigente.