In questa pagina è disponibile un fac simile Word di contratto per l’utilizzo di spazi e servizi. Il modello può essere adattato, per esempio, alla concessione temporanea di postazioni coworking, sale riunioni, studi o altri ambienti attrezzati insieme a servizi quali connessione internet, utenze, pulizia, reception o utilizzo di attrezzature.
Si tratta di un fac simile libero e non di un contratto tipico disciplinato espressamente dalla legge. La denominazione utilizzata dalle parti non è sufficiente a escludere la disciplina della locazione: se nella sostanza prevale il godimento stabile ed esclusivo dell’immobile e i servizi sono soltanto accessori, il rapporto può essere qualificato come locazione con le relative conseguenze sulla durata e sugli altri obblighi.
Modello Contratto Utilizzo di Spazi e Servizi Word
La versione Word può essere modificata indicando gli spazi utilizzabili, i servizi compresi, le modalità di accesso, il corrispettivo, la durata e le regole operative. Prima della firma è importante verificare che il contenuto concreto del rapporto corrisponda effettivamente a un servizio integrato e non a una normale locazione commerciale.
Quando utilizzare un contratto di spazi e servizi
Il contratto di utilizzo di spazi e servizi viene impiegato soprattutto quando il cliente non riceve soltanto la disponibilità di un locale, ma accede a un insieme organizzato di prestazioni. È il caso tipico di alcune formule di coworking, business center, sale attrezzate, studi condivisi, sale riunioni o spazi utilizzati temporaneamente per attività professionali, formative o eventi.
Possono essere compresi, per esempio:
- postazioni di lavoro arredate;
- connessione internet e utenze;
- reception e gestione degli accessi;
- pulizia degli ambienti;
- sale riunioni condivise;
- stampanti e altre attrezzature;
- segreteria o ricezione della corrispondenza;
- servizi tecnici collegati all’utilizzo dello spazio.
Non esiste però un numero minimo di servizi che permetta automaticamente di qualificare il rapporto in questo modo. Anche la presenza di WiFi, pulizia o arredi non esclude di per sé una locazione, se tali prestazioni sono soltanto accessorie rispetto alla disponibilità dell’immobile.
Differenza tra utilizzo di spazi e locazione commerciale
L’articolo 1571 del Codice Civile definisce la locazione come il contratto con il quale una parte si obbliga a far godere all’altra una cosa per un determinato tempo verso un corrispettivo. La qualificazione del rapporto dipende quindi dal contenuto effettivo delle prestazioni pattuite.
Un contratto di spazi e servizi è più facilmente distinguibile dalla locazione quando l’utilizzatore accede a un’organizzazione complessiva nella quale i servizi assumono un rilievo autonomo e significativo, gli ambienti possono essere condivisi o variabili e non viene attribuito semplicemente il godimento esclusivo e stabile di un immobile.
Se invece viene assegnato in via sostanzialmente esclusiva un ufficio o un locale per lo svolgimento continuativo dell’attività e le ulteriori prestazioni sono soltanto funzionali al normale utilizzo dello spazio, chiamare l’accordo contratto di servizi non impedisce che venga qualificato come locazione.
La distinzione è importante perché alle locazioni di immobili destinati ad attività industriali, commerciali, artigianali o professionali si applicano, quando ne ricorrono i presupposti, le disposizioni della Legge 392/1978. L’articolo 27 prevede generalmente una durata minima di sei anni, salvo le ipotesi previste dalla stessa legge, tra cui le attività che per loro natura hanno carattere transitorio.
Quando l’obiettivo principale è concedere stabilmente un immobile per l’esercizio di un’attività è quindi più appropriato utilizzare un contratto di locazione a uso commerciale.
È possibile stabilire liberamente la durata?
In un effettivo contratto atipico di utilizzo di spazi e servizi le parti possono concordare durate molto flessibili, anche giornaliere, mensili o riferite a un singolo evento, se questa impostazione è coerente con la natura del servizio offerto.
Non è invece possibile utilizzare semplicemente questa denominazione per aggirare i limiti di durata previsti per una vera locazione commerciale. Se il rapporto presenta in concreto le caratteristiche della locazione, trovano applicazione le norme inderogabili previste per quella tipologia contrattuale.
Per questo motivo una concessione di una sala riunioni per alcune ore, con servizi inclusi, è molto diversa dalla disponibilità esclusiva dello stesso ufficio per diversi anni dietro pagamento di un corrispettivo mensile.
Cosa inserire nel contratto
Il documento deve descrivere in modo preciso sia lo spazio sia i servizi che costituiscono l’oggetto dell’accordo. In particolare, è opportuno indicare:
- dati del concedente o gestore e dell’utilizzatore;
- indirizzo e descrizione degli spazi utilizzabili;
- eventuale postazione, sala o area assegnata;
- carattere esclusivo o condiviso degli spazi;
- giorni, orari e modalità di accesso;
- servizi compresi nel corrispettivo;
- servizi aggiuntivi disponibili a pagamento;
- attrezzature eventualmente messe a disposizione;
- durata del rapporto e modalità di rinnovo;
- corrispettivo, periodicità e modalità di pagamento;
- eventuale deposito cauzionale;
- regole di utilizzo e obblighi dell’utilizzatore;
- modalità di recesso anticipato;
- responsabilità per danni agli spazi e alle attrezzature;
- regole relative all’accesso di collaboratori, clienti o altri soggetti;
- eventuale divieto di cessione del contratto o di concessione degli spazi a terzi;
- modalità di restituzione di chiavi, badge e attrezzature alla cessazione.
Quando vengono forniti servizi molto diversi tra loro, può essere utile allegare un listino con i relativi prezzi, un regolamento di utilizzo degli spazi e una planimetria che individui le aree accessibili.
Il divieto di subaffitto è obbligatorio?
No. Non esiste una regola generale secondo cui un contratto di utilizzo di spazi e servizi sia valido soltanto se contiene un divieto assoluto di subaffitto. La clausola deve essere scelta in funzione della struttura concreta dell’accordo.
In un contratto di servizi è spesso opportuno vietare all’utilizzatore di cedere il contratto, trasferire a terzi la propria postazione o consentire stabilmente l’utilizzo degli spazi a soggetti non autorizzati. Si tratta però di una disciplina contrattuale da formulare espressamente e non di un requisito generale di validità.
È inoltre preferibile evitare il termine subaffitto se l’accordo viene effettivamente strutturato come servizio e non come locazione, utilizzando formule coerenti con la natura del rapporto, come divieto di cessione o di concessione a terzi dell’utilizzo degli spazi.
Responsabilità per i danni
Non è corretto presumere che il gestore sia automaticamente esonerato da qualsiasi responsabilità per danneggiamenti dei beni dell’utilizzatore. Il contratto può disciplinare la custodia degli oggetti personali, l’utilizzo di armadi o spazi riservati e i limiti di responsabilità, ma la validità delle clausole dipende dal loro contenuto e dalle circostanze concrete.
L’articolo 1229 del Codice Civile stabilisce, in particolare, la nullità preventiva delle clausole che escludono o limitano la responsabilità del debitore per dolo o colpa grave. Una clausola generica secondo cui il gestore non risponde in nessun caso di furti o danni deve quindi essere valutata con attenzione.
Firma e clausole da approvare specificamente
La forma scritta è fortemente consigliata per documentare spazi, servizi, prezzi, durata e obblighi delle parti. Il modello dovrebbe essere sottoscritto dal gestore e dall’utilizzatore in modo da rendere chiaramente dimostrabile l’accordo raggiunto.
Quando il contratto utilizza condizioni generali predisposte unilateralmente per una pluralità di clienti, alcune clausole indicate dall’articolo 1341 del Codice Civile richiedono una specifica approvazione scritta. Possono rientrare, a seconda del contenuto concreto, limitazioni di responsabilità, facoltà di recesso o sospensione del servizio, tacite proroghe, decadenze, restrizioni alla libertà contrattuale e deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria.
Non è quindi sufficiente inserire una formula generica di approvazione se il contratto contiene clausole che richiedono una specifica sottoscrizione: è opportuno identificarle puntualmente.
Registrazione del contratto
Gli adempimenti fiscali dipendono dalla reale qualificazione dell’accordo. Se il rapporto è una locazione di un immobile, trovano applicazione le regole previste per la registrazione dei contratti di locazione. L’Agenzia delle Entrate specifica che i contratti di locazione e affitto di immobili devono essere registrati entro 30 giorni, salvo i contratti che non superano complessivamente 30 giorni nell’anno.
La registrazione delle locazioni viene gestita attraverso il modello e i servizi RLI dell’Agenzia delle Entrate.
Se invece si tratta effettivamente di un contratto atipico avente come oggetto principale una prestazione complessa di servizi, non è corretto applicare automaticamente la disciplina fiscale della locazione. Registrazione, IVA, imposta di registro e trattamento delle singole prestazioni devono essere verificati in base alla struttura concreta dell’accordo e alla posizione fiscale delle parti.
La scelta tra contratto di servizi e locazione non dovrebbe quindi essere effettuata soltanto in funzione della durata desiderata o del trattamento fiscale più conveniente. Il documento deve rappresentare il rapporto che le parti intendono realmente instaurare e le prestazioni che saranno effettivamente rese.