In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF di verbale per documentare un’assemblea condominiale svolta in assenza dell’amministratore. Il fac simile consente di registrare partecipanti e deleghe, millesimi rappresentati, ordine del giorno, votazioni e deliberazioni adottate.
Il modello è particolarmente utile nei condomini nei quali l’amministratore non è obbligatorio e la gestione viene curata direttamente dai condomini. Se invece i condomini sono più di otto, la legge prevede la nomina di un amministratore e l’eventuale assemblea svolta in sua assenza non elimina tale obbligo.
Fac Simile Verbale Assemblea Condominiale Senza Amministratore Word
La versione Word permette di adattare liberamente il verbale all’ordine del giorno, ai partecipanti, ai millesimi e alle deliberazioni effettivamente adottate.
Modello Verbale Assemblea Condominiale Senza Amministratore PDF
Il modello PDF può essere utilizzato come traccia per riportare i dati dell’assemblea e le decisioni assunte dai condomini.
Quando è possibile avere un condominio senza amministratore
L’obbligo di nominare l’amministratore non dipende dal numero di appartamenti o di unità immobiliari, ma dal numero dei condomini. L’articolo 1129 del Codice civile stabilisce che, quando i condomini sono più di otto, deve essere nominato un amministratore. Se l’assemblea non provvede, la nomina può essere effettuata dall’autorità giudiziaria su ricorso di uno o più condomini o dell’amministratore dimissionario.
Quando i condomini sono otto o meno, la nomina non è obbligatoria e i partecipanti possono gestire direttamente le parti comuni. Non esiste, in questo caso, un obbligo generale di nominare un soggetto che assuma informalmente tutte le funzioni dell’amministratore. Se però una persona svolge di fatto funzioni analoghe, l’articolo 1129 prevede specifici adempimenti relativi all’indicazione dei suoi recapiti.
Anche in assenza di amministratore continuano ad applicarsi le regole sull’assemblea, sulle maggioranze e sull’utilizzo delle parti comuni. Per disciplinare in modo più organico la gestione dello stabile può essere utile anche un regolamento di condominio, quando compatibile con le caratteristiche del condominio e con gli eventuali titoli esistenti.
Chi può convocare l’assemblea senza amministratore
L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile stabilisce espressamente che, in mancanza dell’amministratore, l’assemblea ordinaria o straordinaria può essere convocata su iniziativa di ciascun condomino. Non occorre quindi, in questa situazione, che la convocazione sia promossa da almeno due condomini rappresentanti un sesto del valore dell’edificio.
Quest’ultima regola riguarda invece il diverso caso in cui l’amministratore esista. Almeno due condomini che rappresentano un sesto del valore dell’edificio possono chiedergli di convocare un’assemblea straordinaria e, se trascorrono inutilmente dieci giorni dalla richiesta, possono procedere direttamente alla convocazione.
Per predisporre correttamente la comunicazione è disponibile anche il modello di convocazione dell’assemblea condominiale.
Come deve essere convocata l’assemblea
L’avviso deve contenere una specifica indicazione dell’ordine del giorno e deve essere comunicato agli aventi diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Le modalità previste dall’articolo 66 sono posta raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. Nell’avviso devono inoltre essere indicati luogo e ora della riunione oppure, quando ricorrono le condizioni per una riunione in videoconferenza, la piattaforma utilizzata e il relativo orario.
Tutti gli aventi diritto devono essere regolarmente convocati. Non è quindi corretto escludere un condomino dalla convocazione perché si ritiene che non sia interessato agli argomenti trattati o perché esistono contrasti tra i partecipanti.
La seconda convocazione non può svolgersi nello stesso giorno solare della prima. Se l’assemblea in prima convocazione non può deliberare per mancanza del numero legale, l’articolo 1136 prevede che la seconda si tenga in un giorno successivo e comunque non oltre dieci giorni dalla prima.
Il condomino che non può partecipare personalmente può farsi rappresentare mediante delega scritta. Per predisporla è disponibile il modello di delega per assemblea di condominio. Se i condomini sono più di venti, uno stesso delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale dell’edificio.
Quorum e maggioranze da riportare nel verbale
L’assenza dell’amministratore non modifica i quorum previsti per l’assemblea. L’articolo 1136 del Codice civile stabilisce che, in prima convocazione, l’assemblea è regolarmente costituita quando partecipano tanti condomini da rappresentare i due terzi del valore dell’intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio. In via generale, la deliberazione è approvata con la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno la metà del valore dell’edificio.
In seconda convocazione sono invece necessari, per la costituzione, almeno un terzo del valore dell’edificio e un terzo dei partecipanti al condominio. In via generale, la deliberazione è approvata dalla maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno un terzo del valore dell’edificio.
Per alcune decisioni la legge richiede maggioranze diverse o più elevate. Per esempio, nomina e revoca dell’amministratore e riparazioni straordinarie di notevole entità richiedono la maggioranza prevista dal secondo comma dell’articolo 1136. Anche un ordinario regolamento assembleare non richiede necessariamente l’unanimità: l’articolo 1138 richiama la maggioranza dell’articolo 1136, secondo comma. Diverso è il caso di clausole che incidono sui diritti individuali dei condomini, per le quali la sola maggioranza assembleare può non essere sufficiente.
Come compilare il verbale
Il verbale deve ricostruire con sufficiente precisione ciò che è avvenuto durante la riunione e consentire di verificare se l’assemblea era regolarmente costituita e se ciascuna deliberazione ha raggiunto la maggioranza richiesta.
È opportuno riportare almeno:
- denominazione o indirizzo del condominio;
- data, ora e luogo della riunione e indicazione della prima o seconda convocazione;
- nomi dei condomini presenti personalmente e di quelli rappresentati per delega;
- millesimi attribuiti ai partecipanti e totale del valore rappresentato;
- eventuale nomina del presidente e del segretario della riunione;
- verifica della regolare costituzione dell’assemblea;
- ordine del giorno;
- elementi essenziali della discussione quando rilevanti per comprendere la decisione;
- testo delle deliberazioni sottoposte al voto;
- esito di ogni votazione, distinguendo favorevoli, contrari e astenuti e riportando i relativi millesimi;
- eventuali dichiarazioni che un partecipante chiede espressamente di inserire nel verbale;
- ora di chiusura della riunione.
Non è necessario trasformare il verbale in una trascrizione integrale di tutti gli interventi. È invece importante che l’esito delle votazioni sia ricostruibile senza ambiguità, soprattutto quando la maggioranza dipende sia dal numero dei partecipanti sia dal valore millesimale rappresentato.
La nomina di presidente e segretario è una prassi utile per ordinare i lavori e documentare la redazione del verbale. Le relative firme sono normalmente apposte in chiusura del documento, ma la disciplina generale dell’assemblea in presenza non stabilisce che il verbale sia valido soltanto se firmato da tutti i partecipanti.
Per un’assemblea gestita da un amministratore o per confrontare la struttura del documento è disponibile anche il fac simile di verbale di assemblea condominiale.
Errori nella convocazione e impugnazione della delibera
È importante distinguere tra nullità e annullabilità. In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, l’articolo 66 delle disposizioni di attuazione qualifica la deliberazione come annullabile, non automaticamente nulla.
L’articolo 1137 del Codice civile prevede che il condomino assente, dissenziente o astenuto possa chiedere l’annullamento delle deliberazioni contrarie alla legge o al regolamento entro il termine perentorio di trenta giorni. Per dissenzienti e astenuti il termine decorre dalla data della deliberazione, mentre per gli assenti decorre dalla data in cui la deliberazione viene comunicata.
Per questo motivo, soprattutto quando non esiste un amministratore che gestisce abitualmente gli adempimenti successivi, è opportuno conservare il verbale e fare pervenire una copia ai condomini assenti con una modalità che permetta di documentarne la comunicazione.
Se i condomini sono più di otto
Quando i condomini sono più di otto, l’assenza dell’amministratore non deve essere trattata come la normale modalità di gestione dello stabile. L’assemblea può riunirsi e il verbale resta necessario per documentarne lo svolgimento, ma tra le questioni da affrontare deve essere considerato l’obbligo di nomina previsto dall’articolo 1129.
Se l’assemblea non riesce a nominare l’amministratore, uno o più condomini possono chiedere che la nomina venga effettuata dall’autorità giudiziaria. Il fac simile disponibile in questa pagina documenta quindi la riunione, ma non sostituisce gli adempimenti richiesti quando la nomina dell’amministratore è obbligatoria.