In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di lettera di esclusione di un socio da un’associazione in formato Word e PDF editabile. Il documento serve a comunicare formalmente all’associato una decisione di esclusione già adottata dall’organo competente secondo la legge, l’atto costitutivo e lo statuto.
Prima di utilizzarlo è indispensabile controllare lo statuto dell’associazione, perché competenza a deliberare l’esclusione, motivi, maggioranze, eventuale contraddittorio, possibilità di ricorso interno e decorrenza della cessazione possono variare. La sola lettera non può sostituire la deliberazione necessaria.
Fac Simile Lettera Esclusione Socio da Associazione Word
Il modello Word è la versione più adatta quando occorre modificare l’organo che ha deliberato l’esclusione, la motivazione, la decorrenza e le modalità di contestazione della decisione in base allo statuto applicabile.
Fac Simile Lettera Esclusione Socio da Associazione PDF
In questa sezione è disponibile anche il fac simile in formato PDF editabile. Prima dell’utilizzo è necessario verificare che il riferimento alla delibera assembleare e l’eventuale decorrenza indicata nel modello corrispondano effettivamente alle regole dell’associazione.
Chi Può Decidere l’Esclusione del Socio
Non esiste una regola identica per tutte le associazioni. Occorre innanzitutto verificare la natura dell’ente e quanto stabilito dall’atto costitutivo e dallo statuto.
Per le associazioni riconosciute alle quali si applica l’articolo 24 del Codice civile, l’esclusione dell’associato è deliberata dall’assemblea e deve essere fondata su gravi motivi. Lo stesso articolo riconosce all’associato la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria entro sei mesi dal giorno in cui gli viene notificata la deliberazione.
Per le associazioni del Terzo settore, riconosciute o non riconosciute, l’articolo 25 del D.Lgs. 117/2017 attribuisce in via generale la competenza all’assemblea, ma consente all’atto costitutivo o allo statuto di affidarla a un altro organo eletto dall’assemblea. Può quindi essere competente, per esempio, il Consiglio Direttivo quando lo statuto lo prevede correttamente.
Per le associazioni non riconosciute che non rientrano nel Terzo settore assume particolare importanza l’articolo 36 del Codice civile, secondo cui l’ordinamento interno e l’amministrazione sono regolati dagli accordi degli associati. Anche in questo caso lo statuto deve essere controllato prima di predisporre la comunicazione.
La Lettera Comunica l’Esclusione, Non la Decide
La lettera non è normalmente l’atto con cui il presidente decide autonomamente di espellere un socio. La decisione deve essere stata adottata dall’organo competente con le modalità previste dalla disciplina applicabile e dallo statuto. La comunicazione serve successivamente a informare il socio della deliberazione e a renderne conoscibili motivazione, data e conseguenze.
Per questo motivo è opportuno indicare nella lettera la data della deliberazione e l’organo che l’ha adottata. Se la decisione è stata assunta dal Consiglio Direttivo perché lo statuto gli attribuisce tale competenza, il fac simile deve essere modificato e non deve riportare impropriamente che l’esclusione è stata deliberata dall’assemblea.
Quali Motivi Indicare
La motivazione deve essere concreta e coerente con lo statuto e con i fatti effettivamente contestati. Non è sufficiente utilizzare formule generiche come “comportamento scorretto” o “danno all’associazione” se non permettono al socio di comprendere le ragioni della decisione.
Possono assumere rilievo, quando previsti dallo statuto e sufficientemente gravi, la violazione degli obblighi associativi, la perdita dei requisiti richiesti per mantenere la qualità di socio, reiterate violazioni delle regole interne o condotte incompatibili con gli scopi dell’ente.
Non è invece corretto inserire automaticamente nella lettera riferimenti a condanne penali, danni economici o comportamenti lesivi dell’immagine dell’associazione se tali circostanze non sono realmente accertate e pertinenti. La comunicazione deve descrivere la situazione concreta senza aggiungere contestazioni non contenute nella deliberazione.
Contraddittorio e Diritto di Difesa
Prima di procedere occorre verificare se lo statuto prevede una contestazione preventiva, un termine per presentare osservazioni, un’audizione del socio o un ricorso interno. Se tali passaggi sono previsti, devono essere rispettati.
Non esiste però una regola generale secondo cui qualsiasi associazione debba sempre effettuare una preventiva contestazione formale prima di deliberare l’esclusione. La procedura dipende dalla disciplina applicabile e dalle disposizioni statutarie. È quindi importante non introdurre nel fac simile passaggi che lo statuto non contempla e, soprattutto, non omettere quelli che invece impone.
Cosa Inserire nella Lettera
La comunicazione dovrebbe permettere al socio di comprendere esattamente quale decisione è stata adottata. È opportuno indicare:
- denominazione e recapito dell’associazione;
- nome e indirizzo del socio destinatario;
- organo che ha deliberato l’esclusione;
- data della deliberazione;
- riferimento alle disposizioni statutarie applicate;
- motivazione concreta dell’esclusione;
- data dalla quale cessa la qualità di socio, se prevista;
- eventuali modalità e termini per un ricorso interno previsti dallo statuto;
- eventuali informazioni sull’impugnazione della deliberazione quando applicabili;
- data e firma del soggetto autorizzato a comunicare la decisione.
Non è necessario riprodurre integralmente il verbale, ma la comunicazione deve essere sufficientemente precisa da consentire al destinatario di conoscere la decisione e le sue ragioni.
Decorrenza dell’Esclusione
Non esiste un termine generale di trenta giorni dalla ricezione della lettera applicabile a ogni associazione. La decorrenza deve essere individuata sulla base dello statuto, della deliberazione e della disciplina applicabile.
Il fac simile disponibile contiene un riferimento all’efficacia dopo trenta giorni dalla ricezione e alle “Condizioni Generali di Contratto”. Queste indicazioni non costituiscono una regola prevista in via generale per le associazioni. Se non trovano fondamento nello statuto o negli accordi associativi devono essere eliminate o sostituite con la formulazione corretta.
Impugnazione dell’Esclusione
L’articolo 24 del Codice civile prevede, per le fattispecie cui si applica, che l’associato possa ricorrere all’autorità giudiziaria entro sei mesi dal giorno della notifica della deliberazione di esclusione.
Non è però opportuno riportare automaticamente questo termine in ogni comunicazione senza considerare la natura dell’associazione. Per gli enti soggetti a discipline differenti occorre verificare le norme applicabili e le eventuali procedure previste dallo statuto.
Per le associazioni del Terzo settore è inoltre necessario coordinare la procedura con il Codice del Terzo settore e con le disposizioni statutarie che individuano l’organo competente e gli eventuali rimedi interni.
Quote Associative e Patrimonio
L’articolo 24 del Codice civile stabilisce che, nei casi cui si applica, gli associati che hanno cessato di appartenere all’associazione non possono chiedere la restituzione dei contributi versati né vantare diritti sul patrimonio dell’ente. Anche su questo punto devono comunque essere considerate la natura dell’associazione e la disciplina specifica applicabile.
L’esclusione deve inoltre essere distinta dal recesso volontario del socio. Quando è l’associato a voler cessare spontaneamente il rapporto, è più appropriato utilizzare una comunicazione di recesso, come il fac simile di disdetta della quota associativa, verificando sempre le regole previste dallo statuto.
Come Comunicare l’Esclusione
La comunicazione deve essere effettuata con una modalità coerente con lo statuto e idonea a documentare la ricezione. Quando è importante poter dimostrare con precisione la data della notifica, possono essere utilizzati strumenti tracciabili come PEC o raccomandata con avviso di ricevimento.
La prova della ricezione è particolarmente importante quando da quella data decorrono eventuali termini per contestare o impugnare la deliberazione. È quindi opportuno conservare insieme alla lettera anche la delibera, il verbale dell’organo competente e la documentazione relativa alla consegna.
Legge sul Volontariato e Codice del Terzo Settore
La Legge 11 agosto 1991, n. 266 non costituisce più il riferimento normativo vigente per disciplinare l’esclusione nelle organizzazioni di volontariato, essendo stata abrogata nell’ambito della riforma del Terzo settore. Per gli enti iscritti al RUNTS occorre fare riferimento al D.Lgs. 117/2017 e allo statuto dell’ente, oltre alle disposizioni del Codice civile applicabili.