In questa pagina sono disponibili un modello Word e un fac simile PDF per comunicare la variazione delle coordinate bancarie. Il documento è utile, per esempio, quando un’azienda, un professionista o un privato deve informare clienti o altri soggetti che i pagamenti futuri dovranno essere effettuati su un nuovo IBAN.
Si tratta di un fac simile libero e non di un modulo ufficiale. Per banche, datori di lavoro, enti pubblici, gestori di servizi e altri soggetti che prevedono una propria procedura per modificare l’IBAN è necessario utilizzare il canale o il modulo da loro richiesto.
Fac Simile Comunicazione Variazione Coordinate Bancarie Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del mittente e del destinatario, il nuovo IBAN, l’intestatario del conto e la data dalla quale utilizzare le nuove coordinate.
Fac Simile Comunicazione Cambio IBAN PDF
Di seguito è disponibile anche il fac simile in formato PDF, da utilizzare come modello per predisporre la comunicazione delle nuove coordinate bancarie.
Quando utilizzare la comunicazione di cambio IBAN
Il modello è particolarmente adatto quando cambia il conto sul quale devono essere accreditati bonifici, fatture o altri pagamenti. Il cambiamento può dipendere dall’apertura di un nuovo conto, dal passaggio a un’altra banca oppure da una variazione delle coordinate comunicata dall’intermediario.
Non tutte le variazioni dell’IBAN possono però essere gestite con una semplice lettera. Se occorre modificare il conto utilizzato per l’accredito dello stipendio, una pensione, un rimborso, un contributo pubblico, una rata di finanziamento o un addebito diretto, il soggetto interessato può prevedere un modulo specifico, un’area online o altre modalità di identificazione. Prima dell’invio è quindi opportuno verificare le istruzioni del destinatario.
Se il cambio dell’IBAN deriva dal trasferimento del conto presso un’altra banca, i consumatori possono inoltre richiedere alla nuova banca il servizio di portabilità per trasferire, nei casi previsti, saldo e servizi di pagamento ricorrenti. La portabilità non richiede necessariamente una gestione manuale di ogni singolo servizio. Se occorre invece chiedere separatamente l’estinzione del vecchio rapporto, è disponibile anche il modulo per la chiusura del conto corrente.
Come compilare la lettera di variazione delle coordinate bancarie
La comunicazione dovrebbe essere breve e permettere al destinatario di identificare senza ambiguità il beneficiario e il conto da utilizzare. È opportuno indicare:
- nome e cognome oppure denominazione del mittente;
- dati del destinatario;
- oggetto della comunicazione, per esempio Variazione coordinate bancarie o Comunicazione nuovo IBAN;
- intestatario del nuovo conto;
- nuovo codice IBAN completo;
- nome della banca, quando utile;
- data dalla quale devono essere utilizzate le nuove coordinate;
- eventuale riferimento al precedente IBAN, se necessario per identificare la posizione da aggiornare;
- recapito telefonico o email per eventuali verifiche;
- luogo, data e firma, quando la comunicazione viene sottoscritta.
Per i normali bonifici SEPA è l’IBAN il dato essenziale per identificare il conto. Non è generalmente necessario riportare separatamente ABI, CAB e numero di conto se viene già indicato l’IBAN completo. Il codice BIC o SWIFT può invece essere inserito quando richiesto per la specifica operazione o dal destinatario.
È inoltre utile riportare con precisione il nome o la denominazione dell’intestatario del conto. Nei bonifici viene infatti effettuata la verifica della corrispondenza tra il beneficiario indicato e l’IBAN, per cui dati coerenti aiutano a evitare segnalazioni di mancata o parziale corrispondenza.
Come comunicare il nuovo IBAN
Nei normali rapporti commerciali la comunicazione può essere trasmessa tramite email, PEC, posta o altro canale utilizzato abitualmente tra le parti. Non esiste una regola generale che imponga sempre l’invio tramite raccomandata. Se un contratto, un ente o un’organizzazione stabilisce una modalità specifica, è invece necessario attenersi alle relative istruzioni.
È consigliabile indicare una data precisa di decorrenza, per esempio specificando che tutti i pagamenti effettuati dal giorno indicato dovranno essere accreditati sul nuovo conto. Se il vecchio IBAN rimane utilizzabile solo per un periodo limitato, questa circostanza può essere precisata nella comunicazione senza indicare una data di chiusura che non sia già certa.
Precauzioni quando si comunica un nuovo IBAN
Le comunicazioni che modificano le coordinate di pagamento richiedono particolare attenzione perché possono essere imitate o alterate nell’ambito di frodi informatiche. Per ridurre il rischio di pagamenti verso un conto errato, un’azienda può inviare la comunicazione attraverso un indirizzo o un canale già conosciuto dal cliente e mettere a disposizione un recapito abituale attraverso il quale confermare la variazione.
Chi riceve una comunicazione inattesa di cambio IBAN, soprattutto prima di effettuare pagamenti di importo rilevante, dovrebbe verificare la variazione contattando il beneficiario attraverso recapiti già noti e non esclusivamente quelli presenti nel messaggio ricevuto. La lettera deve contenere soltanto le informazioni necessarie alla gestione del pagamento: non devono essere comunicati password, codici di accesso all’home banking, PIN o altri dati riservati.