In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile comunicazione all’amministratore nuovo inquilino Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile che può essere utilizzato come esempio di comunicazione all’amministratore di condominio per nuovo inquilino.
Comunicazione all’Amministratore di Nuovo Inquilino
L’amministratore di condominio, in base al diritto condominiale, ha l’obbligo di compilare e aggiornare costantemente l’anagrafe condominiale, un documento che raccoglie le informazioni essenziali sui condomini e, più in generale, su chi usufruisce di unità all’interno dell’edificio. Questa funzione trova fondamento nella legge 431 del 1998 (poi modificata dalla legge 208 del 2015), conosciuta come Disciplina delle Locazioni e del relativo Rilascio Immobili a Uso Abitativo. Il legislatore ha definito con precisione che ogni cambiamento rilevante, per esempio la locazione di un immobile o il subentro di un nuovo proprietario, debba essere prontamente segnalato all’amministratore per consentirgli di tenere sotto controllo la situazione interna e gestire in modo corretto tutte le comunicazioni e le responsabilità che derivano dalla convivenza in condominio.
Quando un proprietario stipula un contratto di locazione, deve necessariamente registrarlo all’Agenzia delle Entrate entro il termine di trenta giorni, come disciplinato dalla normativa vigente. Allo stesso modo, la legge prevede che, una volta conclusa la registrazione, il proprietario disponga di altri sessanta giorni per comunicare all’amministratore il fatto che l’unità immobiliare è stata ceduta in locazione e per fornire gli estremi utili a identificare il nuovo inquilino. Non si tratta di un semplice adempimento formale: l’obbligo di comunicare il nuovo inquilino è pensato per garantire trasparenza e ordine nella gestione del condominio, evitando che l’amministratore continui, per esempio, a inviare avvisi e comunicazioni a un ex proprietario o a un precedente locatario. In effetti, la mancata informazione potrebbe ingenerare disguidi anche nella convocazione delle assemblee, nella ripartizione delle spese e nella corretta tutela della privacy. Poiché l’amministratore deve aggiornare l’anagrafe condominiale ogni volta che cambiano i dati dei soggetti che vivono nell’edificio, è indispensabile ricevere indicazioni chiare e tempestive dai diretti interessati.
Nel quadro normativo di riferimento, il proprietario è il soggetto su cui ricade l’onere primario di provvedere sia alla registrazione del contratto che alla comunicazione di avvenuta locazione, allegando quantomeno la prima pagina del contratto registrato che dimostri la data, il numero di registrazione e l’identità del nuovo conduttore. La ragione di questa norma va ricercata nella volontà del legislatore di evitare i frequenti casi, un tempo piuttosto diffusi, di contratti in nero in cui l’inquilino pagava canoni non registrati senza avere un regolare contratto. Ora, grazie alla legge di Stabilità (n. 208 del 2015), è stabilito in modo chiaro che il solo responsabile fiscale, in caso di mancata o tardiva registrazione, è il proprietario. L’inquilino, di conseguenza, non subisce le conseguenze pecuniarie di un eventuale inadempimento, a meno che non si accerti in modo concreto la sua complicità o corresponsabilità.
La comunicazione verso l’amministratore non è circoscritta soltanto ai contratti di locazione abitativa: può riguardare anche la locazione di un box auto oppure di un locale commerciale, sempre che tali unità facciano parte del complesso condominiale di cui l’amministratore ha la gestione. In tali situazioni, il principio è lo stesso: non appena si registra il nuovo contratto, occorre informare l’amministratore, fornendogli gli estremi della registrazione, i dati dell’inquilino e l’eventuale durata del contratto, così che egli possa aggiornare i registri e sapere chi effettivamente utilizza l’immobile. Lo stesso vale se si verifica un cambio di proprietario a seguito di vendita o donazione, anche in questo caso è opportuno che chi subentra comunichi la variazione, trasmettendo almeno la pagina del rogito o dell’atto notarile che indichi la data di passaggio di proprietà e l’identità del nuovo titolare. In questo modo, l’amministratore evita di inoltrare comunicazioni a chi non abita più nell’edificio e può raggiungere i nuovi interessati per ogni avviso, spesa o riunione.
Il codice civile, all’articolo 1130, elenca gli obblighi primari dell’amministratore, tra i quali figura la corretta tenuta del registro di anagrafe condominiale. Si tratta di un archivio che comprende i dati di ciascun proprietario, i diritti reali e di godimento, i codici fiscali, le informazioni su chi risiede stabilmente nell’unità e su come contattarlo. Il carattere dinamico del condominio fa sì che i cambi di inquilino, nonché i trasferimenti di proprietà, si susseguano con una certa frequenza, e ciò richiede all’amministratore di tenere sempre aggiornati i registri con le informazioni ricevute dai vari soggetti coinvolti. Se il proprietario, o il nuovo conduttore, si rifiutasse di fornire le informazioni necessarie, l’amministratore potrebbe vedersi costretto a ricorrere a ricerche e richieste formali, addebitandone i costi al proprietario che non collabora. Oltre all’insieme di obblighi previsti dalla legge, la comunicazione del nuovo inquilino ha una valenza pratica, l’amministratore è tenuto a gestire il condominio in modo ordinato, assicurandosi, ad esempio, che ogni inquilino riceva gli avvisi di convocazione dell’assemblea o gli eventuali comunicati sulle manutenzioni straordinarie. Se ignorasse il subentro di un nuovo conduttore, rischierebbe di inviare documenti a persone che non abitano più in quell’immobile o di non informare chi invece si trova effettivamente all’interno dell’unità. Questo genererebbe confusione, disguidi e, potenzialmente, anche violazioni della privacy, poiché i dati sensibili non dovrebbero essere condivisi con soggetti estranei.
Sul piano pratico, la legge non impone formule rigide su come avvenga la comunicazione, purché il mezzo utilizzato sia idoneo a comprovare l’invio e la ricezione delle informazioni. In molti casi, si ricorre alla raccomandata oppure a una PEC, posta elettronica certificata, così da ottenere una prova certa. In altri, la comunicazione a mano con rilascio di ricevuta può essere ritenuta sufficiente, specie se proprietario e amministratore hanno un rapporto di reciproca fiducia. L’importante è che il contenuto della comunicazione contenga, in modo chiaro, i dati anagrafici del nuovo inquilino, i riferimenti all’unità immobiliare che egli occupa e gli estremi della registrazione del contratto, ovvero numero e data di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate, spesso indicati nella prima pagina della scrittura depositata. Qualora vi fossero dettagli di natura economica, come il canone di locazione, è consigliabile che il proprietario oscuri o ometta tali elementi, poiché all’amministratore occorrono solamente le informazioni utili per tenere aggiornato l’archivio condominiale e per adempiere alle proprie funzioni di gestione e controllo, non il contenuto finanziario dell’accordo tra locatore e conduttore.
Fac Simile Comunicazione all’Amministratore di Nuovo Inquilino Word
Il fac simile comunicazione all’amministratore nuovo inquilino Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati indicati in precedenza.
Modello Comunicazione all’Amministratore di Nuovo Inquilino PDF Editabile
Il fac simile comunicazione all’amministratore nuovo inquilino PDF editabile presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati indicati in precedenza.