In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un PDF editabile per comunicare all’amministratore di condominio l’ingresso di un nuovo inquilino. Il modello può essere utilizzato dal proprietario per indicare i dati del conduttore, identificare l’unità immobiliare e consentire l’aggiornamento del registro di anagrafe condominiale.
Per le locazioni abitative la legge prevede inoltre uno specifico obbligo del locatore di comunicare all’amministratore l’avvenuta registrazione del contratto. Non è invece necessario trasmettere indiscriminatamente l’intero contratto o informazioni economiche non pertinenti alla gestione condominiale.
Fac Simile Comunicazione all’Amministratore di Nuovo Inquilino Word
Il formato Word può essere modificato inserendo i dati del proprietario, del nuovo conduttore, dell’immobile e gli eventuali estremi della registrazione del contratto. È il formato più adatto quando occorre adattare il testo al tipo di locazione o alle informazioni richieste dall’amministratore.
Modello Comunicazione all’Amministratore di Nuovo Inquilino PDF Editabile
Il PDF editabile può essere compilato con i dati relativi al proprietario, al conduttore e all’unità immobiliare. Prima dell’invio è opportuno verificare che tutti i campi siano coerenti con la situazione concreta e che siano riportate soltanto le informazioni necessarie.
Perché bisogna comunicare il nuovo inquilino
Il principale riferimento per l’anagrafe condominiale è l’articolo 1130, primo comma, numero 6, del Codice civile. La norma impone all’amministratore di tenere un registro contenente le generalità dei proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, categoria nella quale rientra anche il conduttore di un immobile locato.
Per questi soggetti il registro deve riportare le generalità, il codice fiscale e la residenza o il domicilio. Sono inoltre registrati i dati catastali delle singole unità immobiliari e le informazioni previste dalla legge sulle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.
Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’ingresso di un nuovo conduttore costituisce quindi una variazione rilevante ai fini dell’anagrafe condominiale. Quando occorre comunicare tutti i dati richiesti dal registro può essere utilizzato anche il modulo per anagrafe condominiale.
Locazione abitativa: registrazione e comunicazione entro 60 giorni
Per le locazioni abitative soggette alla Legge 431/1998 esiste un ulteriore obbligo specifico. L’articolo 13, nel testo modificato dalla Legge 208/2015, pone a carico del locatore l’obbligo di provvedere alla registrazione del contratto nel termine perentorio di trenta giorni e di darne documentata comunicazione, nei successivi sessanta giorni, sia al conduttore sia all’amministratore del condominio.
La disciplina vigente può essere verificata nel testo della Legge 9 dicembre 1998, n. 431. Il termine di sessanta giorni previsto da questa disposizione decorre quindi dalla registrazione e riguarda la comunicazione documentata dell’avvenuto adempimento.
La legge non stabilisce che debba essere necessariamente inviata la prima pagina del contratto. Per documentare l’avvenuta registrazione è possibile fare riferimento agli estremi della registrazione e, quando opportuno, allegare la relativa ricevuta o altra documentazione idonea. È preferibile non trasmettere l’intero contratto quando contiene informazioni che non servono all’amministratore.
Quali dati indicare nella comunicazione
La comunicazione dovrebbe identificare innanzitutto il proprietario e l’unità immobiliare interessata, indicando almeno l’indirizzo e gli elementi necessari per distinguerla nel condominio, come scala, piano e interno.
Per il nuovo conduttore devono essere indicati i dati necessari all’anagrafe condominiale: nome e cognome, codice fiscale e residenza o domicilio. Può essere utile specificare anche la data dalla quale decorre la locazione.
Nel caso di locazione abitativa registrata è opportuno riportare anche gli estremi che consentono di identificare la registrazione del contratto, secondo quanto risulta dalla ricevuta rilasciata dall’Agenzia delle Entrate. La registrazione dei contratti di locazione può essere effettuata anche mediante il servizio RLI Web dell’Agenzia delle Entrate.
Il canone di locazione, il deposito cauzionale e le altre condizioni economiche del contratto non sono dati richiesti dall’articolo 1130 per la tenuta dell’anagrafe condominiale. Non è quindi opportuno comunicarli senza una specifica ragione.
Non è necessario consegnare l’intero contratto di locazione
L’amministratore deve disporre dei dati necessari per adempiere ai propri obblighi, ma questo non significa che abbia bisogno di conoscere tutte le clausole del rapporto tra proprietario e conduttore. Per l’aggiornamento dell’anagrafe condominiale sono rilevanti i dati individuati dall’articolo 1130 del Codice civile.
Per la specifica comunicazione prevista dall’articolo 13 della Legge 431/1998 occorre invece poter documentare che il contratto abitativo è stato registrato. Anche in questo caso è opportuno applicare un criterio di pertinenza, comunicando ciò che serve a dimostrare la registrazione senza diffondere dati contrattuali estranei alla finalità.
Come inviare la comunicazione
L’articolo 1130 richiede che le variazioni dell’anagrafe condominiale siano comunicate in forma scritta. Non impone uno specifico mezzo di trasmissione.
La comunicazione può quindi essere consegnata direttamente all’amministratore, preferibilmente facendosi rilasciare una ricevuta, oppure trasmessa con un sistema che consenta di conservarne prova. PEC e raccomandata con avviso di ricevimento sono particolarmente utili quando è importante documentare la data dell’invio e della ricezione.
Se l’amministratore ha predisposto una propria scheda anagrafica, il proprietario può utilizzarla purché consenta di comunicare correttamente le informazioni necessarie. Il fac simile disponibile in questa pagina non è obbligatorio.
Cosa succede se i dati non vengono comunicati
L’articolo 1130 disciplina anche il caso nel quale le informazioni necessarie all’anagrafe siano mancanti o incomplete. L’amministratore deve richiederle con lettera raccomandata. Se trascorrono trenta giorni senza risposta, oppure la risposta rimane incompleta, può acquisire autonomamente le informazioni necessarie e addebitare il relativo costo ai responsabili.
Questo termine di trenta giorni non deve essere confuso con quello di sessanta giorni previsto per comunicare le variazioni dei dati del registro. Sono due momenti diversi: il primo riguarda la risposta alla richiesta formale dell’amministratore, mentre il secondo riguarda l’obbligo iniziale di comunicare la variazione.
Locazione commerciale, box auto e altri casi
La regola dell’articolo 13 della Legge 431/1998 riguarda le locazioni di immobili adibiti a uso abitativo e non deve essere estesa automaticamente a una locazione commerciale o a un box locato autonomamente. Per questi rapporti resta comunque rilevante l’articolo 1130 del Codice civile, perché il conduttore è titolare di un diritto personale di godimento e i relativi dati devono essere considerati nell’anagrafe condominiale.
Di conseguenza, anche quando non opera lo specifico obbligo della Legge 431/1998, la variazione del titolare del diritto personale di godimento deve essere comunicata per iscritto entro sessanta giorni ai fini dell’aggiornamento del registro.
Se deve essere predisposto anche il contratto, su DocumentiUtili.com sono disponibili distinti modelli di contratto di locazione a uso abitativo e commerciale.
Nuovo inquilino e spese condominiali
La comunicazione del conduttore all’amministratore non modifica automaticamente i rapporti relativi al pagamento degli oneri condominiali. Nei confronti del condominio il soggetto obbligato secondo la disciplina condominiale resta il condomino proprietario, mentre la ripartizione delle spese tra locatore e conduttore è regolata dalla legge e dal contratto di locazione.
L’inserimento del nuovo inquilino nell’anagrafe serve quindi soprattutto a identificare correttamente il titolare del diritto personale di godimento e a mantenere aggiornati i dati del condominio. Non attribuisce al conduttore gli stessi diritti e obblighi assembleari del proprietario per tutte le materie condominiali.