In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF editabile di lettera di incarico per trasferta del dipendente. Il documento può essere utilizzato dall’azienda per comunicare uno spostamento temporaneo dalla normale sede di lavoro, indicando destinazione, periodo, attività da svolgere, modalità di viaggio e trattamento delle spese.
Prima dell’utilizzo è necessario verificare il contratto collettivo applicato, il contratto individuale e le eventuali procedure aziendali, che possono prevedere condizioni, indennità o modalità di autorizzazione specifiche.
Fac Simile Lettera di Incarico per Trasferta Word
La versione Word è indicata quando occorre modificare liberamente la comunicazione, inserire le condizioni previste dal CCNL, disciplinare l’uso dell’auto propria o specificare in modo dettagliato rimborsi, anticipi e modalità di rendicontazione.
Fac Simile Lettera di Incarico per Trasferta Dipendente PDF Editabile
Il PDF può essere compilato quando la struttura del modello corrisponde alle condizioni della trasferta. Prima della consegna al lavoratore è opportuno controllare soprattutto destinazione, date, mezzo di trasporto, trattamento economico e regole relative alle spese.
Anteprima della lettera di trasferta
Quando utilizzare la lettera di trasferta
La trasferta ricorre quando il dipendente viene temporaneamente inviato a lavorare in una località diversa da quella abituale, senza che venga modificata in modo stabile la sua sede di lavoro. La temporaneità è quindi l’elemento che permette di distinguerla dal trasferimento, che comporta invece lo spostamento del lavoratore da un’unità produttiva a un’altra e, ai sensi dell’articolo 2103 del Codice civile, richiede comprovate ragioni tecniche, organizzative e produttive.
La trasferta non deve essere confusa neppure con il distacco. Il distacco disciplinato dall’articolo 30 del D.Lgs. 276/2003 si verifica quando un datore di lavoro, per soddisfare un proprio interesse, pone temporaneamente uno o più lavoratori a disposizione di un altro soggetto per l’esecuzione di una determinata attività. Il semplice invio temporaneo di un dipendente presso un’altra sede della stessa azienda o presso un cliente non deve quindi essere automaticamente definito distacco.
La lettera di incarico è obbligatoria?
Non esiste una norma generale che imponga per ogni trasferta nel settore privato uno specifico documento denominato “lettera di incarico”. Una comunicazione scritta è comunque molto utile perché consente di provare destinazione, durata, motivo dello spostamento, trattamento delle spese e autorizzazioni concesse al dipendente.
Il CCNL applicato, un contratto aziendale o una procedura interna possono inoltre prevedere un ordine di missione, un’autorizzazione preventiva o altri adempimenti. Prima di utilizzare il fac simile è quindi necessario verificare le regole applicabili al rapporto di lavoro concreto.
La lettera non deve neppure essere presentata automaticamente come un accordo che il lavoratore deve accettare affinché qualsiasi trasferta sia valida. Nell’ambito dei poteri organizzativi del datore di lavoro, la trasferta può normalmente essere disposta dall’azienda, fermo restando quanto previsto dalla legge, dal contratto individuale e dalla contrattazione collettiva. La firma del dipendente può essere richiesta per ricevuta o presa visione, senza che ciò significhi necessariamente che la trasferta derivi da un accordo bilaterale.
Cosa indicare nella lettera
Il documento dovrebbe identificare il datore di lavoro e il dipendente e indicare con precisione la sede abituale e la località della trasferta. È opportuno specificare la data di partenza, la durata prevista o la data indicativa di rientro e l’attività che dovrà essere svolta.
Devono inoltre essere chiarite le condizioni economiche e organizzative. In base al caso concreto è utile indicare:
- destinazione e motivo della trasferta;
- giorno e, quando necessario, orario di partenza e rientro;
- mezzo di trasporto autorizzato;
- eventuale utilizzo dell’auto propria;
- spese sostenute direttamente dall’azienda;
- spese che il dipendente può anticipare e chiedere a rimborso;
- eventuale indennità di trasferta prevista dal CCNL o dalle regole aziendali;
- eventuale anticipo ricevuto;
- modalità e termine per presentare la nota spese;
- eventuali limiti di spesa e autorizzazioni preventive.
È preferibile evitare formulazioni generiche come “tutte le spese saranno rimborsate” se l’azienda applica massimali, categorie di spesa escluse o procedure di preventiva autorizzazione.
Rimborso analitico, forfettario e misto
Le modalità con cui vengono riconosciute le spese devono essere coordinate con il CCNL, le procedure aziendali e l’articolo 51 del TUIR. Nel rimborso analitico, detto anche a piè di lista, il dipendente documenta le singole spese sostenute. Nel trattamento forfettario viene invece riconosciuta un’indennità giornaliera secondo le condizioni applicabili. Il sistema misto combina un’indennità con il rimborso di determinate spese.
Il trattamento fiscale non dipende soltanto dal nome attribuito dall’azienda al pagamento. Assume rilievo anche il tipo di spesa, il luogo della trasferta, il sistema di rimborso e la documentazione conservata. Per questo la lettera di incarico dovrebbe indicare il regime effettivamente adottato senza utilizzare indistintamente espressioni come diaria, indennità e rimborso spese.
Trasferte nello stesso Comune e fuori Comune
Ai fini fiscali l’articolo 51 del TUIR distingue le trasferte svolte fuori dal territorio comunale da quelle effettuate all’interno dello stesso Comune della sede di lavoro. Questa distinzione riguarda il trattamento tributario delle somme corrisposte e non significa, da sola, che un lavoratore inviato nello stesso Comune non possa avere diritto a rimborsi o altri trattamenti previsti dal proprio CCNL o dalle regole aziendali.
Per le trasferte all’interno del Comune, le indennità e i rimborsi concorrono in generale alla formazione del reddito del dipendente, fatta salva l’eccezione prevista per determinate spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate. Per le trasferte fuori Comune trovano invece applicazione le regole specifiche previste per rimborsi analitici, indennità forfettarie e sistemi misti.
Pagamenti tracciabili per le spese sostenute in Italia
La disciplina fiscale delle trasferte è stata modificata dal 2025. Per le spese sostenute nel territorio dello Stato relative a vitto, alloggio e viaggio o trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC, il trattamento fiscale favorevole del rimborso è subordinato alle condizioni di tracciabilità previste dalla normativa.
In pratica, per queste spese il dipendente dovrebbe utilizzare versamento bancario o postale, carte o altri sistemi di pagamento ammessi dalla legge quando si intende applicare il regime fiscale previsto per il rimborso. La disciplina vigente, successivamente precisata dal D.L. 84/2025, circoscrive tale requisito alle spese sostenute nel territorio dello Stato.
La lettera di incarico può quindi richiamare la procedura aziendale sui mezzi di pagamento ammessi e sulla documentazione da conservare, evitando che il dipendente scopra le regole soltanto al momento della richiesta di rimborso.
Nota spese e documenti da conservare
Al rientro dalla trasferta il dipendente deve seguire le procedure previste dall’azienda per rendicontare i costi sostenuti. Quando si applica il rimborso analitico è opportuno conservare ricevute, fatture, biglietti, documenti alberghieri e gli altri giustificativi richiesti.
Per riepilogare le spese può essere utilizzato il fac simile di nota spese Word e Excel, indicando periodo, destinazione, motivo della trasferta, singole spese, anticipi già ricevuti e totale da rimborsare.
La documentazione dovrebbe essere coerente con l’incarico conferito. Date, destinazione e motivo delle spese devono permettere all’azienda di collegare facilmente i costi alla specifica trasferta.
Utilizzo dell’auto propria
Se il dipendente è autorizzato a utilizzare il proprio veicolo, è opportuno specificarlo espressamente nella lettera o nella procedura aziendale. Per determinare il rimborso chilometrico devono essere conservate informazioni sufficienti a ricostruire il mezzo utilizzato, il percorso effettuato, i chilometri riconosciuti e il criterio applicato per calcolare l’importo.
Non deve essere dato per scontato che il dipendente possa scegliere autonomamente l’auto propria e ottenere comunque un rimborso chilometrico. L’utilizzo del mezzo personale dovrebbe essere preventivamente coordinato con le regole dell’azienda, anche per gli aspetti assicurativi e organizzativi.
Trasferta e trasfertista
La disciplina del cosiddetto trasfertismo è diversa da quella della normale trasferta. L’articolo 7-quinquies del D.L. 193/2016 ha chiarito che il regime previsto dall’articolo 51, comma 6, del TUIR riguarda i lavoratori per i quali ricorrono contemporaneamente tre condizioni: mancata indicazione nel contratto o nella lettera di assunzione di una sede di lavoro, attività che richiede continua mobilità e corresponsione di un’indennità o maggiorazione fissa indipendentemente dalle singole trasferte effettuate.
L’INPS ha fornito chiarimenti con la circolare n. 158 del 23 dicembre 2019. Se manca anche uno dei requisiti richiesti per il trasfertismo, ai fini del regime fiscale e contributivo trova applicazione la disciplina della trasferta secondo le condizioni previste dalla legge.
Come consegnare la lettera al dipendente
La lettera può essere consegnata al dipendente in formato cartaceo, tramite posta elettronica aziendale o attraverso il sistema interno utilizzato dall’impresa per ordini di missione e autorizzazioni. Non esiste una regola generale che imponga l’uso della PEC o della raccomandata per una normale comunicazione interna di trasferta.
Risulta essere comunque opportuno potere documentare che il lavoratore abbia ricevuto le informazioni necessarie prima della partenza. La firma per ricevuta, la conferma elettronica o la registrazione nel sistema aziendale possono assolvere questa funzione secondo le procedure adottate dall’impresa. Per trasferte all’estero, permanenze prolungate o situazioni che coinvolgono altri datori di lavoro o imprese estere possono essere necessari adempimenti ulteriori in materia lavoristica, previdenziale, assicurativa o amministrativa. In questi casi il fac simile generale deve essere integrato dopo avere verificato la disciplina specifica applicabile.