In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di lettera di contestazione disciplinare in formato Word da compilare e stampare. Il documento viene utilizzato dal datore di lavoro per contestare formalmente a un dipendente determinati fatti prima dell’eventuale applicazione di una sanzione disciplinare.
Si tratta di un fac simile generale e non di un modulo ufficiale. Prima dell’utilizzo devono essere verificati il CCNL applicabile, il codice disciplinare aziendale e le circostanze concrete, perché possono incidere sui termini e sulla procedura da rispettare.
Fac Simile Lettera di Contestazione Disciplinare Word
Il modello Word può essere personalizzato indicando con precisione i fatti contestati, le circostanze rilevanti e il termine concesso al lavoratore per presentare le proprie giustificazioni.
Come funziona la contestazione disciplinare
La contestazione disciplinare costituisce una fase del procedimento attraverso il quale il datore di lavoro comunica al lavoratore l’addebito che potrebbe determinare l’applicazione di una sanzione. La contestazione non è, di per sé, una sanzione disciplinare e non deve essere confusa con il successivo eventuale provvedimento.
La disciplina fondamentale è contenuta nell’articolo 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300, lo Statuto dei lavoratori. La norma stabilisce che il datore non può adottare un provvedimento disciplinare senza avere preventivamente contestato l’addebito e senza avere consentito al lavoratore di difendersi.
Per un caso specifico di comportamento negligente è disponibile anche il fac simile di contestazione disciplinare per negligenza.
Cosa deve contenere la lettera
La contestazione deve mettere il lavoratore in condizione di comprendere esattamente quali comportamenti gli vengono addebitati e di predisporre una difesa effettiva. Nel modello è quindi opportuno indicare:
- dati del datore di lavoro e del dipendente;
- oggetto della comunicazione;
- descrizione concreta del fatto contestato;
- data o periodo in cui il fatto è avvenuto, quando rilevante;
- luogo e altre circostanze necessarie a identificare l’episodio;
- eventuali disposizioni contrattuali, aziendali o disciplinari pertinenti;
- possibilità per il lavoratore di presentare le proprie giustificazioni;
- eventuale possibilità di essere sentito a propria difesa;
- data e sottoscrizione del datore di lavoro o del soggetto competente.
Non è necessario trasformare la lettera in una ricostruzione prolissa dell’accaduto, ma non è sufficiente nemmeno utilizzare formule generiche come “comportamento negligente” o “violazione degli obblighi aziendali”. I fatti devono essere individuati con un grado di precisione sufficiente a consentire la difesa del lavoratore.
Specificità, tempestività e immutabilità della contestazione
Nella redazione della lettera assumono particolare importanza i principi elaborati in materia di procedimento disciplinare.
Specificità. Il fatto deve essere descritto in maniera concreta. Quando sono necessari per identificarlo, è opportuno precisare data, luogo, comportamento tenuto e altre circostanze rilevanti.
Tempestività. La contestazione deve essere effettuata senza un ritardo ingiustificato rispetto alla conoscenza dei fatti. L’immediatezza viene valutata in senso relativo: in situazioni complesse può essere necessario un periodo ragionevole per svolgere verifiche e acquisire gli elementi necessari prima di formulare l’addebito.
Immutabilità. L’eventuale sanzione deve riferirsi sostanzialmente ai fatti contestati. Il lavoratore non può essere sanzionato sulla base di un addebito nuovo rispetto a quello sul quale gli è stata data la possibilità di difendersi.
Codice disciplinare e CCNL
L’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori prevede che le norme disciplinari relative alle infrazioni, alle sanzioni e alle procedure siano portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in luogo accessibile a tutti e che rispettino quanto previsto dagli accordi e dai contratti collettivi applicabili.
Prima di procedere è quindi necessario controllare il CCNL applicato al rapporto e il codice disciplinare aziendale, verificando quale sanzione possa corrispondere al comportamento contestato e quali termini debbano essere rispettati.
Non tutte le condotte disciplinarmente rilevanti devono però essere necessariamente descritte in modo analitico nel regolamento aziendale: la giurisprudenza distingue, in particolare, i comportamenti immediatamente riconoscibili come contrari ai doveri fondamentali del rapporto di lavoro. Per situazioni di particolare gravità è quindi opportuno valutare il caso concreto prima di basare la procedura esclusivamente sul testo del regolamento interno.
Quanto tempo ha il lavoratore per difendersi
L’articolo 7 stabilisce che i provvedimenti disciplinari più gravi del rimprovero verbale non possono essere applicati prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione scritta.
I cinque giorni rappresentano quindi il termine minimo previsto dalla legge prima dell’adozione della sanzione, ma il CCNL applicabile può prevedere un termine più lungo per la presentazione delle giustificazioni. Nella lettera è perciò opportuno indicare il termine corretto dopo aver verificato la disciplina collettiva applicabile.
Il lavoratore può presentare le proprie difese e può farsi assistere da un rappresentante dell’associazione sindacale alla quale aderisce o conferisce mandato. Quando chiede di essere sentito a propria difesa, il datore deve rispettare il contraddittorio prima di adottare il provvedimento.
Per il dipendente che deve predisporre le proprie giustificazioni è disponibile il fac simile di risposta alla contestazione disciplinare.
Come consegnare la contestazione disciplinare
Per le sanzioni più gravi del rimprovero verbale l’articolo 7 richiede la contestazione scritta, ma non stabilisce che debba necessariamente essere inviata tramite raccomandata.
È comunque essenziale utilizzare una modalità che permetta di dimostrare la ricezione della comunicazione e la relativa data. Nella pratica possono essere utilizzate, secondo il caso, la consegna a mano con attestazione di ricezione o la raccomandata con avviso di ricevimento. Eventuali modalità elettroniche devono essere valutate in relazione alla loro idoneità a documentare correttamente invio, contenuto e ricezione.
Quali sanzioni possono essere applicate
La sanzione non deve essere scelta automaticamente al momento della contestazione. Dopo avere valutato il fatto e le giustificazioni del lavoratore, il datore deve verificare la sanzione prevista dal CCNL e dal codice disciplinare, tenendo conto anche della gravità della condotta.
L’articolo 7 stabilisce alcuni limiti alle sanzioni conservative: la multa non può superare quattro ore della retribuzione base e la sospensione dal servizio e dalla retribuzione non può superare dieci giorni. Inoltre, la norma vieta sanzioni disciplinari che comportino mutamenti definitivi del rapporto di lavoro.
Non è quindi corretto considerare il trasferimento ad altra sede o reparto come una sanzione disciplinare generale prevista dall’articolo 7.
Nei casi più gravi può essere valutato anche il licenziamento disciplinare, ma la sua legittimità dipende dalla condotta, dalla proporzionalità della misura, dalla disciplina applicabile e dal corretto svolgimento del procedimento. Sul sito è disponibile separatamente il modello di lettera di licenziamento.
Sospensione cautelare durante il procedimento
La sospensione cautelare non deve essere confusa con la sospensione disciplinare applicata come sanzione. In determinate situazioni il datore può avere l’esigenza di allontanare temporaneamente il lavoratore durante l’accertamento dei fatti, ma presupposti, trattamento economico e modalità dipendono dalla disciplina applicabile e, in particolare, dalle eventuali previsioni del CCNL.
Non è quindi opportuno inserire automaticamente una sospensione cautelare nella lettera di contestazione senza avere prima verificato che ne ricorrano i presupposti.
Impugnazione della sanzione
Se al termine del procedimento viene applicata una sanzione disciplinare, il lavoratore può utilizzare gli strumenti di tutela previsti dalla legge e dal contratto collettivo.
L’articolo 7 prevede, salvo analoghe procedure stabilite dai contratti collettivi e ferma la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria, che il lavoratore possa promuovere entro venti giorni dall’applicazione della sanzione la costituzione di un collegio di conciliazione e arbitrato. La procedura è oggi gestita dagli uffici territorialmente competenti dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Termini e rimedi possono dipendere anche dalla natura del provvedimento adottato: in particolare, il licenziamento segue una disciplina di impugnazione specifica e non deve essere trattato come una normale sanzione conservativa.