In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di lettera di richiamo disciplinare in formato Word da compilare e stampare. Nel linguaggio comune l’espressione “lettera di richiamo” viene talvolta utilizzata anche per indicare la contestazione iniziale, ma i due documenti svolgono funzioni diverse.
Se per richiamo si intende il rimprovero o ammonimento scritto applicato come sanzione, questo viene normalmente adottato solo dopo la preventiva contestazione dell’addebito e dopo avere consentito al lavoratore di difendersi. Se invece occorre avviare il procedimento, è più appropriato utilizzare la lettera di contestazione disciplinare.
Fac Simile Lettera di Richiamo Disciplinare Word
Il modello disponibile è un fac simile generale e non un modulo ufficiale. Prima di utilizzarlo occorre verificare il CCNL applicabile, il codice disciplinare aziendale, la gravità del fatto e lo stato del procedimento disciplinare.
Differenza tra contestazione disciplinare e richiamo scritto
La distinzione è importante perché determina il momento in cui utilizzare il documento.
La contestazione disciplinare comunica al lavoratore i fatti che gli vengono addebitati e gli permette di presentare le proprie giustificazioni. Non costituisce ancora, di per sé, l’applicazione della sanzione.
Il rimprovero scritto, spesso chiamato anche richiamo scritto o ammonimento scritto, è invece una sanzione disciplinare. L’articolo 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 stabilisce che il datore di lavoro non può adottare un provvedimento disciplinare senza avere preventivamente contestato l’addebito e consentito al lavoratore di difendersi.
Per questo motivo non è corretto utilizzare automaticamente una lettera di richiamo scritto come prima comunicazione dell’infrazione quando essa rappresenta già la sanzione. Il rimprovero verbale costituisce invece la misura più lieve ed è espressamente distinto dalla procedura prevista per i provvedimenti più gravi.
Quando può essere applicato il richiamo scritto
Il rimprovero scritto può essere previsto dal CCNL e dal codice disciplinare per comportamenti di gravità tale da giustificare una sanzione conservativa lieve. Non esiste però un elenco universale di comportamenti che comportano automaticamente un richiamo.
Ritardi, inosservanze delle procedure, comportamenti scorretti verso colleghi o superiori, negligenze o utilizzi impropri degli strumenti aziendali devono essere valutati in relazione alle circostanze concrete, alle mansioni, alle regole aziendali e al contratto collettivo applicabile. Per un caso specifico è disponibile anche il fac simile di richiamo per comportamento maleducato.
Il datore di lavoro deve inoltre rispettare il principio di proporzionalità tra infrazione e sanzione. La presenza di precedenti disciplinari può essere rilevante quando la disciplina applicabile considera la recidiva, ma il semplice verificarsi di un nuovo episodio non determina automaticamente l’applicazione di una sanzione più grave.
Il termine di cinque giorni riguarda la contestazione
L’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori stabilisce che i provvedimenti disciplinari più gravi del rimprovero verbale non possono essere applicati prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione scritta del fatto.
Non è quindi corretto considerare i cinque giorni come un termine che inizia dopo l’applicazione del richiamo scritto. Il contraddittorio deve precedere la sanzione. Inoltre il CCNL applicabile può prevedere un termine più lungo o ulteriori regole procedurali, che devono essere controllate prima di adottare il provvedimento.
Durante questa fase il lavoratore può presentare le proprie giustificazioni e può farsi assistere da un rappresentante dell’associazione sindacale alla quale aderisce o conferisce mandato. Per predisporre le difese è disponibile il fac simile di risposta alla contestazione disciplinare.
Cosa inserire nella lettera di richiamo
Se il procedimento è stato correttamente svolto e il datore decide di applicare il rimprovero scritto, la comunicazione dovrebbe permettere di comprendere chiaramente quale sanzione viene irrogata e a quale precedente contestazione si riferisce.
È opportuno indicare:
- dati del datore di lavoro e del dipendente;
- riferimento alla precedente contestazione disciplinare e alla relativa data;
- sintesi dei fatti già contestati, senza modificarne sostanzialmente il contenuto;
- eventuali giustificazioni presentate dal lavoratore e loro valutazione, quando rilevante;
- indicazione chiara della sanzione applicata;
- richiamo al CCNL o al codice disciplinare pertinente, quando opportuno;
- eventuale invito a evitare il ripetersi della condotta;
- luogo, data e sottoscrizione del soggetto competente.
La sanzione deve rimanere riferita ai fatti contestati. Non è opportuno inserire nel provvedimento finale nuovi addebiti sui quali il lavoratore non abbia avuto la possibilità di difendersi.
Codice disciplinare e CCNL
L’articolo 7 prevede che le norme relative alle infrazioni, alle sanzioni e alle procedure disciplinari siano portate a conoscenza dei lavoratori mediante affissione in un luogo accessibile a tutti e che rispettino quanto stabilito dagli accordi e dai contratti collettivi applicabili.
Prima di utilizzare il modello è quindi necessario controllare il CCNL e il codice disciplinare aziendale, verificando sia la sanzione prevista sia gli eventuali termini entro i quali il procedimento deve essere concluso.
La disciplina dell’affissione presenta inoltre particolarità elaborate dalla giurisprudenza per comportamenti che violano doveri fondamentali immediatamente riconoscibili dal lavoratore. Nei casi dubbi o potenzialmente idonei a determinare sanzioni importanti è opportuno valutare specificamente la procedura applicabile.
Come consegnare il richiamo disciplinare
La comunicazione dovrebbe essere trasmessa con una modalità che permetta di dimostrare sia il contenuto del documento sia la data della ricezione. Può essere consegnata a mano richiedendo una firma per ricevuta oppure inviata mediante raccomandata con avviso di ricevimento. Altre modalità devono essere valutate in base alla loro idoneità a documentare correttamente la comunicazione.
Non esiste una regola generale che imponga esclusivamente la raccomandata. L’aspetto essenziale, soprattutto quando il provvedimento potrebbe assumere rilievo in un successivo contenzioso, è poter provare con sufficiente certezza che la comunicazione sia pervenuta al lavoratore.
Il richiamo verbale deve precedere quello scritto?
Non esiste una regola generale secondo cui il datore debba necessariamente effettuare prima un richiamo verbale e soltanto in caso di recidiva possa utilizzare quello scritto. La sanzione deve essere scelta in funzione del fatto concreto, della sua gravità e delle previsioni del CCNL e del codice disciplinare.
Allo stesso modo, un singolo richiamo scritto non determina automaticamente un futuro licenziamento. Un’eventuale sanzione successiva deve essere valutata autonomamente in relazione ai nuovi fatti, agli eventuali precedenti utilizzabili, alla proporzionalità e alle regole applicabili al rapporto di lavoro.