In questa pagina è disponibile un fac simile Word di lettera di sollecito da inviare a una Pubblica Amministrazione quando una domanda o una pratica già presentata è rimasta senza riscontro. Il modello permette di richiamare l’istanza originaria, indicare protocollo e data di presentazione e chiedere la conclusione del procedimento o informazioni sul suo stato.
Non esiste un unico modello nazionale obbligatorio per questo tipo di sollecito e alcune amministrazioni prevedono moduli, portali o procedure proprie. Prima dell’invio è inoltre importante verificare il termine applicabile e gli effetti che la legge attribuisce al silenzio nel procedimento interessato.
Fac Simile Lettera di Sollecito alla Pubblica Amministrazione Word
Il download contiene un file Word modificabile, utile quando occorre personalizzare la richiesta con i dati del cittadino, dell’ente, della pratica e dell’eventuale responsabile del procedimento.
Quando Utilizzare la Lettera di Sollecito
Il modello è utile quando è stata presentata un’istanza che obbliga l’amministrazione ad avviare e concludere un procedimento e il termine previsto risulta trascorso senza l’adozione del provvedimento atteso. Può essere utilizzato anche prima della scadenza per chiedere informazioni sullo stato della pratica, ma in questo caso è preferibile formulare la comunicazione come richiesta di aggiornamento senza affermare che l’ente sia già in ritardo.
L’articolo 2 della Legge 7 agosto 1990, n. 241 stabilisce il dovere di concludere con un provvedimento espresso i procedimenti che devono essere avviati su istanza o d’ufficio. Il termine di trenta giorni non deve però essere applicato automaticamente a qualsiasi pratica: opera, in assenza di un termine diverso, per i procedimenti delle amministrazioni statali e degli enti pubblici nazionali. Leggi speciali, regolamenti e discipline regionali o locali possono prevedere termini differenti.
Prima di dichiarare nel sollecito che il termine è scaduto occorre quindi controllare la pagina istituzionale relativa al procedimento, il regolamento dell’ente e le eventuali comunicazioni ricevute. Richieste di integrazione o altri eventi previsti dalla normativa possono incidere sul calcolo dei termini.
Come Compilare il Modello
La lettera deve consentire all’amministrazione di individuare immediatamente la pratica interessata. È opportuno indicare:
- nome, cognome e recapiti del richiedente;
- amministrazione e ufficio destinatario;
- oggetto dell’istanza originaria;
- data di presentazione e numero di protocollo o della pratica, se disponibili;
- eventuali successive integrazioni o comunicazioni;
- termine previsto per il procedimento, quando verificato;
- richiesta di conoscere lo stato della pratica o di procedere alla sua conclusione;
- eventuali allegati richiamati;
- data e firma.
Se non è stato verificato il termine applicabile, è meglio evitare formule come “sono decorsi i termini di legge”. Allo stesso modo, non esiste un termine generale di dieci o quindici giorni che il cittadino possa imporre alla Pubblica Amministrazione mediante un semplice sollecito. È possibile chiedere un riscontro entro una data ragionevole, ma tale indicazione non diventa automaticamente un nuovo termine legale per la conclusione del procedimento.
Non è normalmente necessario allegare di nuovo tutta la documentazione già depositata. Possono però essere utili la copia dell’istanza iniziale, la ricevuta di presentazione, il protocollo e le eventuali integrazioni successive, soprattutto quando facilitano l’individuazione del fascicolo.
Come Inviare il Sollecito
Il sollecito deve essere trasmesso attraverso un canale accettato dall’amministrazione e, quando è importante dimostrarne la ricezione, attraverso una modalità tracciabile. Possono essere utilizzati, a seconda dell’ente e del procedimento, PEC, protocollo telematico, portale istituzionale, raccomandata con avviso di ricevimento o consegna al protocollo.
Con la PEC da una casella PEC a un’altra si dispone delle ricevute che attestano invio e consegna e la trasmissione ha il valore legale previsto per questo sistema. È opportuno conservare il messaggio, gli allegati e le ricevute. Se l’amministrazione mette a disposizione un portale specifico per la pratica, è preferibile verificare se le comunicazioni successive debbano essere presentate attraverso quello stesso servizio.
Potere Sostitutivo in Caso di Ritardo
Se il termine per la conclusione del procedimento è effettivamente scaduto, il semplice sollecito non è l’unico strumento disponibile. L’articolo 2, commi 9-bis e 9-ter, della Legge 241/1990 prevede il potere sostitutivo in caso di inerzia.
L’amministrazione deve individuare il soggetto o l’unità organizzativa titolare del potere sostitutivo e pubblicarne l’indicazione sul proprio sito istituzionale. Decorso inutilmente il termine, l’interessato può rivolgersi a tale soggetto affinché concluda il procedimento attraverso le strutture competenti o mediante la nomina di un commissario. La norma prevede, per questo intervento sostitutivo, un termine pari alla metà di quello originariamente previsto.
Quando si intende attivare formalmente questo meccanismo è quindi preferibile indirizzare una richiesta specifica al titolare del potere sostitutivo, anziché limitarsi a inviare nuovamente il medesimo sollecito all’ufficio che sta già trattando la pratica.
Attenzione al Silenzio Assenso e agli Altri Effetti del Silenzio
La scadenza del termine non determina sempre un silenzio inadempimento. In determinati procedimenti il silenzio della Pubblica Amministrazione può produrre gli effetti previsti dalla legge, per esempio quelli del silenzio assenso, mentre in altre materie esistono discipline speciali.
Prima di chiedere genericamente all’amministrazione di “provvedere” è quindi necessario verificare quale effetto produce il decorso del termine nel caso concreto. Un sollecito predisposto senza questa verifica può risultare inutile o contenere affermazioni giuridicamente non corrette.
Ricorso Contro il Silenzio della Pubblica Amministrazione
Quando sussiste un effettivo obbligo di provvedere e l’amministrazione resta inerte, l’interessato può valutare l’azione contro il silenzio prevista dal Codice del processo amministrativo. Il sollecito non costituisce, in via generale, una condizione necessaria per proporre questa azione.
L’azione può essere proposta fintanto che perdura l’inadempimento e, comunque, non oltre un anno dalla scadenza del termine di conclusione del procedimento, ferma la possibilità di presentare una nuova istanza quando ne ricorrono i presupposti. Un successivo semplice sollecito non deve essere considerato automaticamente idoneo a far ripartire il termine annuale. Le caratteristiche della tutela contro il silenzio sono illustrate anche dal portale della Giustizia Amministrativa.
Se la Mancata Risposta Riguarda un Accesso Civico
Per l’accesso civico generalizzato sono previsti rimedi specifici e il normale fac simile di sollecito non deve essere considerato l’unico passaggio possibile. Se l’amministrazione non risponde entro il termine previsto, il richiedente può presentare richiesta di riesame al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, che decide con provvedimento motivato entro venti giorni.
Per gli atti delle amministrazioni regionali e locali è prevista inoltre, alle condizioni stabilite dalla normativa, la possibilità di rivolgersi al difensore civico. Il riesame davanti al RPCT non costituisce una fase che deve necessariamente precedere ogni altra tutela. Le possibilità previste in caso di diniego o mancata risposta sono riepilogate nelle indicazioni ufficiali dell’ANAC sull’accesso civico generalizzato.
Se la comunicazione originaria riguardava proprio la richiesta di dati o documenti alla Pubblica Amministrazione, può essere utile verificare anche il fac simile di richiesta di accesso agli atti amministrativi e la disciplina applicabile alla specifica forma di accesso utilizzata.
Quando Utilizzare un Modello Diverso
Questo fac simile è destinato a una pratica o a un procedimento amministrativo rimasto senza riscontro. Se il destinatario è invece un’impresa, un professionista o un altro soggetto privato, può essere più appropriata una lettera di sollecito per mancata risposta.
Il modello non sostituisce inoltre una specifica istanza di accesso, una richiesta di attivazione del potere sostitutivo, un ricorso amministrativo o giurisdizionale, né altri atti per i quali la normativa preveda contenuti, termini o modalità particolari.