In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF di lettera per contestare un sollecito relativo a una somma che si ritiene non dovuta. Il fac simile può essere utilizzato, per esempio, quando il pagamento è già stato effettuato, la richiesta contiene un errore, la fattura è contestata oppure manca il presupposto contrattuale indicato dal creditore.
La lettera deve essere adattata alle ragioni effettive della contestazione e alla documentazione disponibile. Il suo invio non determina automaticamente l’inesistenza del debito e non sostituisce gli eventuali rimedi previsti quando è già stato notificato un atto giudiziario, fiscale o amministrativo.
Lettera di Risposta a Sollecito di Pagamento non Dovuto Word
La versione Word può essere modificata indicando gli estremi del sollecito, l’importo contestato, il rapporto da cui deriverebbe il credito, i motivi per cui la somma non è dovuta e gli eventuali documenti allegati.
Lettera di Risposta a Sollecito di Pagamento non Dovuto PDF
Il modello PDF può essere utilizzato come traccia per predisporre una contestazione sintetica. Prima dell’invio è importante completare con precisione la motivazione, evitando di lasciare generica la parte nella quale si spiegano le ragioni per cui il pagamento viene contestato.
Quando utilizzare la lettera
La risposta può essere inviata quando si riceve un sollecito di pagamento e si dispone di una ragione concreta per contestare, totalmente o parzialmente, la richiesta.
Un caso frequente è quello del pagamento già eseguito ma non correttamente registrato dal creditore. In questa situazione è utile indicare la data, l’importo e il mezzo utilizzato, allegando una copia della ricevuta, della quietanza o della documentazione bancaria pertinente. Se il pagamento era stato effettuato tra privati, può assumere rilievo anche una ricevuta di pagamento.
La richiesta può inoltre essere contestata quando riguarda una fattura già pagata, un importo diverso da quello concordato, beni o servizi non richiesti, prestazioni non eseguite oppure altre circostanze che incidono sull’esistenza o sull’ammontare del credito. Se il problema riguarda principalmente il contenuto di una fattura, può essere più appropriato utilizzare il fac simile di contestazione fattura.
Se soltanto una parte dell’importo è contestata, è opportuno distinguerla chiaramente dalla parte eventualmente riconosciuta come dovuta, evitando di dichiarare che l’intera richiesta è infondata quando ciò non corrisponde alla situazione reale.
Come compilare la risposta
La comunicazione deve consentire al destinatario di individuare immediatamente la richiesta contestata. È opportuno indicare:
- dati del mittente e del soggetto che ha inviato il sollecito;
- data e numero o protocollo della comunicazione ricevuta, se presenti;
- numero e data della fattura o altro documento da cui deriverebbe il credito;
- importo richiesto e importo effettivamente contestato;
- contratto, ordine, fornitura o altro rapporto al quale si riferisce la richiesta;
- ragioni precise per cui il pagamento è ritenuto non dovuto;
- eventuali pagamenti già effettuati e relativi estremi;
- documenti allegati a sostegno della contestazione;
- richiesta finale rivolta al destinatario;
- data e firma.
È preferibile descrivere fatti verificabili invece di limitarsi a formule come “non riconosco il debito” o “la somma non è dovuta”. Se il pagamento risulta già eseguito, per esempio, è utile riportare gli estremi che consentono di associarlo alla fattura o al rapporto contestato.
Cosa chiedere al destinatario
La richiesta finale deve dipendere dal motivo della contestazione. Si può chiedere la verifica del pagamento già effettuato, la rettifica degli archivi, l’annullamento del sollecito, la correzione dell’importo oppure chiarimenti e documentazione sull’origine della pretesa.
Se non si dispone degli elementi necessari per stabilire da dove derivi il credito, è preferibile chiedere al mittente di identificare con precisione il creditore, il rapporto contrattuale, le fatture o altre voci che compongono la somma richiesta, invece di formulare contestazioni su circostanze non ancora conosciute.
Non è necessario inserire riferimenti al Codice del Consumo, alla normativa sulla privacy o ad altre disposizioni soltanto per rendere la lettera apparentemente più formale. Eventuali norme devono essere richiamate solo quando sono realmente pertinenti al caso concreto.
Quali documenti allegare
Gli allegati dipendono dalla ragione della contestazione. Possono essere utili ricevute e quietanze, contabili di bonifico, fatture, contratti, ordini, preventivi accettati, documenti di consegna e precedenti comunicazioni tra le parti.
È consigliabile inviare copie e conservare gli originali, salvo che il destinatario richieda diversamente per una specifica procedura. La documentazione bancaria dovrebbe contenere soltanto le informazioni necessarie a dimostrare il pagamento, evitando di trasmettere dati estranei alla contestazione.
Come inviare la contestazione
Per una richiesta informale può essere sufficiente utilizzare il canale normalmente impiegato nei rapporti con il creditore. Quando però è importante poter dimostrare contenuto, data e ricezione della contestazione, è prudente utilizzare una modalità tracciabile, come PEC oppure raccomandata con avviso di ricevimento.
Se il sollecito proviene da una società incaricata del recupero, è utile conservare anche la comunicazione ricevuta e riportarne gli estremi nella risposta. Per questo caso è disponibile anche uno specifico fac simile di contestazione recupero crediti.
Nei rapporti con consumatori, modalità di recupero basate su molestie, coercizione o indebito condizionamento possono rientrare nelle pratiche commerciali aggressive. Informazioni sulle competenze dell’Autorità e sulle modalità di segnalazione sono disponibili nella sezione dell’AGCM dedicata alle pratiche commerciali scorrette.
Quando il fac simile non è sufficiente
È importante distinguere un normale sollecito stragiudiziale da un atto che produce effetti e prevede specifici strumenti di tutela. Se viene notificato un decreto ingiuntivo, un atto di citazione, un precetto, un atto dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione o un altro provvedimento formale, la semplice risposta predisposta con questo fac simile non sostituisce l’opposizione, il ricorso o le altre procedure eventualmente previste.
In tali situazioni occorre verificare immediatamente la natura dell’atto e i termini applicabili. Lo stesso vale quando la contestazione si basa sulla prescrizione: la durata del termine e gli eventuali atti che possono averla interrotta dipendono dal tipo di credito e dalle circostanze concrete, quindi non è corretto dichiarare genericamente che una richiesta è prescritta senza avere prima effettuato la relativa verifica. L’invio della contestazione, inoltre, non obbliga automaticamente il creditore ad abbandonare la propria pretesa. Il destinatario può accogliere le ragioni esposte, chiedere ulteriori informazioni oppure confermare la richiesta. Se la controversia prosegue, soprattutto per importi rilevanti o quando viene prospettata un’azione giudiziaria, è opportuno valutare gli strumenti di tutela adeguati al caso concreto.