In questa pagina è disponibile un modello Word di lettera con cui un’associazione può richiedere un contributo economico per sostenere un progetto, un evento o un’attività. Il fac simile può essere adattato a richieste rivolte a soggetti privati e, quando ammesso dalla procedura prevista, anche a enti pubblici.
Se la richiesta è indirizzata a un Comune, una Regione, una Camera di Commercio o un altro ente pubblico, occorre verificare prima l’eventuale bando, regolamento, modulistica obbligatoria e modalità di presentazione. In questi casi una semplice lettera può non essere sufficiente.
Lettera Richiesta Contributo Economico per Associazione Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati dell’associazione, le caratteristiche dell’iniziativa, l’importo richiesto, il preventivo delle spese e le altre informazioni necessarie per il destinatario.
Quando Utilizzare la Lettera
Il fac simile è utile quando un’associazione deve presentare un progetto e chiedere a un soggetto esterno di sostenerne in tutto o in parte i costi. La richiesta può riguardare, per esempio, una manifestazione culturale o sportiva, un’iniziativa sociale, un progetto destinato alla comunità oppure una specifica attività prevista dagli scopi associativi.
È importante distinguere il contributo da una sponsorizzazione. Se il finanziatore versa una somma in cambio di pubblicità, esposizione del marchio o altre prestazioni promozionali, il rapporto può assumere natura diversa e richiedere una disciplina specifica. In questo caso è più appropriato utilizzare una lettera di richiesta sponsorizzazione e verificare anche gli aspetti fiscali dell’operazione.
Se invece il sostegno viene concesso senza una specifica controprestazione commerciale, la richiesta deve spiegare chiaramente la finalità per la quale saranno utilizzate le risorse, evitando di promettere vantaggi pubblicitari che non corrispondono alla natura del contributo richiesto.
Come Compilare la Richiesta di Contributo
La lettera deve identificare innanzitutto l’associazione attraverso denominazione, sede, codice fiscale ed eventuale partita IVA. Deve inoltre essere indicato il nome del legale rappresentante e, quando pertinente, l’iscrizione a registri o albi richiesta dal soggetto finanziatore.
Nella parte dedicata al progetto è opportuno descrivere in modo concreto l’iniziativa, specificando finalità, destinatari, luogo e periodo di realizzazione. La descrizione non deve essere eccessivamente lunga, ma deve consentire al destinatario di comprendere perché viene richiesto il contributo e quale risultato si intende ottenere.
È poi necessario indicare l’importo richiesto e fornire un quadro economico coerente. Quando rilevante, possono essere specificati il costo complessivo previsto, le risorse proprie dell’associazione, eventuali entrate collegate all’iniziativa e altri contributi già richiesti o ottenuti. Le informazioni devono corrispondere al bilancio preventivo eventualmente allegato.
Se il contributo riguarda soltanto una parte delle spese, è utile indicare chiaramente quali costi dovrebbero essere coperti dal finanziamento. Non è invece corretto dichiarare automaticamente che l’associazione dovrà presentare un determinato tipo di rendiconto: modalità, documenti e termini di rendicontazione dipendono dalle condizioni stabilite dal soggetto che concede il contributo.
Richiesta di Contributo a un Ente Pubblico
Per le amministrazioni pubbliche la concessione di sovvenzioni, contributi e altri vantaggi economici è regolata da criteri e modalità predeterminati dall’amministrazione. Il principio è previsto dall’articolo 12 della Legge 7 agosto 1990, n. 241.
Prima di utilizzare il fac simile con un ente pubblico è quindi necessario verificare il regolamento o il bando applicabile. Possono essere previsti un modello ufficiale di domanda, una scadenza, specifici requisiti dell’associazione, dichiarazioni sostitutive, un piano finanziario, modalità telematiche di presentazione oppure altri allegati obbligatori.
Quando è disponibile un modulo ufficiale, il fac simile di questa pagina può essere utilizzato come traccia per preparare le informazioni, ma non deve sostituire la domanda prevista dall’amministrazione. Anche le modalità di firma e invio devono essere quelle indicate dall’ente.
Quali Allegati Preparare
Gli allegati dipendono dal destinatario e dal tipo di iniziativa. In una richiesta strutturata possono risultare utili una relazione descrittiva del progetto e un bilancio preventivo con entrate e uscite previste. Possono inoltre essere richiesti statuto, atto costitutivo, documentazione relativa al legale rappresentante, dichiarazioni sul possesso dei requisiti o ulteriori documenti previsti dal bando.
È preferibile non allegare documenti non richiesti contenenti dati personali o informazioni non necessarie. Se il destinatario mette a disposizione una lista degli allegati obbligatori, questa deve prevalere sulle indicazioni generali contenute nel fac simile.
Rendicontazione del Contributo
Quando il contributo viene concesso a fronte di un progetto o di spese determinate, il soggetto finanziatore può subordinare l’erogazione definitiva, il saldo o la conservazione del beneficio alla presentazione di un rendiconto. In tal caso devono essere seguite le condizioni previste nell’atto di concessione, nel bando o nell’accordo sottoscritto.
È quindi opportuno conservare fin dall’inizio fatture, ricevute, documentazione dei pagamenti e altri giustificativi richiesti. Per organizzare contabilmente le entrate e le uscite dell’ente può essere utile anche il modello di rendiconto economico finanziario per associazione, fermo restando che un rendiconto associativo generale non sostituisce l’eventuale rendicontazione specifica prevista per il contributo.
Come Inviare la Richiesta
Non esiste una modalità unica valida per tutti i destinatari. A un soggetto privato la richiesta può generalmente essere trasmessa tramite email o secondo il canale concordato. Per enti pubblici, fondazioni e altri soggetti che adottano procedure formali devono invece essere rispettati il canale e la scadenza indicati nel bando o nel regolamento, che possono prevedere PEC, piattaforma telematica o altre modalità specifiche.
La domanda deve essere firmata dal legale rappresentante o dal soggetto autorizzato e l’associazione dovrebbe conservarne una copia insieme agli allegati e alla prova della presentazione. Dopo l’eventuale erogazione è inoltre necessario qualificare correttamente la somma ricevuta e predisporre la documentazione appropriata: quando serve attestare un incasso associativo può essere utile consultare anche il fac simile di ricevuta non fiscale per associazione, verificando però la natura effettiva del versamento prima dell’utilizzo.