In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di lettera di richiesta sponsorizzazione in formato Word e PDF editabile, da utilizzare per presentare a un’azienda una proposta di sostegno economico o in beni e servizi per un evento, un progetto, un’associazione o un’altra iniziativa.
La lettera serve soprattutto per avviare il contatto con il potenziale sponsor e a spiegare in modo concreto che cosa viene richiesto e quale visibilità o altro beneficio viene offerto in cambio. Si tratta di un fac simile libero, da personalizzare in funzione del progetto e del destinatario.
Fac Simile Lettera di Richiesta Sponsorizzazione Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del richiedente, il progetto da sponsorizzare, il contributo richiesto, le prestazioni offerte allo sponsor e i recapiti per un successivo contatto.
Fac Simile Lettera di Richiesta Sponsorizzazione PDF Editabile
In questa sezione è disponibile il fac simile della richiesta di sponsorizzazione in formato PDF editabile da compilare con i dati mancanti.
Come Scrivere una Lettera di Richiesta Sponsorizzazione
Una richiesta efficace deve permettere al destinatario di capire rapidamente chi propone la collaborazione, quale iniziativa si vuole sostenere, quale pubblico raggiunge e quale vantaggio può ottenere lo sponsor.
È quindi preferibile evitare introduzioni troppo lunghe e presentare fin dalle prime righe il progetto e il motivo per cui ci si rivolge proprio a quella determinata azienda. Una proposta personalizzata, collegata al settore, al territorio o al pubblico dello sponsor, è generalmente più convincente di una lettera identica inviata a molti destinatari.
La lettera dovrebbe contenere:
- nome e recapiti del soggetto, dell’associazione o dell’organizzazione che presenta la richiesta;
- nome dell’azienda destinataria e, quando conosciuto, della persona responsabile delle sponsorizzazioni o del marketing;
- una breve descrizione dell’evento, del progetto o dell’iniziativa;
- data, luogo e durata dell’evento, quando pertinenti;
- pubblico previsto, diffusione dell’iniziativa e altri dati utili a valutarne la visibilità;
- tipo e valore indicativo della sponsorizzazione richiesta;
- prestazioni o opportunità offerte allo sponsor;
- eventuali livelli o pacchetti di sponsorizzazione;
- recapiti e proposta di un successivo incontro o contatto;
- data e firma del richiedente.
Come Presentare il Progetto allo Sponsor
La descrizione deve essere sufficientemente dettagliata da consentire all’azienda di valutarne l’interesse, senza trasformare la lettera in un dossier troppo lungo. È utile spiegare lo scopo dell’iniziativa, il pubblico al quale è rivolta, il numero previsto di partecipanti o utenti e gli eventuali canali di comunicazione utilizzati.
Quando esistono dati verificabili relativi a precedenti edizioni, visite al sito, pubblico sui social network, distribuzione di materiale, presenze all’evento o copertura mediatica, è preferibile indicare valori concreti invece di limitarsi a promettere genericamente una “grande visibilità”.
Una presentazione più approfondita, il programma dell’evento, il preventivo, il media kit o una scheda con le diverse formule di sponsorizzazione possono essere allegati alla lettera.
Cosa Offrire in Cambio della Sponsorizzazione
La sponsorizzazione presuppone normalmente una controprestazione a favore dello sponsor. Nella proposta è quindi importante specificare che cosa riceverà l’azienda in cambio del proprio contributo.
Tra le possibilità possono rientrare:
- presenza del logo su locandine, programmi e altro materiale promozionale;
- inserimento del marchio sul sito o sui canali social dell’iniziativa;
- citazione dello sponsor nelle comunicazioni relative all’evento;
- esposizione di banner, pannelli o altro materiale fornito dall’azienda;
- presenza del marchio durante conferenze, gare, spettacoli o altre attività;
- spazi espositivi o opportunità di presentazione dei prodotti, quando compatibili con l’iniziativa;
- eventuali forme di esclusiva merceologica concordate tra le parti.
È opportuno indicare solo prestazioni che si è realmente in grado di garantire. Se vengono proposti diversi livelli di sponsorizzazione, per ciascuno possono essere specificati il contributo richiesto e i corrispondenti benefici.
Sponsorizzazione o Richiesta di Contributo
È importante distinguere una sponsorizzazione da un contributo privo di una controprestazione promozionale. Se un’azienda versa una somma e riceve in cambio visibilità del marchio, pubblicità o altre prestazioni concordate, il rapporto presenta le caratteristiche tipiche di una sponsorizzazione.
Se invece si vuole chiedere un sostegno economico senza promettere una specifica attività promozionale in cambio, può essere più appropriata una lettera di richiesta di contributo economico.
La distinzione è utile anche per evitare di presentare come semplice contributo una proposta che prevede in realtà obblighi pubblicitari o promozionali a favore dell’azienda finanziatrice.
La Lettera è già un Contratto di Sponsorizzazione?
La normale lettera di richiesta serve principalmente a presentare una proposta e avviare la trattativa. Non deve essere confusa automaticamente con il successivo contratto di sponsorizzazione.
Quando lo sponsor accetta la proposta, è opportuno formalizzare con precisione gli elementi dell’accordo, specificando almeno contributo economico o prestazione dello sponsor, attività promozionali dovute dal soggetto sponsorizzato, durata, modalità di utilizzo del marchio, tempi di pagamento, eventuali esclusive, responsabilità e conseguenze in caso di annullamento dell’evento.
Se si desidera che la prima comunicazione abbia esclusivamente funzione esplorativa, è preferibile evitare formulazioni che possano far apparire la lettera come un’accettazione definitiva di condizioni contrattuali non ancora concordate.
Come Inviare la Richiesta
La lettera può essere inviata tramite email oppure consegnata con altri mezzi concordati con il potenziale sponsor. Per una normale proposta commerciale non esiste un obbligo generale di utilizzare PEC o raccomandata.
Quando possibile, è preferibile individuare preventivamente la persona che si occupa di marketing, comunicazione, partnership o sponsorizzazioni. Nell’oggetto dell’email è utile indicare chiaramente il nome del progetto e la natura della proposta, evitando formule generiche che rendano difficile capire immediatamente il contenuto del messaggio. Dopo l’invio può essere utile effettuare un breve contatto di follow up, soprattutto quando la richiesta è stata indirizzata a un’azienda che riceve numerose proposte. Il contatto dovrebbe servire a verificare l’interesse e, se necessario, fissare un incontro nel quale definire importo, prestazioni e condizioni della sponsorizzazione.