In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di mansionario aziendale Word e PDF da scaricare e compilare. Il documento serve a descrivere in modo ordinato una posizione aziendale, indicando collocazione organizzativa, responsabilità, dipendenze gerarchiche e rapporti con altre funzioni.
Il modello disponibile è impostato come scheda relativa a una singola posizione: per costruire un mansionario dell’intera azienda occorre predisporre una scheda per ciascun ruolo e mantenerle coerenti tra loro.
Fac simile mansionario aziendale Word
Il modello Word può essere scaricato e personalizzato in base alla struttura dell’impresa. È il formato più indicato quando occorre ampliare la descrizione delle responsabilità, aggiungere competenze, livelli di autonomia, riferimenti al CCNL o altri elementi specifici della posizione.
Modello mansionario aziendale PDF editabile
Il PDF propone una scheda essenziale con dipartimento, dipendenza gerarchica e funzionale, posizione, scopo della posizione, responsabilità e rapporti interfunzionali interni ed esterni. Sono inoltre previsti gli spazi per l’approvazione del responsabile di dipartimento e delle risorse umane.
A cosa serve il mansionario aziendale
Il mansionario permette di trasformare l’organizzazione dell’impresa in indicazioni operative comprensibili. Può essere utilizzato per chiarire chi svolge una determinata attività, a quale responsabile fa riferimento una posizione, quali sono le responsabilità assegnate e con quali reparti o soggetti esterni deve coordinarsi.
È particolarmente utile durante l’inserimento di nuovi lavoratori, nella riorganizzazione di un ufficio, nel passaggio di consegne e quando occorre confrontare ruoli che presentano aree di attività sovrapposte. Può inoltre fornire una base per individuare esigenze formative e definire obiettivi collegati alla posizione.
Il mansionario non deve però essere confuso con l’organigramma, che rappresenta soprattutto la struttura gerarchica, né con il regolamento interno aziendale, che disciplina regole e procedure di carattere generale. Una scheda mansione dovrebbe concentrarsi sul ruolo e sulle attività effettivamente attribuite.
Come compilare il modello
Nel campo Dipartimento indica l’area organizzativa di appartenenza, per esempio Amministrazione, Vendite, Produzione o Logistica. Se l’impresa non è suddivisa formalmente in dipartimenti, utilizza la denominazione effettivamente adottata, come ufficio, reparto o funzione.
La dipendenza gerarchica identifica il responsabile al quale la posizione riporta direttamente. La dipendenza funzionale, invece, può essere utilizzata quando il lavoratore riceve indicazioni operative anche da un’altra funzione per determinate attività. Evita di indicare più responsabili senza precisare quali competenze spettano a ciascuno.
Nel campo Posizione inserisci il nome del ruolo, non necessariamente il nome della persona che lo ricopre. Per esempio puoi utilizzare “Addetto amministrativo”, “Responsabile acquisti” o “Magazziniere”. In questo modo la scheda rimane utilizzabile anche in caso di sostituzione del lavoratore.
Lo scopo della posizione dovrebbe spiegare in poche righe perché il ruolo esiste e quale risultato generale deve garantire. Una formulazione concreta è preferibile a espressioni generiche come “supportare l’azienda” o “svolgere tutte le attività necessarie”.
Nella sezione dedicata alle responsabilità descrivi le attività principali in modo sufficientemente preciso da permettere di capire che cosa compete alla posizione. Puoi indicare anche il livello di autonomia, le eventuali autorizzazioni richieste e i limiti entro i quali il lavoratore può assumere decisioni.
I rapporti interfunzionali interni servono a indicare con quali uffici o reparti la posizione deve coordinarsi. Nei rapporti esterni possono invece essere riportati, quando pertinenti, clienti, fornitori, consulenti, enti o altri interlocutori con cui il ruolo mantiene contatti.
Inquadramento, livello e mansioni del lavoratore
Il mansionario può contenere anche categoria, livello di inquadramento e qualifica, ma questi dati devono essere riportati in modo coerente con il contratto individuale e con il CCNL applicato. Il livello contrattuale non coincide con la seniority o con gli anni di anzianità del dipendente.
L’articolo 1 del D.Lgs. 152/1997 prevede, nell’ambito degli obblighi informativi sul rapporto di lavoro, l’indicazione dell’inquadramento, del livello e della qualifica attribuiti al lavoratore oppure, in alternativa, delle caratteristiche o della descrizione sommaria del lavoro. Il mansionario può integrare la documentazione aziendale, ma non deve essere considerato automaticamente sostitutivo di tutti gli obblighi informativi previsti dalla normativa.
La descrizione delle attività deve inoltre essere compatibile con la disciplina delle mansioni. L’articolo 3 del D.Lgs. 81/2015, che ha riscritto l’articolo 2103 del Codice civile, stabilisce i limiti entro i quali il lavoratore può essere adibito a mansioni diverse da quelle originarie.
Per questo motivo non è opportuno utilizzare il mansionario come strumento per attribuire unilateralmente qualsiasi attività al dipendente. Se una modifica comporta un passaggio a mansioni appartenenti a un livello inferiore, una variazione dell’inquadramento o della retribuzione, occorre verificare i presupposti specifici previsti dalla legge e dal contratto collettivo. Nei casi in cui sia necessario un accordo individuale in sede protetta può essere pertinente il fac simile di accordo di demansionamento.
Competenze, qualifiche e obiettivi
Nel Word puoi aggiungere una sezione relativa alle competenze necessarie per ricoprire la posizione. È preferibile descrivere ciò che il ruolo richiede, per esempio conoscenza di un determinato software, capacità di utilizzare specifiche attrezzature oppure possesso di un’abilitazione prevista per una determinata attività.
Non è necessario trasformare il mansionario in un fascicolo personale del dipendente riportando l’intera formazione, il curriculum o valutazioni sul carattere. Se servono informazioni sui titoli, sulle abilitazioni o sui corsi svolti, inserisci soltanto quelle pertinenti alla posizione oppure gestiscile nella documentazione HR dedicata.
Gli obiettivi e gli indicatori di risultato possono essere aggiunti quando l’azienda utilizza il mansionario anche come riferimento gestionale, ma devono essere distinti dalle mansioni. Un obiettivo indica il risultato atteso, mentre una responsabilità descrive l’attività affidata. Evita quindi di considerare automaticamente il mancato raggiungimento di un KPI come mancato svolgimento delle mansioni.
Sicurezza, deleghe e responsabilità specifiche
La descrizione delle mansioni può aiutare a individuare attività, attrezzature e rischi collegati a una posizione, ma il mansionario non sostituisce gli adempimenti previsti in materia di salute e sicurezza sul lavoro, come valutazione dei rischi, informazione, formazione, addestramento e specifiche nomine richieste dalla normativa.
Allo stesso modo, indicare nel mansionario che un lavoratore è responsabile di una determinata attività non equivale automaticamente a conferirgli una procura, una delega di funzioni o un potere di rappresentanza. Quando l’attribuzione richiede un atto specifico, questo deve essere predisposto separatamente con le forme necessarie.
Aggiornamento, approvazione e consegna
Il mansionario dovrebbe riflettere l’organizzazione effettiva. Aggiornalo quando cambiano in modo significativo processi, responsabilità, linee gerarchiche o rapporti con altri reparti. Può essere utile attribuire a ogni scheda una data di emissione o revisione, così da individuare facilmente la versione applicabile.
Il PDF prevede l’approvazione del responsabile di dipartimento e delle risorse umane. Queste firme documentano il controllo interno del contenuto, ma non devono essere confuse con l’accettazione del lavoratore. Se vuoi documentare anche la consegna della scheda al dipendente, puoi aggiungere nel Word uno spazio separato per la data e la firma per ricevuta o presa visione.
La firma per presa visione non rende automaticamente valide mansioni o condizioni contrarie alla legge, al CCNL o al contratto individuale. Quando il mansionario comporta una modifica sostanziale della posizione, verifica prima la procedura applicabile e predisponi, se necessario, la documentazione contrattuale specifica.