In questa pagina proponiamo un fac simile di nota di credito, detta anche nota di accredito, in formato Word e PDF editabile. Il modello può essere utilizzato come riferimento per indicare la fattura da rettificare, il motivo della variazione e gli importi da ridurre.
Il fac simile Word o PDF non sostituisce la nota di credito elettronica quando l’operazione deve essere documentata tramite fatturazione elettronica. In questi casi la nota di variazione deve essere predisposta nel formato previsto e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio.
Fac Simile Nota di Credito Word e PDF
Il formato Word può essere modificato direttamente al computer. Il PDF editabile rappresenta un’alternativa per la compilazione del documento. Entrambi i file sono fac simile e devono essere adattati alla fattura e alla causa concreta della variazione.
Quando si può emettere una nota di credito
La nota di credito è una nota di variazione in diminuzione disciplinata dall’art. 26 del D.P.R. 633/1972. Viene utilizzata quando, dopo l’emissione della fattura, l’operazione viene meno in tutto o in parte oppure si riducono l’imponibile o l’imposta nei casi consentiti dalla normativa.
Tra le principali situazioni rientrano:
- nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione e fattispecie simili relative all’operazione originaria;
- abbuoni o sconti previsti contrattualmente;
- reso di beni che comporta la riduzione dell’operazione fatturata;
- sopravvenuto accordo tra le parti, entro i limiti temporali previsti dall’art. 26;
- determinate inesattezze della fatturazione;
- mancato pagamento nei casi specificamente ammessi dalla normativa, come determinate procedure concorsuali o procedure esecutive individuali rimaste infruttuose.
Il semplice mancato pagamento di una fattura non consente, da solo, di emettere automaticamente una nota di credito con rilevanza IVA. Per recuperare l’imposta relativa a un credito insoluto devono ricorrere i presupposti stabiliti dall’art. 26 e dalle eventuali disposizioni applicabili alla procedura in corso.
Se invece dopo l’emissione della fattura occorre aumentare l’imponibile o l’imposta, il documento da utilizzare è la nota di debito.
Come compilare la nota di credito
La nota di credito deve permettere di collegare chiaramente la rettifica alla fattura originaria e di comprendere quali importi vengono modificati. Nel documento è opportuno indicare:
- dati identificativi del cedente o prestatore;
- dati identificativi del cliente;
- data e numero della nota di credito;
- numero e data della fattura originaria;
- descrizione dell’operazione o dei beni interessati dalla rettifica;
- motivo della variazione, per esempio reso, annullamento, sconto o errore di fatturazione;
- riduzione dell’imponibile;
- aliquota IVA applicabile e relativa variazione dell’imposta, quando prevista;
- totale della variazione.
Nel fac simile disponibile in questa pagina il motivo può essere adattato alla situazione concreta. Non è sufficiente indicare genericamente che la fattura viene “annullata”: la causa della rettifica deve essere coerente con il rapporto originario e con i presupposti previsti dalla normativa IVA.
Nota di credito e rimborso al cliente
L’emissione della nota di credito e la restituzione di denaro al cliente non coincidono necessariamente. La nota di credito rettifica il documento fiscale originario e riduce, totalmente o parzialmente, l’importo dell’operazione.
Se il cliente aveva già pagato la fattura, alla variazione può seguire un rimborso oppure una compensazione con altri importi, secondo gli accordi tra le parti. Se invece la fattura non era ancora stata pagata, la nota può semplicemente ridurre l’importo ancora dovuto.
Entro quando emettere una nota di credito
Non esiste un unico termine valido per qualsiasi nota di credito. La scadenza dipende dalla causa che determina la variazione.
Quando la riduzione deriva da un sopravvenuto accordo tra le parti, l’art. 26 prevede, in via generale, il limite di un anno dall’effettuazione dell’operazione imponibile. Lo stesso limite assume rilievo nei casi di rettifica delle inesattezze di fatturazione individuate dalla disposizione.
Per le altre cause previste dall’art. 26, come nullità, annullamento, revoca, risoluzione, rescissione o sconti già previsti contrattualmente, non deve essere applicato automaticamente il limite annuale. Occorre invece considerare il momento in cui si verifica il presupposto della variazione e i termini previsti per esercitare la relativa detrazione IVA.
Regole specifiche valgono inoltre per il mancato pagamento nell’ambito di procedure concorsuali e procedure esecutive individuali infruttuose. In particolare, la disciplina delle procedure concorsuali è stata modificata per le procedure avviate dal 26 maggio 2021. In questi casi è opportuno verificare il momento dal quale può essere emessa la nota e il relativo termine fiscale sulla base della procedura concreta.
Nota di credito elettronica e Sistema di Interscambio
Quando la fattura originaria rientra nell’obbligo di fatturazione elettronica, anche la relativa nota di credito deve essere gestita con gli strumenti previsti per la fatturazione elettronica e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio.
La guida dell’Agenzia delle Entrate alla compilazione delle fatture elettroniche individua il codice documento TD04 per la nota di credito e TD08 per la nota di credito semplificata.
Di conseguenza, per un soggetto tenuto alla fatturazione elettronica, il file Word o PDF scaricabile da questa pagina è utile come fac simile per individuare dati, importi e causale della rettifica, ma non può essere utilizzato al posto del documento elettronico XML da trasmettere attraverso SdI.
Per situazioni particolari, come crediti insoluti, procedure concorsuali, errori IVA complessi o variazioni effettuate molto tempo dopo la fattura originaria, è consigliabile verificare prima i presupposti e i termini applicabili alla specifica operazione.