In questa pagina sono disponibili un modello di prima nota Excel in formato .xls e un modello PDF editabile. Il prospetto è predisposto per registrare i movimenti di cassa e banca, indicando data, descrizione, entrate, uscite, saldi e conto di riferimento.
Il formato Excel è adatto a chi vuole registrare e modificare i movimenti nel tempo, mentre il PDF editabile può essere compilato al computer oppure stampato.
Modello Prima Nota Excel e PDF da Scaricare
Fac Simile Prima Nota Excel
Il modello Excel permette di predisporre una prima nota di cassa e banca e di inserire progressivamente le operazioni effettuate.
Modello Prima Nota PDF Editabile
Il modello PDF presenta la stessa funzione di registrazione dei movimenti di cassa e banca e dispone di campi compilabili direttamente al computer.
Come Compilare la Prima Nota
La prima nota è un prospetto nel quale vengono annotate in ordine cronologico le operazioni che determinano movimenti di denaro. Quando vengono registrate soltanto le entrate e le uscite in contanti si parla normalmente di prima nota cassa. Se vengono riportati anche i movimenti del conto corrente, il prospetto può essere organizzato come prima nota cassa e banca, come nel modello disponibile in questa pagina.
Per ogni movimento è opportuno indicare le informazioni che permettono di ricostruire con chiarezza l’operazione:
- numero progressivo della registrazione;
- data dell’operazione;
- descrizione o causale del movimento;
- importo in entrata o in uscita dalla cassa, se l’operazione riguarda denaro contante;
- importo in entrata o in uscita dalla banca, se il movimento riguarda il conto corrente;
- saldo risultante dopo l’operazione;
- conto o altro riferimento utile a classificare il movimento.
Quando esiste un documento collegato all’operazione, è utile riportarne gli estremi nella descrizione oppure conservarlo insieme alla registrazione. Possono essere utilizzati, per esempio, il numero della fattura, gli estremi del bonifico, il documento commerciale o un’altra evidenza dell’incasso o del pagamento.
Tra i movimenti che possono essere annotati rientrano:
- incassi di fatture e altri corrispettivi;
- pagamenti di fatture di acquisto e altri costi;
- pagamento di retribuzioni o rimborsi;
- accredito o rimborso di finanziamenti;
- versamenti di contanti sul conto corrente;
- prelievi bancari destinati alla cassa;
- pagamenti di imposte e contributi, compresi quelli effettuati tramite modello F24.
Nei trasferimenti tra cassa e banca è importante registrare entrambe le variazioni. Un prelievo dal conto corrente destinato alla cassa aziendale, per esempio, comporta un’uscita dalla banca e una corrispondente entrata in cassa, ma non rappresenta di per sé un costo dell’attività. Allo stesso modo, l’accredito di un finanziamento genera un’entrata finanziaria, ma non deve essere automaticamente considerato un ricavo.
Nel fac simile disponibile vengono utilizzate le colonne Entrate e Uscite. Queste indicazioni non devono essere equiparate automaticamente ai termini contabili Dare e Avere, che appartengono alla contabilità in partita doppia e assumono significato in funzione del conto movimentato.
La prima nota dovrebbe essere aggiornata con regolarità, evitando di accumulare operazioni da ricostruire successivamente. È inoltre utile verificare periodicamente che i saldi riportati coincidano con il denaro effettivamente presente in cassa e con i movimenti risultanti dagli estratti conto bancari.
Prima Nota e Libro Giornale
La prima nota utilizzata come semplice prospetto interno non deve essere confusa con il libro giornale o con gli altri registri contabili eventualmente obbligatori. Gli adempimenti richiesti dipendono dal soggetto, dalla forma giuridica e dal regime contabile applicato, quindi un file Excel o PDF di prima nota non sostituisce automaticamente le scritture previste dalla normativa.
In particolare, non è corretto ritenere che un normale prospetto di prima nota assuma automaticamente la funzione di libro giornale per il solo fatto di essere numerato o bollato. Le regole attuali prevedono per il libro giornale e il libro degli inventari la numerazione progressiva, mentre non è richiesta la preventiva bollatura o vidimazione. Le indicazioni aggiornate sono disponibili nella pagina dell’Agenzia delle Entrate sulla vidimazione dei registri contabili.
Se la prima nota viene utilizzata per preparare la contabilità da consegnare al commercialista, è opportuno concordare con il professionista quali movimenti registrare, con quale periodicità e quali documenti allegare, soprattutto quando l’attività è soggetta a specifici obblighi contabili.
Come Conservare e Condividere la Prima Nota
La prima nota predisposta con questi modelli non deve essere inviata all’Agenzia delle Entrate come se fosse una dichiarazione o un modulo fiscale. Può essere conservata internamente e, quando necessario, trasmessa al commercialista o al soggetto che gestisce la contabilità.
Risulta essere consigliabile conservare insieme alle registrazioni i documenti che permettono di verificare i singoli movimenti, come fatture, documenti commerciali, ricevute, contabili bancarie e quietanze. Per il file Excel è inoltre utile effettuare copie di sicurezza periodiche. La conservazione del fac simile di prima nota non sostituisce gli eventuali obblighi di conservazione previsti per fatture, registri e altri documenti fiscali o contabili.