In questa pagina è disponibile un fac simile Word di proposta di consulenza professionale da scaricare e personalizzare. Il documento può essere utilizzato da consulenti, professionisti e società di consulenza per presentare a un potenziale cliente attività previste, obiettivi, risultati da consegnare, tempi e condizioni economiche.
La proposta può avere una semplice funzione commerciale oppure essere formulata in modo tale da diventare vincolante con l’accettazione del cliente. Prima dell’invio è quindi importante stabilire chiaramente se la firma per accettazione deve concludere direttamente l’incarico oppure se la collaborazione inizierà soltanto dopo la sottoscrizione di un separato contratto.
Fac Simile Proposta di Consulenza Professionale Word
Il modello Word può essere modificato in base al tipo di consulenza, al progetto e alle condizioni concordate con il cliente.
A cosa serve una proposta di consulenza
La proposta serve a trasformare una richiesta ancora generica del cliente in un’offerta concreta. Dovrebbe consentire al destinatario di capire quali attività verranno svolte, quali risultati sono compresi, entro quali tempi e a quale costo.
Può essere utilizzata, per esempio, per consulenze aziendali, organizzative, informatiche, commerciali, tecniche o strategiche. Per le professioni soggette a una specifica disciplina ordinistica devono inoltre essere rispettati gli obblighi informativi e le regole sul compenso previsti per quella professione.
Quando il rapporto richiede una disciplina più articolata su recesso, responsabilità, proprietà intellettuale, riservatezza, trattamento dei dati o altri aspetti, è preferibile affiancare alla proposta un contratto di consulenza professionale.
Proposta commerciale e contratto non sono sempre documenti distinti
La denominazione attribuita al documento non determina da sola i suoi effetti. Una proposta che contiene gli elementi essenziali dell’incarico e manifesta la volontà del consulente di vincolarsi può costituire una vera proposta contrattuale. In base all’art. 1326 del Codice Civile, il contratto si conclude quando chi ha formulato la proposta viene a conoscenza dell’accettazione dell’altra parte.
Se il cliente restituisce la proposta firmata esattamente secondo le condizioni indicate e con le modalità richieste, può quindi nascere direttamente il rapporto contrattuale. Se invece l’accettazione contiene modifiche a compenso, attività, tempi o altre condizioni, non costituisce una semplice accettazione: può configurare una nuova proposta che dovrà essere a sua volta accettata.
Se il consulente non vuole che la proposta produca da sola questo effetto, è opportuno specificare chiaramente che si tratta di un documento commerciale non vincolante e che l’incarico sarà perfezionato soltanto mediante la successiva sottoscrizione di un contratto o di una lettera d’incarico.
Cosa indicare nella proposta
Il documento deve innanzitutto identificare il consulente e il potenziale cliente. Per una società è opportuno riportare denominazione, sede, partita IVA o codice fiscale e referente del progetto. Per il professionista devono essere indicati almeno nome, cognome, recapiti e dati fiscali pertinenti.
L’oggetto della consulenza deve essere descritto in modo concreto. Formule come “consulenza aziendale” o “supporto strategico” sono normalmente troppo generiche se il documento deve costituire la base effettiva dell’incarico. È preferibile precisare quali problemi saranno analizzati, quali attività sono comprese e quali restano escluse.
Quando sono previsti risultati materiali, devono essere descritti i deliverable. Possono consistere, per esempio, in una relazione, un’analisi, un piano operativo, una presentazione, una procedura, sessioni formative o incontri periodici. È utile indicare anche formato e modalità di consegna quando rilevanti.
Tempi, fasi e collaborazione del cliente
La proposta dovrebbe indicare quando può iniziare l’incarico, la durata stimata e le principali scadenze. Se il progetto è articolato in più fasi, può essere utile collegare ogni fase al relativo risultato o momento di approvazione.
I tempi devono tenere conto anche delle attività richieste al cliente. Se il consulente ha bisogno di documenti, dati, accessi, interviste con il personale o approvazioni intermedie, è opportuno specificarlo. In questo modo è possibile distinguere un ritardo imputabile al consulente da quello causato dalla mancata collaborazione del committente.
Se eventuali richieste aggiuntive possono modificare tempi e compenso, la proposta dovrebbe stabilire che le variazioni dell’ambito dell’incarico siano concordate prima dell’esecuzione delle attività ulteriori.
Compenso, spese e modalità di pagamento
Il corrispettivo deve essere indicato senza ambiguità. Può essere stabilito come importo complessivo, tariffa oraria o giornaliera, compenso periodico oppure come prezzo collegato alle diverse fasi del progetto.
È opportuno precisare se l’importo indicato comprende o esclude IVA, contributi previdenziali, trasferte e altre spese. Devono inoltre essere indicati eventuale acconto, scadenze intermedie, saldo e modalità di pagamento.
Per le professioni regolamentate, l’art. 9 del D.L. 1/2012 prevede specifici obblighi di informazione al cliente: il professionista deve comunicare in forma scritta o digitale il grado di complessità dell’incarico, gli oneri ipotizzabili e i dati della polizza professionale e rendere preventivamente nota la misura del compenso attraverso un preventivo di massima con le relative voci di costo. Questa disciplina non deve essere estesa automaticamente a qualsiasi attività genericamente definita di consulenza, ma va considerata quando il servizio è svolto nell’ambito di una professione regolamentata.
Validità e accettazione della proposta
È consigliabile indicare una data entro la quale il cliente può accettare le condizioni economiche e operative proposte. Trascorso il termine, il consulente potrà confermare la disponibilità oppure formulare una nuova offerta.
Il termine previsto per l’accettazione non deve essere confuso automaticamente con l’irrevocabilità della proposta. Se il consulente intende obbligarsi a mantenerla ferma fino a una determinata data, questa volontà deve essere espressa chiaramente. L’art. 1329 del Codice Civile disciplina infatti separatamente la proposta irrevocabile.
La proposta dovrebbe inoltre stabilire come deve essere comunicata l’accettazione. Può essere prevista, per esempio, la restituzione del documento firmato, la firma digitale oppure una conferma espressa inviata all’indirizzo indicato. Quando il cliente è una società è opportuno verificare che l’accettazione provenga da un soggetto autorizzato a impegnarla.
Riservatezza, dati e proprietà dei risultati
Se durante la fase preliminare il cliente comunica strategie, dati commerciali, documenti interni o altre informazioni riservate, può essere utile disciplinarne l’utilizzo già prima dell’avvio dell’incarico. Quando la riservatezza assume particolare importanza può essere predisposto separatamente un accordo di riservatezza.
Se la consulenza produce documenti, software, contenuti, analisi, metodologie o altri risultati suscettibili di tutela, è opportuno chiarire chi potrà utilizzarli e con quali limiti. Devono essere distinti i risultati realizzati specificamente per il cliente dal know-how, dagli strumenti e dai materiali che appartenevano già al consulente prima dell’incarico.
Quando il consulente accede a dati personali per conto del cliente, devono inoltre essere valutati separatamente i ruoli privacy e gli eventuali adempimenti previsti dalla normativa sulla protezione dei dati.
Quando utilizzare un contratto separato
Per una consulenza semplice e di durata limitata, una proposta sufficientemente dettagliata e sottoscritta per accettazione può anche costituire il documento principale del rapporto. Per incarichi continuativi, economicamente rilevanti o caratterizzati da responsabilità particolari è invece preferibile utilizzare un contratto separato.
Il contratto permette di disciplinare in modo più preciso recesso, sospensione dell’attività, inadempimento, riservatezza, proprietà intellettuale, responsabilità, eventuali collaboratori, trattamento dei dati e gestione delle controversie. In questi casi la proposta può rimanere il documento commerciale che descrive progetto e compenso, mentre il contratto regola le condizioni giuridiche della collaborazione.