In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di consegna carta di credito aziendale Word e PDF da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile editabile che può essere utilizzato come esempio per scrivere una lettera di consegna carta di credito aziendale.
Come Scrivere una Lettera di Consegna Carta di Credito Aziendale
L’azienda può decidere di assegnare una carta di credito aziendale a un proprio dipendente per agevolare lo svolgimento di specifiche attività lavorative, soprattutto legate a spese di servizio debitamente documentate e giustificate. Le spese ammissibili variano a seconda delle politiche aziendali, ma in genere includono:
-Spese di trasporto: acquisto di biglietti ferroviari, taxi, noleggio auto, ecc. per viaggi di lavoro.
-Vitto e alloggio: pasti e pernottamenti sostenuti durante trasferte o missioni aziendali.
-Acquisti straordinari e urgenti: questi devono essere preventivamente autorizzati dall’azienda, salvo eccezioni legate all’urgenza.
-Spese di rappresentanza: spese sostenute per conto dell’azienda con finalità di pubbliche relazioni o promozionali, come pranzi con clienti o fornitori.
-Spese di piccola cassa: acquisti di beni e servizi non pianificati, che risultano necessari per il corretto svolgimento delle attività lavorative in circostanze d’emergenza o quando non sia possibile ottenere un’autorizzazione immediata.
Le spese ammissibili sono definite dalla direzione amministrativa e, generalmente, sono dettagliate in un apposito regolamento interno che disciplina l’utilizzo della carta di credito aziendale. Questo regolamento stabilisce chiaramente quali spese possono essere coperte con la carta e quali sono escluse, insieme alle modalità di rendicontazione e alle responsabilità del dipendente.
Ogni spesa effettuata con la carta di credito aziendale deve essere rendicontata. Il dipendente è obbligato a presentare i giustificativi di spesa, come scontrini, fatture, ricevute, e altri documenti pertinenti per ogni operazione eseguita. Questa procedura è fondamentale per garantire la trasparenza e la corretta gestione delle risorse aziendali. La mancata presentazione dei giustificativi può comportare l’addebito delle spese al dipendente stesso.
L’azienda si riserva il diritto di monitorare costantemente l’uso della carta di credito aziendale. In qualsiasi momento, la direzione può decidere di revocare, sospendere o limitare l’uso della carta, senza necessità di preavviso, qualora ritenga che l’assegnatario non stia rispettando le condizioni d’uso o se le necessità aziendali cambiano. Questa facoltà è finalizzata a tutelare l’azienda da possibili abusi o utilizzi impropri.
Il dipendente è tenuto ad adottare tutte le precauzioni necessarie per garantire la sicurezza e il corretto utilizzo della carta di credito aziendale. Questo include la custodia della carta e la segnalazione tempestiva in caso di smarrimento o furto. In caso di uso non autorizzato o improprio della carta, il dipendente è responsabile delle spese sostenute. L’azienda potrebbe, in tal caso, rivalersi sul dipendente per recuperare eventuali costi non giustificati o non approvati.
Infine, l’azienda può implementare misure di controllo preventivo, come limiti giornalieri o mensili di spesa e restrizioni su determinate categorie di acquisti, per garantire un uso corretto della carta di credito aziendale e prevenire abusi. L’adozione di queste pratiche consente di mantenere un rigoroso controllo sulle spese e tutelare l’azienda da eventuali utilizzi inappropriati o fraudolenti.
Nel modulo di consegna carta di credito aziendale, devono essere inserite diverse informazioni fondamentali per garantire un uso corretto e trasparente della carta. Ecco le informazioni che devono essere presenti
-Dati del Dipendente
Nome e Cognome: Il nome completo del dipendente che riceve la carta.
Matricola Aziendale: Numero identificativo del dipendente, utilizzato internamente dall’azienda.
Reparto/Divisione: L’unità organizzativa o dipartimento in cui il dipendente lavora.
Mansione: Il ruolo o la posizione ricoperta dal dipendente all’interno dell’azienda.
Numero di Telefono: Contatto telefonico del dipendente.
Indirizzo Mail: Mail aziendale del dipendente per eventuali comunicazioni relative all’uso della carta.
-Dati della Carta di Credito Aziendale
Circuito: Il circuito di pagamento della carta (ad esempio, Visa, Mastercard, ecc.).
Numero della Carta (ultime 4 cifre): Le ultime quattro cifre della carta di credito per identificazione, senza esporre l’intero numero per motivi di sicurezza.
Limite di Spesa Mensile: L’importo massimo di spesa autorizzata mensilmente.
Data di Rilascio: Il giorno in cui la carta viene consegnata al dipendente.
Data di Scadenza: La data in cui la carta scade e deve essere rinnovata.
Emittente della Carta: La banca o l’istituto finanziario che ha emesso la carta.
Codice PIN (se applicabile): Eventuale codice PIN, se necessario per l’uso della carta.
-Finalità di Utilizzo della Carta
Una sezione per specificare gli scopi autorizzati per l’uso della carta. Le opzioni più comuni includono
Spese di Trasporto: Utilizzabile per taxi, benzina, ecc.
Spese di Vitto e Alloggio: Per pranzi di lavoro e soggiorni in hotel durante trasferte.
Acquisti Straordinari o Urgenti: Per beni e servizi di emergenza o non preventivabili.
Spese di Rappresentanza: Costi legati alla rappresentazione aziendale (eventi, incontri con clienti, ecc.).
Spese di Piccola Cassa: Per acquisti di beni o servizi di valore ridotto necessari al funzionamento quotidiano.
-Condizioni di Utilizzo
Questa sezione deve elencare le regole fondamentali che il dipendente deve rispettare nell’uso della carta
Uso esclusivamente aziendale: La carta deve essere utilizzata solo per scopi aziendali e conformi al regolamento interno.
Rendicontazione obbligatoria: Ogni spesa deve essere accompagnata da un giustificativo, come ricevute o fatture.
Non cedibilità: La carta è personale e non può essere ceduta a terzi.
Smarrimento o furto: Il dipendente deve avvisare immediatamente l’azienda e la banca in caso di smarrimento o furto.
Revoca o sospensione: L’azienda può revocare o limitare l’uso della carta in qualsiasi momento.
Uso non autorizzato: Qualsiasi utilizzo non autorizzato sarà responsabilità del dipendente.
-Responsabilità del Dipendente
Una dichiarazione in cui il dipendente conferma di
Avere ricevuto la carta.
Essere a conoscenza delle regole di utilizzo.
Assumersi la responsabilità di eventuali usi impropri.
-Firma per Accettazione
Firma del Dipendente: Il dipendente deve firmare per confermare di aver accettato e compreso i termini.
Data: Data della firma del modulo.
-Consegna della Carta
Data di Consegna: Data in cui la carta viene consegnata.
Nome del Responsabile: Il nome del responsabile che ha consegnato la carta.
Firma del Responsabile: Firma del responsabile per confermare l’avvenuta consegna.
Fac Simile Consegna Carta di Credito Aziendale Word
Il modello di consegna carta di credito aziendale Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati indicati in precedenza.
Modulo Consegna Carta di Credito Aziendale PDF Editabile
In questa sezione è disponibile un fac simile consegna carta di credito aziendale PDF editabile.