In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF per documentare la consegna di una carta di credito aziendale a un dipendente. Il fac simile consente di identificare la carta assegnata, indicare le finalità e i limiti di utilizzo e attestare la consegna mediante la firma del dipendente e del responsabile.
Prima dell’utilizzo deve essere adattato alle condizioni della carta, alle procedure aziendali e alle regole applicabili al rapporto di lavoro. Per motivi di sicurezza il PIN non deve essere riportato nel modulo: l’eventuale campo dedicato al PIN presente nel fac simile deve quindi essere lasciato vuoto o eliminato nella versione Word.
Fac Simile Consegna Carta di Credito Aziendale Word
La versione Word è indicata quando occorre personalizzare le condizioni di utilizzo, i limiti di spesa, le categorie di acquisti autorizzati o le procedure di rendicontazione. Prima della firma è opportuno eliminare le clausole non applicabili e lasciare vuoto o rimuovere il campo relativo al PIN.
Modulo Consegna Carta di Credito Aziendale PDF
Il PDF può essere utilizzato come modello per formalizzare la consegna della carta. Anche in questo caso il PIN non deve essere inserito nel documento. Se le condizioni indicate nel fac simile non coincidono con quelle effettivamente adottate dall’azienda, è preferibile utilizzare la versione Word e modificarle prima della sottoscrizione.
A cosa serve il modulo di consegna della carta aziendale
Il modulo serve soprattutto a lasciare una traccia dell’assegnazione della carta e delle condizioni comunicate al dipendente. Può indicare quali spese sono autorizzate, il limite di utilizzo, le modalità di rendicontazione, gli obblighi di custodia e le procedure da seguire in caso di smarrimento, furto o cessazione dell’assegnazione.
Le spese consentite non sono uguali per tutte le aziende. Possono comprendere, per esempio, trasporti, vitto e alloggio durante le trasferte, acquisti aziendali autorizzati e spese di rappresentanza. È quindi preferibile che il modulo richiami le regole effettivamente adottate dall’impresa. Quando occorre disciplinare in maniera più completa autorizzazioni, limiti, divieti e rendicontazione può essere utilizzato anche un regolamento per l’utilizzo della carta di credito aziendale, eventualmente coordinato con il più generale regolamento interno aziendale.
Come compilare il modulo
Nella parte relativa al dipendente è possibile indicare nome e cognome, matricola, reparto o funzione, mansione e recapiti aziendali. Per identificare la carta sono normalmente sufficienti l’emittente, il circuito, le ultime quattro cifre del numero, la scadenza e gli eventuali limiti di spesa. Non è necessario riportare nel verbale l’intero numero della carta quando le ultime quattro cifre permettono già di individuare con certezza lo strumento assegnato.
È importante indicare con precisione la data effettiva di consegna e distinguere questa informazione dall’eventuale data di emissione della carta. Il modulo può inoltre specificare il plafond o il limite interno attribuito al dipendente, le categorie di spesa consentite, gli eventuali acquisti che richiedono un’autorizzazione preventiva e l’ufficio al quale devono essere trasmessi i giustificativi.
Per la rendicontazione è utile stabilire in anticipo quali documenti devono essere conservati e con quali tempi devono essere presentati. In base alla procedura adottata dall’azienda possono essere richiesti fatture, ricevute, scontrini, titoli di viaggio o altra documentazione relativa all’operazione. Quando è prevista una rendicontazione periodica delle spese può essere utile affiancare al modulo una nota spese.
PIN, custodia e smarrimento della carta
Il PIN è una credenziale personale di sicurezza e non deve essere trascritto nel modulo di consegna, comunicato al responsabile aziendale o conservato insieme alla carta. La Banca d’Italia, nelle indicazioni sulla sicurezza dei pagamenti, raccomanda di mantenerlo segreto e separato dalla carta.
Il dipendente deve inoltre conoscere la procedura da seguire in caso di perdita o furto. In particolare, la carta deve essere bloccata tempestivamente attraverso i canali messi a disposizione dall’emittente e l’evento deve essere comunicato all’azienda secondo la procedura interna. Per gli ulteriori adempimenti, compresa l’eventuale denuncia, occorre seguire le istruzioni dell’emittente e valutare le circostanze concrete.
Uso non autorizzato e responsabilità del dipendente
Nel definire le condizioni di utilizzo è preferibile evitare formule secondo cui qualsiasi operazione non autorizzata viene automaticamente addebitata al dipendente. Occorre distinguere, per esempio, una spesa personale effettuata volontariamente da un’operazione fraudolenta eseguita da terzi dopo il furto o la clonazione della carta.
Eventuali richieste di restituzione di somme o conseguenze disciplinari devono essere valutate in relazione alla condotta concretamente accertata, alle regole aziendali comunicate al lavoratore, al contratto e al CCNL applicabile e alla disciplina vigente. La firma sul modulo è utile per attestare la consegna della carta e la conoscenza delle relative condizioni, ma non rende automaticamente applicabile qualsiasi previsione inserita nel documento.
Come formalizzare la consegna e la restituzione
Al momento della consegna è opportuno riportare la data, il nome del responsabile che affida la carta e le firme delle parti. Una copia può essere conservata dall’azienda e una può essere consegnata al dipendente insieme alle regole di utilizzo applicabili. Non è normalmente necessario inviare il modulo tramite PEC o raccomandata quando la consegna avviene direttamente all’interno dell’azienda, salvo che una specifica procedura interna preveda diversamente.
È utile stabilire anche quando la carta deve essere restituita, per esempio alla cessazione dell’incarico che ne giustificava l’assegnazione, alla richiesta dell’azienda o alla conclusione del rapporto di lavoro. La restituzione può essere documentata con una ricevuta o un verbale interno che identifichi la carta mediante le ultime quattro cifre e riporti la data di riconsegna.