In questa pagina sono disponibili due fac simile con funzioni diverse, un modello Word per chiedere al commercialista la restituzione della documentazione e un modello PDF per documentare l’avvenuta consegna. Si tratta di fac simile liberi e non di modulistica ufficiale o obbligatoria.
Se devi ancora ottenere i documenti, utilizza la richiesta Word. Se invece la documentazione viene effettivamente riconsegnata, il verbale PDF consente di indicare ciò che è stato restituito e di lasciare prova della consegna. La richiesta dei documenti non sostituisce l’eventuale comunicazione con cui viene revocato l’incarico professionale.
Richiesta Restituzione Documenti Commercialista Word
Il modello Word è destinato al cliente che vuole chiedere formalmente la restituzione della documentazione affidata al commercialista. Può essere modificato specificando il rapporto professionale, i documenti richiesti, i periodi interessati e le modalità con cui si desidera riceverli.
Verbale Restituzione Documenti Commercialista PDF
Il modello PDF è invece destinato alla fase della consegna. Può essere utilizzato per documentare quali atti e documenti sono stati effettivamente restituiti e per ottenere una ricevuta della riconsegna. È particolarmente utile quando il passaggio avviene alla cessazione dell’incarico o in occasione del trasferimento della documentazione a un nuovo professionista.
Quando il Commercialista Deve Restituire i Documenti
L’articolo 2235 del Codice civile stabilisce, in via generale, che il prestatore d’opera non può ritenere le cose e i documenti ricevuti, se non per il periodo strettamente necessario alla tutela dei propri diritti secondo le regole applicabili alla professione.
Per i dottori commercialisti e gli esperti contabili la disciplina è precisata dal Codice Deontologico della professione, nella versione approvata dal Consiglio Nazionale il 21 marzo 2024 e aggiornata il 20 novembre 2025. L’articolo 22, comma 5, prevede che il professionista restituisca senza ritardo al cliente, quando questi lo richiede e previo rilascio di ricevuta, la documentazione ricevuta dal cliente per lo svolgimento dell’incarico.
Lo stesso articolo consente al commercialista di conservarne una copia quando ciò sia necessario per documentare i propri adempimenti oppure per ottenere il pagamento del compenso, ma non oltre l’avvenuto pagamento integrale. Questo non significa che possa trattenere gli originali ricevuti dal cliente come forma di pressione per ottenere il saldo della parcella. L’articolo 24, comma 6, vieta espressamente di ritenere documenti e atti ricevuti dal cliente a causa del mancato pagamento degli onorari o del mancato rimborso delle spese, fatto salvo quanto previsto per la conservazione delle copie.
La disciplina riguarda anche la possibilità di ottenere documentazione relativa all’attività svolta. L’articolo 21, comma 5, stabilisce che, quando ne viene richiesto, il professionista deve fornire al cliente copia degli atti e dei documenti, anche provenienti da terzi, che riguardano l’oggetto e l’esecuzione dell’incarico. È quindi utile distinguere nella richiesta tra documentazione originariamente consegnata dal cliente, che deve essere restituita, e copie di atti, dichiarazioni, comunicazioni o altri documenti relativi all’attività professionale che si chiede di ricevere.
Restituzione dei Documenti in Caso di Cambio del Commercialista
La richiesta è particolarmente utile quando il cliente decide di cambiare consulente. Se occorre anche porre fine formalmente al rapporto, può essere predisposta separatamente una lettera di revoca dell’incarico professionale. Nella stessa comunicazione, oppure con una richiesta distinta, possono essere indicate le modalità per la restituzione dei documenti.
Quando subentra un altro commercialista, l’articolo 15, comma 3, del Codice Deontologico prevede che il professionista sostituito presti piena collaborazione al collega e gli trasmetta senza indugio, previo consenso del cliente, tutta la documentazione in suo possesso, adoperandosi affinché il passaggio non arrechi pregiudizio al cliente. Se è quindi previsto l’invio diretto al nuovo studio, è opportuno che il cliente indichi chiaramente nella richiesta il professionista destinatario e autorizzi la trasmissione della documentazione.
Una situazione diversa si verifica quando è il commercialista a cessare il rapporto. In questo caso può essere utile il modello di rinuncia all’incarico professionale. Anche in tale ipotesi la gestione della documentazione deve essere tenuta distinta dalla cessazione dell’incarico e dagli eventuali rapporti economici ancora da definire.
Come Compilare la Richiesta di Restituzione
Nella lettera è opportuno identificare chiaramente il cliente e il commercialista, indicare l’incarico al quale la richiesta si riferisce e specificare la documentazione che deve essere restituita. Una richiesta generica di “tutti i documenti” può creare incertezze, soprattutto quando il rapporto è durato diversi anni. Quando possibile, è preferibile indicare le categorie di documenti e i relativi periodi, per esempio documenti contabili consegnati allo studio, registri, dichiarazioni fiscali, ricevute di presentazione, comunicazioni ricevute per conto del cliente e altra documentazione collegata all’incarico.
L’elenco deve essere adattato alla situazione concreta. I documenti effettivamente esistenti dipendono dal tipo di cliente, dal regime contabile, dalle prestazioni affidate al commercialista e dalla durata dell’incarico. Non è quindi opportuno inserire automaticamente nel modello documenti che non sono mai stati consegnati allo studio o che non rientravano nelle attività affidate al professionista.
È inoltre utile indicare come dovrà avvenire la riconsegna. I documenti possono essere ritirati personalmente, consegnati a una persona delegata oppure, con il consenso del cliente, trasmessi al nuovo commercialista. Se il rapporto è conflittuale o è importante poter dimostrare la data della richiesta, può essere opportuno utilizzare un mezzo che consenta di documentare l’invio e la ricezione, come PEC o raccomandata. Non esiste però una modalità unica obbligatoria per ogni situazione: devono essere considerate anche le eventuali previsioni dell’incarico professionale e le caratteristiche dei documenti da trasferire.
Come Utilizzare il Verbale di Restituzione
Il verbale dovrebbe descrivere con sufficiente precisione ciò che viene effettivamente consegnato. È utile riportare i dati del professionista e del cliente, la data della riconsegna, la modalità utilizzata e un elenco dei documenti, specificando quando necessario il periodo di riferimento e se si tratta di originali, copie o documenti in formato digitale.
Se una parte della documentazione non viene consegnata nello stesso momento, è preferibile indicarlo espressamente anziché utilizzare formule generiche dalle quali possa sembrare che l’intero fascicolo sia stato restituito. Allo stesso modo, eventuali osservazioni su documenti mancanti o su successive integrazioni possono essere riportate nel verbale.
Quando la consegna avviene a mano, il documento può essere sottoscritto dal soggetto che riceve la documentazione e conservato dal professionista come ricevuta. È opportuno che anche il cliente conservi una copia. In caso di trasmissione digitale, l’elenco dei file consegnati può essere conservato insieme alle ricevute della PEC o alle altre prove dell’avvenuta trasmissione.
La ricevuta è particolarmente importante perché il Codice Deontologico collega espressamente la restituzione della documentazione ricevuta dal cliente al rilascio di una ricevuta. Il verbale disponibile in questa pagina svolge proprio questa funzione pratica, mentre la richiesta Word serve alla fase precedente, cioè a chiedere che i documenti vengano messi a disposizione e riconsegnati.