In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile restituzione documenti commercialista Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile che può essere utilizzato come esempio di lettera di consegna documenti commercialista.
Restituzione Documenti del Commercialista
Il rapporto tra commercialista e cliente, in merito alla restituzione dei documenti, è disciplinato da un insieme di regole che tutelano sia la riservatezza del cliente che il diritto del professionista di difendersi o di completare le proprie attività. Al centro di questa materia si trova il divieto di ritenzione del professionista intellettuale, secondo cui chi esercita una prestazione di natura non manuale, come avvocati, notai e commercialisti, non può trattenere documenti che appartengono al proprio assistito, salvo specifiche eccezioni riconosciute dalla legge. Questa norma, richiamata dall’articolo 2235 del Codice Civile, stabilisce che il commercialista non può mantenere presso la propria sede le cose e i documenti ricevuti, se non per il periodo strettamente necessario a tutelare i propri diritti secondo le disposizioni che regolamentano la sua professione. In sostanza, viene vietato al professionista di rifiutarsi di riconsegnare al cliente i documenti ricevuti per lo svolgimento dell’incarico, salvo che il momentaneo trattenimento di tali documenti non si riveli indispensabile a comprovare l’avvenuto adempimento, a difendere un proprio diritto al compenso o a completare le operazioni necessarie per fornire la consulenza richiesta.
L’obbligo di restituzione si manifesta in modo particolarmente importante quando il cliente decide di revocare il mandato al commercialista. In questo caso, anche se il commercialista non ha ancora ricevuto il compenso che ritiene di dovere percepire, deve comunque consegnare tutta la documentazione acquisita. Il Codice Deontologico dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, all’articolo 16 comma 3, chiarisce infatti che il professionista deve collaborare con il collega che assumerà il nuovo incarico, fornendo senza ritardi tutto il materiale. È prevista, quindi, una netta separazione tra la tutela del proprio onorario e l’obbligo di riconsegnare tempestivamente ogni documento appartenente al cliente. Questo principio nasce dall’esigenza di proteggere la sfera privata e patrimoniale dell’assistito, che ha pieno diritto di tornare in possesso dei dati e delle informazioni fornite al commercialista nel corso del rapporto professionale.
È importante approfondire le situazioni in cui il professionista è autorizzato a trattenere la documentazione. Può accadere, per esempio, che il cliente sollevi contestazioni accusando il commercialista di non aver svolto correttamente taluni adempimenti o di aver causato un danno economico. Qualora il commercialista debba difendersi in una controversia legale o dimostrare il regolare svolgimento del proprio incarico, ha la facoltà di conservare i documenti necessari a comprovare la correttezza del suo operato. Ciò non significa che il professionista possa utilizzare questo diritto per trattenere qualunque atto, bensì soltanto ciò che risulta indispensabile per l’eventuale difesa. Vi è poi il caso in cui il commercialista abbia appena ricevuto l’incarico dal cliente e necessiti di analizzare a fondo la situazione fiscale e contabile, cosa che gli impone di custodire i documenti per il tempo utile all’elaborazione dei dati e alla predisposizione degli adempimenti di legge. Terminata la fase di studio, il materiale deve essere comunque reso disponibile al cliente su richiesta.
Vi sono anche ipotesi in cui il commercialista decide di rinunciare all’incarico. Tale scelta può dipendere da diverse circostanze, come l’impossibilità di proseguire nella collaborazione o il venire meno dei requisiti di fiducia reciproca. Se il recesso proviene dal professionista, egli è tenuto a restituire al cliente tutti i documenti ricevuti o prodotti per suo conto. Al contempo, il commercialista ha la possibilità di conservare soltanto una copia di tali documenti, finalizzata unicamente a rivendicare eventuali compensi ancora non corrisposti, ma senza ostacolare in alcun modo la piena disponibilità degli originali da parte del cliente.
Per comprendere meglio quali documenti debbano essere effettivamente riconsegnati, bisogna distinguere tra ciò che il professionista riceve dal cliente, ciò che elabora per suo conto e ciò che perviene da terzi. Il cliente conserva il diritto di ottenere di nuovo quanto ha consegnato all’inizio dell’incarico, come fatture, ricevute, contratti e qualsiasi altro atto necessario all’espletamento delle funzioni di consulenza. Ha diritto di ricevere anche i documenti che il commercialista abbia ricevuto da soggetti esterni, per esempio comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate, in quanto materiale riferito al cliente e non al professionista. Devono inoltre essergli restituiti gli atti che il commercialista ha prodotto per suo conto, come dichiarazioni fiscali, bilanci e registri contabili. Non rientrano, invece, fra i documenti da restituire i fogli di lavoro, le bozze, gli appunti e gli schemi interni che il professionista utilizza come supporto operativo per la propria attività, poiché si tratta di elaborazioni personali che non costituiscono documentazione di proprietà del cliente.
La ragione di queste norme è chiara. Da un lato, il cliente deve poter riprendere pieno possesso dei dati che lo riguardano, sia per tutelare la propria privacy che per averli prontamente disponibili in caso di necessità. Dall’altro lato, il commercialista non può vedere frustrata l’esigenza di giustificare la qualità del proprio lavoro né essere privato della possibilità di difendersi dalle pretese infondate del cliente. Il sistema, in tal modo, preserva l’equilibrio tra il diritto del cliente a ottenere la documentazione e la giusta esigenza del professionista di tutelare la propria posizione, sempre nel rispetto del Codice Deontologico che impone collaborazione e correttezza nei passaggi di consegne fra colleghi. Il principio di fondo è che il commercialista è un depositario di informazioni spesso molto delicate sul piano economico e personale, le quali vanno gestite secondo i rigorosi criteri di riservatezza e trasparenza previsti dalla legge.
In definitiva, il divieto di ritenzione impone un dovere di riconsegna esteso a tutti i materiali che appartengono originariamente al cliente, a quelli creati nell’interesse del cliente e a quelli ricevuti da terzi per suo conto, mentre il professionista può trattenere o riprodurre a proprie spese soltanto ciò che risulta strettamente necessario alla difesa dei propri diritti o all’espletamento dei compiti che gli sono stati assegnati. Questa regola, unita all’obbligo di collaborazione con il nuovo professionista in caso di revoca del mandato, garantisce che il rapporto tra commercialista e assistito resti improntato a fiducia, salvaguardia della privacy e puntuale rispetto dei reciproci diritti e doveri.
Fac Simile Lettera Restituzione Documenti Commercialista Word
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