In questa pagina sono disponibili un modello Word e un fac simile PDF per richiedere alla banca copia di contratti, estratti conto e altra documentazione relativa a un rapporto bancario. Si tratta di modelli generici e non di moduli ufficiali: la banca può mettere a disposizione propri canali o moduli, che è opportuno utilizzare quando previsti.
Per la documentazione relativa a singole operazioni, l’articolo 119, comma 4, del Testo Unico Bancario riconosce al cliente e agli altri soggetti legittimati il diritto di ottenere copia dei documenti relativi agli ultimi dieci anni, entro un termine congruo e comunque non superiore a 90 giorni. Prima dell’invio è importante indicare con precisione il rapporto, il periodo e i documenti richiesti.
Modulo Richiesta Documenti Bancari Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del richiedente, gli estremi del rapporto bancario, i documenti richiesti e il periodo di riferimento.
Fac Simile Richiesta Documenti Bancari PDF
Il PDF può essere utilizzato come traccia per predisporre la richiesta.
Quali Documenti si Possono Richiedere alla Banca
La disciplina principale è contenuta nell’articolo 119 del D.Lgs. 385/1993. Il comma 4 prevede che il cliente, chi gli succede a qualunque titolo e chi subentra nell’amministrazione dei suoi beni possano ottenere copia della documentazione relativa a singole operazioni poste in essere nei dieci anni precedenti la richiesta.
Rientrano normalmente in questo ambito gli estratti conto e i documenti relativi alle operazioni eseguite sul rapporto, purché il periodo richiesto ricada nel limite temporale previsto. Il termine di dieci anni viene considerato a ritroso rispetto al momento della richiesta.
Per i contratti bancari il quadro è differente. L’articolo 117 TUB stabilisce che i contratti devono essere redatti per iscritto e che un esemplare deve essere consegnato al cliente. Secondo l’orientamento dell’Arbitro Bancario Finanziario, la richiesta di una copia del contratto e dei relativi allegati trova fondamento nell’articolo 117 TUB e nei principi di correttezza e buona fede, e non nel limite decennale previsto dall’articolo 119 per le singole operazioni.
Questo non significa però che la copia di un contratto possa essere pretesa senza alcun limite temporale dopo la cessazione del rapporto. L’Arbitro Bancario Finanziario ha chiarito che, dopo la chiusura del rapporto, il diritto alla consegna della documentazione contrattuale è soggetto in linea generale alla prescrizione ordinaria decennale, salvo gli effetti di eventuali atti interruttivi.
Come Compilare la Richiesta
La richiesta deve consentire alla banca di individuare senza difficoltà il rapporto e i documenti desiderati. Non occorre conoscere necessariamente ogni riferimento interno utilizzato dall’intermediario, ma è opportuno fornire tutti gli elementi disponibili.
- nome, cognome, codice fiscale e recapiti del richiedente;
- denominazione della banca e, quando utile, filiale presso cui era intrattenuto il rapporto;
- numero del conto, IBAN, numero del finanziamento o altro identificativo disponibile;
- tipo di rapporto, per esempio conto corrente, apertura di credito, mutuo o deposito;
- elenco preciso dei documenti richiesti;
- periodo al quale si riferisce la documentazione;
- modalità con cui si desidera ricevere i documenti, se la banca consente di esprimere una preferenza;
- data e firma, quando richieste dalla modalità di trasmissione utilizzata.
Per la documentazione relativa a singole operazioni è preferibile indicare, quando possibile, date o intervalli temporali. Una richiesta come “tutta la documentazione del conto dal 1 gennaio 2022 al 31 dicembre 2024” consente di individuare il materiale con maggiore precisione rispetto a una formula generica.
Se la richiesta non riguarda specificamente un rapporto bancario, può essere utilizzato il fac simile di lettera formale di richiesta documenti.
Chi Può Richiedere la Documentazione
L’articolo 119, comma 4, riconosce il diritto non soltanto al cliente, ma anche a chi gli succede a qualunque titolo e a chi subentra nell’amministrazione dei suoi beni. Può quindi essere necessario dimostrare la qualità in base alla quale viene presentata la richiesta, per esempio quando ad agire è un erede o un soggetto che amministra il patrimonio del cliente.
La banca può chiedere i documenti necessari per identificare il richiedente e verificarne la legittimazione. È quindi utile controllare preventivamente le istruzioni dell’intermediario e allegare la documentazione richiesta, evitando di inviare dati personali non necessari.
Termine di 90 Giorni e Costi
Per i documenti relativi alle singole operazioni disciplinati dall’articolo 119, comma 4, la banca deve fornire la copia entro un termine congruo e comunque non oltre 90 giorni dalla richiesta. La normativa consente di porre a carico del cliente soltanto i costi di produzione della documentazione.
Le disposizioni di trasparenza della Banca d’Italia prevedono inoltre che l’intermediario indichi al cliente, al momento della richiesta, il presumibile importo delle spese. Il costo non deve quindi trasformarsi in un corrispettivo ulteriore per il semplice esercizio del diritto di ottenere la documentazione.
Come Inviare la Richiesta alla Banca
Non esiste un unico modulo nazionale né una modalità di invio valida per tutte le banche. È opportuno verificare sul sito dell’intermediario o nel contratto quali canali sono disponibili. La richiesta può essere trasmessa, a seconda delle procedure adottate dalla banca, tramite PEC, raccomandata, consegna in filiale con ricevuta, area riservata o altro canale indicato dall’intermediario.
Quando è importante poter dimostrare la data della richiesta, è consigliabile scegliere una modalità che lasci una prova della consegna e conservarne una copia completa insieme agli eventuali allegati. La richiesta di documentazione non coincide necessariamente con un reclamo: può essere indirizzata al canale indicato dalla banca per la gestione dei documenti senza dover coinvolgere preventivamente Banca d’Italia o altre autorità.
Cosa Fare se la Banca Non Consegna i Documenti
Se la banca non fornisce la documentazione richiesta, la consegna solo in parte oppure applica condizioni ritenute non conformi, è possibile inviare un reclamo scritto all’Ufficio Reclami dell’intermediario. Prima del reclamo può essere utile anche un sollecito formale per mancata risposta, soprattutto quando si vuole richiamare la richiesta già trasmessa.
Per le controversie bancarie, l’intermediario ha in via generale 60 giorni per rispondere al reclamo. Se la risposta non arriva oppure non è soddisfacente, il cliente può valutare il ricorso all’Arbitro Bancario Finanziario. Il ricorso all’ABF deve essere preceduto dal reclamo all’intermediario e, in via generale, deve essere presentato entro 12 mesi dalla data del reclamo. Quando la controversia presenta profili complessi, riguarda documentazione molto risalente o è collegata a un contenzioso già avviato, può essere opportuno valutare il caso concreto con un professionista prima di intraprendere un’azione giudiziaria.