In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF per documentare le spese sostenute da un volontario nello svolgimento delle attività di un Ente del Terzo Settore. Il fac simile è predisposto soprattutto per trasferte, rimborsi chilometrici, pedaggi, parcheggi, biglietti di viaggio, vitto e alloggio.
Fac Simile Rimborso Spese Volontari Terzo Settore Word
Il modello Word può essere modificato inserendo il progetto o l’attività, il nominativo del volontario, le trasferte effettuate, i chilometri percorsi, le altre spese sostenute e i riferimenti ai relativi giustificativi. Prima dell’utilizzo devono essere verificati i limiti e le condizioni stabiliti dall’ente per i propri volontari.
Modulo Rimborso Spese Volontari Terzo Settore PDF
Il PDF contiene una nota spese organizzata in due sezioni. La prima permette di indicare data, partenza, destinazione, attività svolta, chilometri percorsi, importo per chilometro e rimborso spettante. La seconda riguarda pedaggi, parcheggi, biglietti di viaggio, vitto e alloggio e prevede l’indicazione dei documenti di spesa allegati.
Il modello è quindi adatto soprattutto al rimborso analitico di trasferte e spese documentate. Non contiene invece una specifica autocertificazione predisposta ai sensi dell’art. 17, comma 4, del Codice del Terzo Settore.
Quali Spese Possono Essere Rimborsate al Volontario
La disciplina di riferimento è contenuta nell’art. 17 del D.Lgs. 117/2017, Codice del Terzo Settore. Il comma 3 stabilisce che l’attività del volontario non può essere retribuita in alcun modo, nemmeno dal beneficiario. L’ente tramite il quale viene svolta l’attività può però rimborsare le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, entro i limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabiliti dall’ente stesso.
Sono in ogni caso vietati i rimborsi spese forfettari. Non è quindi corretto riconoscere al volontario una somma fissa semplicemente in ragione delle ore o delle giornate di attività, indipendentemente dalle spese effettivamente sostenute.
Viaggi, vitto, alloggio, pedaggi, parcheggi e altre spese possono essere rimborsati quando sono effettivamente collegati all’attività di volontariato e rispettano le regole stabilite dall’ente. Non esiste un elenco unico valido per ogni ETS: l’organizzazione deve definire preventivamente quali spese ammette, a quali condizioni e con quali eventuali limiti massimi.
Limite di 10 Euro al Giorno e 150 Euro al Mese
Il limite di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili previsto dall’art. 17, comma 4, viene spesso interpretato in modo errato. Non è il tetto massimo generale che un volontario può ricevere come rimborso di spese documentate.
Questi importi riguardano esclusivamente la possibilità di rimborsare le spese sulla base di un’autocertificazione resa ai sensi dell’art. 46 del D.P.R. 445/2000. Per utilizzare questa modalità è inoltre necessario che l’organo sociale competente abbia preventivamente deliberato le tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali l’autocertificazione è ammessa.
Di conseguenza, una spesa effettivamente sostenuta e adeguatamente documentata può anche superare 10 euro al giorno o 150 euro al mese, purché rientri nei limiti e nelle condizioni preventivamente stabiliti dall’ente. Restano sempre vietati i rimborsi forfettari.
La modalità semplificata tramite autocertificazione prevista dal comma 4 non si applica alle attività di volontariato aventi ad oggetto la donazione di sangue e di organi. Le regole generali sul rimborso dei volontari sono riepilogate anche nella pagina dedicata allo svolgimento delle attività di volontariato del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.
Come Compilare il Modulo
Il fac simile disponibile è strutturato come nota spese relativa a un progetto o a una specifica attività. Nella compilazione è opportuno indicare con precisione:
- il progetto o l’attività per cui vengono sostenute le spese;
- il nome del volontario autorizzato;
- la firma del legale rappresentante o del soggetto che autorizza la trasferta secondo le procedure dell’ente;
- la data di ogni trasferta;
- luogo di partenza e destinazione;
- attività svolta e collegamento con le finalità dell’ente;
- chilometri percorsi e criterio di rimborso applicato quando viene utilizzato un mezzo proprio;
- pedaggi, parcheggi, biglietti, vitto, alloggio e altre spese ammesse;
- il riferimento al documento giustificativo per ciascuna spesa;
- il totale del rimborso richiesto;
- il numero dei documenti di spesa allegati;
- data e firma del volontario.
Se l’ente necessita anche di codice fiscale, IBAN, estremi dell’automezzo o altri dati amministrativi, questi possono essere aggiunti alla versione Word. Il PDF disponibile non contiene campi specifici per tutte queste informazioni.
Come Gestire il Rimborso Chilometrico
Il modello contiene una sezione specifica per le trasferte effettuate con mezzo proprio. È possibile indicare percorso, chilometri e importo riconosciuto per chilometro. Prima dell’utilizzo del modulo, l’ente dovrebbe avere definito il criterio applicabile alle trasferte e l’eventuale tariffa chilometrica utilizzata.
Il rimborso deve essere collegato a spostamenti realmente effettuati per l’attività di volontariato. È quindi utile indicare data, luogo di partenza, destinazione, motivo della trasferta e chilometri percorsi. Una somma periodica predeterminata e indipendente dai viaggi effettivi rischierebbe invece di assumere le caratteristiche del rimborso forfettario vietato dall’art. 17.
Quali Giustificativi Conservare
Per il rimborso analitico devono essere conservati i documenti che permettono di dimostrare le spese effettivamente sostenute, secondo le procedure adottate dall’ente. Possono rientrare, in base alla spesa, biglietti di viaggio, ricevute, fatture, scontrini, ricevute di pedaggio o parcheggio e altra documentazione idonea.
Il fac simile prevede espressamente l’indicazione del documento allegato per le spese diverse dal rimborso chilometrico. È opportuno che l’ente stabilisca anche le modalità di presentazione e conservazione dei giustificativi e che il rimborso sia coerente con le proprie regole interne e con la documentazione contabile.
Quando Serve un Modello Diverso
Se l’ente intende utilizzare il sistema semplificato previsto dall’art. 17, comma 4, il fac simile presente in questa pagina non è sufficiente da solo. Occorre che l’organo competente abbia preventivamente individuato le attività e le tipologie di spesa ammesse e che il volontario renda l’autocertificazione prevista dalla norma, rispettando il limite di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili.
Il modulo non deve inoltre essere utilizzato per riconoscere compensi al volontario. L’art. 17 mantiene distinta l’attività volontaria dal lavoro retribuito e stabilisce, salvo le specifiche eccezioni previste dalla legge, l’incompatibilità tra la qualità di volontario e un rapporto di lavoro retribuito con lo stesso ente di cui il soggetto è socio o associato o tramite il quale svolge l’attività volontaria.