In questa pagina sono disponibili un fac simile di verbale di consegna delle attrezzature di lavoro in formato Word e un modello PDF editabile. Il documento serve a identificare i beni affidati al dipendente, registrarne lo stato e definire le regole di utilizzo, custodia, segnalazione dei guasti e restituzione.
Si tratta di modelli da adattare alle attrezzature e all’organizzazione aziendale. Il verbale prova la consegna, ma non sostituisce gli adempimenti relativi a conformità, manutenzione, controlli, informazione, formazione e addestramento.
Fac Simile Consegna Attrezzatura di Lavoro Word
Il formato Word è indicato quando occorre inserire un elenco dettagliato dei beni, aggiungere numeri di matricola, accessori, condizioni di utilizzo o riferimenti alla documentazione sulla sicurezza.
Modulo Consegna Attrezzatura di Lavoro PDF Editabile
Il PDF editabile permette di compilare direttamente i campi del verbale. Prima della firma è necessario integrare il modello con i dati dell’azienda, lo stato effettivo dei beni, le eventuali anomalie e le condizioni di restituzione applicabili.
A Cosa Serve il Verbale di Consegna
Il verbale viene normalmente predisposto dal datore di lavoro quando assegna a un dipendente utensili, macchine, apparecchiature o altri beni aziendali. Può riguardare, per esempio, un computer, un telefono, strumenti tecnici, macchinari portatili, apparecchi di misurazione o dotazioni destinate al lavoro da remoto.
Il documento consente di registrare quali beni sono stati consegnati, a chi sono stati affidati, in quale data e in quali condizioni. È utile anche per aggiornare l’inventario aziendale e confrontare lo stato dell’attrezzatura al momento della successiva restituzione.
Non esiste un unico modulo ministeriale obbligatorio per la consegna delle normali attrezzature di lavoro. Il fac simile costituisce una registrazione interna e deve essere coordinato con il contratto di lavoro, il regolamento aziendale e le procedure di sicurezza applicabili.
Il verbale generico non deve essere confuso con il registro di consegna dei dispositivi di protezione individuale. Se vengono affidati caschi, guanti, imbracature, protezioni respiratorie o altri DPI, è opportuno utilizzare una registrazione specifica che identifichi i dispositivi, la taglia, la categoria, la data di consegna e sostituzione e le istruzioni fornite.
Attenzione alle Clausole sulla Responsabilità
I modelli disponibili devono essere personalizzati prima della firma. Le dichiarazioni che attribuiscono al dipendente una responsabilità integrale o esclusiva per qualsiasi furto, smarrimento, danneggiamento o distruzione non devono essere applicate automaticamente.
Con la firma il lavoratore può confermare di avere ricevuto i beni, conoscere le regole di custodia e impegnarsi a utilizzarli con diligenza. Il verbale, tuttavia, non rende il dipendente responsabile indipendentemente dalla causa dell’evento e non esonera il datore di lavoro dai propri obblighi. L’eventuale responsabilità deve essere valutata concretamente considerando la condotta tenuta, le istruzioni ricevute, le condizioni di impiego e la presenza di dolo o colpa.
Il normale deterioramento derivante dall’utilizzo conforme non deve essere equiparato a un danno imputabile al lavoratore. Allo stesso modo, la sottoscrizione del verbale non autorizza automaticamente ad addebitare o trattenere dallo stipendio il valore del bene smarrito o danneggiato.
È inoltre inopportuno dichiarare che un’attrezzatura è perfettamente funzionante quando non è stata verificata o presenta difetti. Il documento dovrebbe descrivere lo stato constatabile al momento della consegna e riservare uno spazio per graffi, parti mancanti, malfunzionamenti o altre anomalie già esistenti.
Consegna e Obblighi di Sicurezza
Il D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 disciplina l’impiego delle attrezzature di lavoro, definite come macchine, apparecchi, utensili o impianti destinati a essere utilizzati durante il lavoro.
In base agli articoli 70 e 71, il datore di lavoro deve mettere a disposizione attrezzature conformi, adeguate all’attività e idonee a essere utilizzate in sicurezza. Deve inoltre provvedere, secondo i casi, all’installazione corretta, alla manutenzione, ai controlli e all’aggiornamento delle misure di sicurezza.
Ai sensi dell’articolo 73, i lavoratori incaricati devono ricevere informazioni e istruzioni comprensibili e, quando necessario, formazione e addestramento adeguati. Per determinate attrezzature è richiesta anche una specifica abilitazione dell’operatore. La semplice firma del verbale di consegna non dimostra da sola che tali attività siano state regolarmente svolte.
Quando pertinenti, devono quindi essere conservati separatamente:
- manuale d’uso e istruzioni del fabbricante;
- dichiarazione di conformità e documentazione tecnica;
- registrazioni della manutenzione e dei controlli;
- attestati e registri relativi a informazione, formazione e addestramento;
- abilitazioni richieste per l’utilizzo di particolari attrezzature;
- autorizzazioni interne all’uso.
Le verifiche periodiche previste dall’articolo 71 e dall’Allegato VII riguardano soltanto le attrezzature comprese nel relativo ambito, non qualsiasi bene consegnato al lavoratore.
Come Compilare il Verbale
Per rendere la consegna identificabile e verificabile, il documento dovrebbe contenere almeno i seguenti dati:
- denominazione, sede e codice fiscale o partita IVA dell’azienda;
- nome, cognome e identificativo aziendale del dipendente;
- mansione, reparto o unità produttiva di assegnazione, quando utili;
- data e luogo della consegna;
- descrizione di ogni attrezzatura;
- marca, modello, matricola, numero di serie o codice inventario;
- quantità e accessori consegnati, come alimentatori, batterie, custodie o cavi;
- stato di conservazione e funzionamento riscontrato;
- difetti, danni o parti mancanti già presenti;
- finalità e luogo autorizzato di utilizzo;
- documenti e istruzioni consegnati insieme al bene;
- eventuali riferimenti alla formazione, all’addestramento o all’abilitazione;
- modalità e termine di restituzione;
- firma del soggetto che consegna e del lavoratore che riceve.
Non è normalmente necessario riportare residenza, numero di telefono personale, email privata, luogo di nascita o altri dati già presenti negli archivi aziendali, se il lavoratore può essere identificato in modo certo con informazioni meno estese. La raccolta deve essere limitata ai dati realmente necessari per gestire l’assegnazione.
Regole di Utilizzo e Custodia
Nel verbale o nel regolamento richiamato dal documento è possibile precisare che il dipendente deve utilizzare l’attrezzatura esclusivamente per le finalità autorizzate, osservare le istruzioni ricevute, non rimuovere o modificare i dispositivi di sicurezza e impedire l’uso da parte di persone non autorizzate.
Il lavoratore dovrebbe inoltre impegnarsi a comunicare tempestivamente guasti, anomalie, deterioramenti, furti o smarrimenti. Se un difetto può compromettere la sicurezza, l’attrezzatura non deve essere utilizzata fino alle verifiche del personale competente. Riparazioni, modifiche o interventi di manutenzione devono essere eseguiti soltanto da soggetti autorizzati.
Per computer, telefoni e altri dispositivi elettronici possono essere richiamate anche le regole aziendali sull’uso degli account, sulla protezione delle credenziali, sull’installazione di programmi e sul trattamento dei dati. Le password non devono essere riportate nel verbale.
Firma, Conservazione e Restituzione
Il verbale deve essere sottoscritto al momento della consegna dal lavoratore e dal datore di lavoro o da un incaricato dell’azienda. Può essere predisposto in due copie, una per ciascuna parte, oppure gestito con una procedura digitale che consenta di identificare i firmatari e conservare il documento. L’azienda dovrebbe archiviare il verbale insieme all’inventario del bene e conservarlo per tutta la durata dell’assegnazione. La sostituzione dell’attrezzatura, la consegna di nuovi accessori o il trasferimento a un altro dipendente devono essere registrati mediante un aggiornamento o un nuovo documento.
Al termine del rapporto di lavoro, dell’incarico o del periodo di assegnazione è opportuno redigere un verbale di restituzione. In tale documento vanno indicati i beni riconsegnati, gli accessori, la data, lo stato riscontrato, la normale usura ed eventuali danni o mancanze. Le osservazioni devono essere descritte in modo preciso e condivise con il lavoratore prima della firma.