In questa pagina sono disponibili un modello di fattura accompagnatoria in formato Excel e un fac simile PDF editabile. Il documento riunisce i dati commerciali della fattura e le informazioni relative alla consegna e al trasporto dei beni.
I file sono fac simile di supporto e non sostituiscono la fattura elettronica trasmessa tramite il Sistema di Interscambio nei casi in cui questa è obbligatoria. Possono quindi essere utilizzati per predisporre i dati dell’operazione, come copia di cortesia o come riferimento per organizzare la documentazione della consegna.
Modello Fattura Accompagnatoria Excel e PDF
Fac Simile Fattura Accompagnatoria Excel
Il modello Excel consente di compilare e personalizzare i dati del cedente e del cliente, i beni ceduti, gli importi, l’IVA e le informazioni relative al trasporto.
Fac Simile Fattura Accompagnatoria PDF
Il PDF editabile può essere compilato inserendo i dati mancanti e utilizzato come fac simile o copia leggibile del documento.
Cos’è la Fattura Accompagnatoria
La fattura accompagnatoria è tradizionalmente utilizzata nelle cessioni di beni con consegna o spedizione e contiene sia gli elementi propri della fattura sia informazioni relative al trasporto. Non è invece adatta alle sole prestazioni di servizi, nelle quali manca una movimentazione di beni da documentare.
Non è corretto affermare che ogni trasporto di merce richieda sempre un DDT. Il documento di trasporto assume particolare rilievo, per esempio, quando si vuole utilizzare la fatturazione differita oppure quando occorre documentare determinate movimentazioni dei beni. Il DPR 14 agosto 1996, n. 472 ha infatti eliminato il precedente obbligo generalizzato della bolla di accompagnamento delle merci viaggianti.
La fattura accompagnatoria non deve quindi essere considerata semplicemente come un documento obbligatorio che deve sempre viaggiare insieme alla merce. La soluzione da utilizzare dipende dal tipo di operazione, dal momento in cui viene emessa la fattura e dalla necessità di documentare la consegna o la movimentazione.
Fattura Accompagnatoria e Fatturazione Elettronica
Per la generalità dei soggetti obbligati alla fatturazione elettronica, un file Excel o PDF consegnato o inviato direttamente al cliente non costituisce la fattura fiscalmente valida. La fattura deve essere predisposta nel formato elettronico previsto e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio.
Il tracciato della fattura elettronica consente di riportare anche informazioni relative al trasporto, comprese quelle utilizzabili nei casi di fattura accompagnatoria. Le specifiche e i servizi aggiornati possono essere consultati nella sezione dell’Agenzia delle Entrate dedicata alla fatturazione elettronica.
Il fac simile Excel o PDF disponibile in questa pagina può quindi essere utile come prospetto di lavoro o copia di cortesia, ma non deve essere utilizzato al posto del file elettronico quando la trasmissione tramite SdI è obbligatoria. Per predisporre una fattura ordinaria è disponibile anche il modello di fattura Excel e Word.
Come Compilare la Fattura Accompagnatoria
Nel modello devono essere riportati gli elementi necessari a identificare correttamente la cessione e, quando pertinenti, quelli relativi alla consegna e al trasporto. In particolare è opportuno indicare:
- dati del cedente, compresa la partita IVA;
- dati del cliente o cessionario;
- data e numero della fattura;
- descrizione, natura, qualità e quantità dei beni;
- prezzo unitario ed eventuali sconti o maggiorazioni;
- base imponibile, aliquota IVA e imposta oppure il diverso trattamento IVA applicabile;
- totale del documento;
- data della consegna o spedizione;
- luogo di destinazione, quando utile;
- dati dell’eventuale vettore incaricato del trasporto;
- eventuali ulteriori informazioni sul trasporto necessarie alla specifica operazione.
Numero dei colli, peso, aspetto esteriore dei beni e altre informazioni logistiche possono essere riportati quando utili, ma non devono essere confusi con gli elementi fiscalmente obbligatori della fattura.
Le Firme Sono Obbligatorie?
Non è corretto affermare che la fattura accompagnatoria debba essere sempre firmata dal cedente, dal vettore e dal destinatario perché tali firme sarebbero obbligatorie nel DDT. L’articolo 1 del DPR 472/1996 individua tra gli elementi essenziali del documento di trasporto la data, le generalità del cedente e del cessionario, quelle dell’eventuale incaricato del trasporto e la natura, qualità e quantità dei beni, ma non prevede la firma del destinatario come requisito generale.
Le firme possono comunque essere molto utili sul piano commerciale e probatorio. La firma apposta dal destinatario alla consegna, per esempio, può contribuire a documentare la ricezione della merce. La necessità di una prova di consegna deve però essere distinta dai requisiti fiscali minimi del DDT.
Quante Copie Sono Necessarie?
Non esiste una regola generale secondo cui la fattura accompagnatoria moderna debba essere obbligatoriamente emessa in tre copie, una per il venditore, una per il vettore e una per il cliente. Questa impostazione deriva in larga parte dalle modalità di gestione della documentazione cartacea utilizzate in passato.
Oggi occorre distinguere il documento fiscalmente rilevante, che nei casi soggetti a fatturazione elettronica viene trasmesso tramite SdI, dalla documentazione cartacea o digitale utilizzata per esigenze logistiche e per provare la consegna. Le copie necessarie dipendono quindi dall’organizzazione del trasporto e dalle esigenze delle parti.
Quando Conviene Utilizzare un DDT Separato
La fattura immediata può essere emessa, in via generale, entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione. Ciò significa che, quando la merce parte prima della predisposizione o trasmissione della fattura elettronica, può essere utile gestire separatamente la documentazione del trasporto.
Il DDT è inoltre necessario quando si intende utilizzare la fatturazione differita nei casi previsti dalla normativa. Per le cessioni di beni la cui consegna o spedizione risulta da DDT o altro documento idoneo, effettuate nello stesso mese verso lo stesso soggetto, la fattura differita può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo.
Un DDT separato è particolarmente appropriato anche quando la movimentazione non coincide con una vendita, per esempio nei trasferimenti per conto lavorazione, riparazione, deposito, visione o reso. In questi casi la fattura accompagnatoria, che presuppone una cessione da fatturare, non è normalmente il documento adatto.
Conservazione della Documentazione
Quando l’operazione è soggetta a fatturazione elettronica, la conservazione del semplice file Excel, del PDF o della copia stampata non sostituisce gli obblighi di conservazione previsti per la fattura elettronica. Il documento fiscalmente rilevante deve essere conservato secondo le regole applicabili alla fatturazione elettronica.
DDT, prove di consegna e altri documenti collegati devono inoltre essere archiviati in modo da permettere di ricostruire l’operazione e il collegamento con la relativa fattura, soprattutto quando sono utilizzati per la fatturazione differita.