In questa pagina sono disponibili due modelli per richiedere documenti o informazioni a un’istituzione scolastica. I file non contengono lo stesso modulo in due formati: il Word riguarda l’accesso documentale previsto dalla Legge 241/1990, mentre il PDF compilabile è predisposto per l’accesso civico semplice.
Per ottenere compiti, verbali, atti di scrutinio o altri documenti relativi alla carriera scolastica di uno studente bisogna utilizzare il modello Word. Il PDF serve esclusivamente a chiedere la pubblicazione di dati, documenti o informazioni che la scuola aveva l’obbligo di pubblicare. Entrambi sono fac simile non ufficiali: prima dell’invio è opportuno verificare se l’istituto ha adottato un proprio modulo.
Quale Modello Scegliere
| Modello | Quando utilizzarlo | Motivazione |
|---|---|---|
| Word | Per consultare o ottenere copia di documenti amministrativi collegati a una propria posizione, come elaborati, provvedimenti, verbali o atti di un procedimento scolastico. | Bisogna indicare l’interesse diretto, concreto e attuale collegato ai documenti. |
| PDF compilabile | Per chiedere la pubblicazione di un dato, documento o informazione soggetto a pubblicazione obbligatoria ma assente dalla sezione Amministrazione Trasparente. | Non è richiesta una motivazione. |
Modello Word per l’Accesso Documentale alla Scuola
Il modello Word consente di chiedere la consultazione, l’invio di una copia digitale oppure il rilascio di una copia semplice o conforme. Deve essere personalizzato indicando la scuola, i documenti richiesti e l’interesse che giustifica l’accesso. Il file contiene una formula privacy generica, che non sostituisce l’informativa aggiornata dell’istituto destinatario.
PDF Compilabile per l’Accesso Civico Semplice
Il PDF editabile è predisposto per l’accesso civico semplice e non deve essere utilizzato come richiesta di accesso documentale. Prima dell’invio occorre verificare il modulo e i recapiti pubblicati dalla scuola: l’accesso civico semplice è attualmente disciplinato dall’articolo 5, comma 1, del D.Lgs. 33/2013 e le indicazioni relative al destinatario e al riesame devono essere aggiornate secondo la procedura dell’istituto e dell’Ufficio scolastico competente.
Quando Utilizzare l’Accesso Documentale
L’accesso documentale, disciplinato dagli articoli 22 e seguenti della Legge 241/1990, permette di esaminare e ottenere copia di documenti amministrativi esistenti e detenuti dalla scuola. Il richiedente deve avere un interesse diretto, concreto e attuale collegato al documento.
Come confermato dalle indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali, è possibile accedere alla documentazione amministrativa relativa agli studenti. A seconda del caso, possono essere richiesti:
- elaborati e verifiche scritte dello studente;
- schede e documenti utilizzati per la valutazione;
- parti di verbali di scrutinio o del consiglio di classe pertinenti alla situazione interessata;
- atti relativi a provvedimenti disciplinari;
- documenti della carriera scolastica o di uno specifico procedimento;
- atti relativi a graduatorie, mobilità o procedimenti riguardanti il personale scolastico.
La richiesta deve riguardare documenti già formati e sufficientemente individuabili. La scuola non è tenuta a creare nuovi prospetti, elaborazioni o confronti che non esistono al momento della domanda.
Come Compilare il Modello Word
Nel modulo devono essere indicati:
- la denominazione dell’istituto e l’ufficio o il dirigente scolastico destinatario;
- nome, cognome, recapiti e dati identificativi del richiedente;
- la qualità in cui si agisce, per esempio studente, genitore, tutore, dipendente o delegato;
- i documenti richiesti, specificando quando possibile anno scolastico, classe, materia, data, procedimento o numero di protocollo;
- l’interesse collegato ai documenti e lo scopo concreto della richiesta;
- la modalità scelta tra consultazione, copia digitale, copia semplice o copia conforme;
- l’indirizzo al quale ricevere le comunicazioni;
- luogo, data e firma.
Se la richiesta riguarda un figlio minorenne, deve essere indicata la qualità di genitore o di soggetto che esercita la responsabilità genitoriale. Per uno studente maggiorenne, la richiesta viene normalmente presentata dall’interessato o da una persona munita di delega. Quando l’identità non è verificata tramite il canale utilizzato, la scuola può richiedere una copia del documento di identità e gli eventuali atti che dimostrano i poteri di rappresentanza.
Documenti con Dati di Altri Studenti
L’accesso a documenti contenenti dati di altri studenti non è automatico, ma non può neppure essere escluso in modo assoluto. L’articolo 24, comma 3, della Legge 241/1990 impedisce le richieste finalizzate a un controllo generalizzato dell’operato della scuola. Una domanda diretta a ottenere indiscriminatamente tutti i voti o gli elaborati della classe per un semplice confronto può quindi essere respinta.
Quando determinati documenti sono concretamente necessari per tutelare una posizione giuridica, il richiedente deve spiegare tale collegamento e limitare la domanda agli atti indispensabili. La scuola valuta il caso, può oscurare i dati non pertinenti, consentire un accesso parziale o informare gli eventuali controinteressati. Questi ultimi possono presentare opposizione entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, ma la decisione finale compete comunque all’amministrazione.
Invio, Tempi e Costi
Prima di presentare l’istanza bisogna consultare il sito della scuola per verificare il regolamento, il modulo ufficiale, l’ufficio competente e i canali accettati. La richiesta può normalmente essere trasmessa al protocollo o alla segreteria tramite PEC, posta elettronica, raccomandata oppure consegna a mano, secondo le indicazioni dell’istituto. È opportuno conservare la ricevuta di invio o protocollazione.
Il procedimento di accesso documentale si conclude ordinariamente entro 30 giorni. La scuola può accogliere la richiesta integralmente o parzialmente, differirla oppure respingerla con una motivazione. Se l’istanza è irregolare o incompleta, può essere richiesta una regolarizzazione. Trascorsi inutilmente 30 giorni, la domanda di accesso documentale si considera respinta e possono essere utilizzati i rimedi previsti dall’articolo 25 della Legge 241/1990.
La consultazione dei documenti è gratuita. Per le copie possono essere richiesti i costi di riproduzione e gli eventuali diritti stabiliti dal regolamento della scuola; il rilascio di copie conformi può comportare l’imposta di bollo, salvo i casi di esenzione.
Come Utilizzare il PDF per l’Accesso Civico
Il PDF deve essere utilizzato solo dopo avere controllato la sezione Amministrazione Trasparente della scuola. Se un documento, dato o informazione soggetto a pubblicazione obbligatoria non è presente, nel modulo bisogna descriverlo con precisione e, quando possibile, indicare la sezione del sito nella quale avrebbe dovuto essere pubblicato.
L’accesso civico semplice può essere esercitato da chiunque, è gratuito e non richiede la dimostrazione di un interesse personale. La scuola deve pronunciarsi entro 30 giorni e, se la richiesta è accolta, pubblicare quanto omesso comunicando il relativo collegamento. Per il destinatario, i recapiti e l’eventuale richiesta di riesame bisogna seguire le istruzioni aggiornate dell’istituto e la pagina del Ministero dell’Istruzione e del Merito dedicata alle forme di accesso.
Il PDF non è predisposto per l’accesso civico generalizzato, utilizzabile per richiedere dati o documenti ulteriori rispetto a quelli soggetti a pubblicazione obbligatoria. Per questa diversa procedura è disponibile un fac simile di accesso civico generalizzato da scaricare.