Il VIES è un sistema informatico che permette di gestire tutte le informazioni relative alle partite IVA comunitarie registrate. Il VIES ha la funzione di mettere a disposizione di tutte le aziende un sistema informatico di dati con cui è possibile verificare in tempo reale l’esistenza e la regolarità di una partita IVA comunitaria.
Per l’impresa o il professionista che ha la necessità di effettuare operazioni commerciali intracomunitarie, l’iscrizione al VIES è obbligatoria. Di conseguenza, i soggetti passivi IVA, cioè imprese e professionisti, che vogliono effettuare cessioni e acquisiti di beni, prestazioni o servizi con gli altri operatori residenti nei paesi della Comunità Europea, devono richiedere l’iscrizione nel momento della presentazione della dichiarazione di inizio attività o successivamente, con una comunicazione telematica.
Il soggetto che inizia un’attività e desidera essere incluso nell’archivio Vies, può farlo nella dichiarazione di inizio attività, compilando il campo Operazioni Intracomunitarie del quadro I dei modelli AA7, per soggetti diversi dalle persone fisiche, o AA9, per imprese individuali e lavoratori autonomi.
Per gli enti non commerciali non soggetti passivi d’imposta è possibile porre in essere operazioni intracomunitarie spuntando la casella C del quadro A del modello AA7.
Per i soggetti già titolari di partita IVA, invece, è possibile iscriversi al VIES utilizzando i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, direttamente o tramite intermediari incaricati. L’iscrizione all’elenco VIES è infatti gratis e può essere effettuata direttamente dal contribuente, sempre che sia abilitato a Fisconline o Entratel. In alternativa è possibile rivolgersi ad un intermediario abilitato. Oggi non è quindi più necessario presentare un modello per la richiesta iscrizione VIES.
I soggetti Iva possono effettuare operazioni intracomunitarie dal momento della richiesta di iscrizione al VIES. Questa è una novità introdotta dal Decreto Legislativo numero 174/2015, prima infatti era necessario attendere 30 giorni dalla richiesta per porre in essere operazioni intracomunitarie, in modo da permettere all’Agenzia delle Entrate di effettuare gli opportuni controlli.
La posizione dei contribuenti inclusi nel Vies è costantemente monitorata nel tempo.
Nei confronti dei soggetti inclusi nell’archivio Vies sono effettuati controlli formali sulla regolare presentazione degli elenchi riepilogativi relativi alle operazioni intracomunitarie effettuate. A seguito di tali controlli, l’Agenzia delle Entrate procede all’esclusione dal Vies dei soggetti che risultano non aver presentato alcun elenco riepilogativo per quattro trimestri consecutivi.
L’esclusione è effettuata dall’Agenzia delle Entrate previo invio di apposita comunicazione al contribuente e ha effetto dal sessantesimo giorno successivo alla data della comunicazione.