Il modulo consente di registrare la consegna e la presa in carico delle chiavi di uffici, ingressi, archivi o magazzini da parte di un dipendente. È un fac simile per uso interno: non si tratta di un modulo ufficiale né di un modello imposto, in via generale, da una specifica norma.
La versione Word è indicata quando occorre aggiungere l’intestazione aziendale, modificare gli impegni o inserire ulteriori dati. Il PDF editabile permette invece di compilare direttamente i campi già predisposti.
Modulo consegna chiavi ai dipendenti Word
Il modello Word può essere personalizzato in base alla sede, alle chiavi consegnate e alle procedure aziendali applicabili.
Modulo consegna chiavi ufficio PDF editabile
Il PDF contiene campi compilabili per indicare il dipendente, il ruolo, le chiavi ricevute, la data e l’ora della consegna, il nominativo di chi le consegna e la firma del ricevente.
Quando utilizzare il modulo
Il fac simile può essere utilizzato per documentare:
- la prima consegna delle chiavi al dipendente;
- l’assegnazione di una chiave aggiuntiva o sostitutiva;
- l’accesso temporaneo a un ufficio, archivio, magazzino o locale tecnico;
- una variazione delle aree accessibili conseguente al cambio di mansione o sede.
Il documento attesta quali chiavi sono state affidate e in quale momento, ma non sostituisce l’autorizzazione aziendale all’accesso, il registro delle chiavi o le eventuali procedure di sicurezza.
Per badge, transponder e altre credenziali elettroniche è preferibile personalizzare il file Word inserendo codice identificativo, aree abilitate, data di attivazione, eventuale scadenza e procedura di disattivazione. Il PDF disponibile, privo di campi specifici per queste informazioni, potrebbe non essere sufficiente.
Come compilare il verbale di consegna
- Dipendente: indicare nome, cognome, ruolo o reparto. Il numero di matricola può essere aggiunto quando serve a identificare il ricevente senza equivoci.
- Chiavi consegnate: riportare quantità e funzione di ogni chiave, specificando sede, ingresso o locale. Se esiste un codice interno, è possibile utilizzarlo evitando descrizioni che espongano inutilmente informazioni sensibili.
- Data e ora: indicare il momento effettivo della consegna.
- Persona incaricata della consegna: inserire nome e cognome del datore di lavoro, responsabile o altro addetto autorizzato.
- Condizioni di custodia: verificare che gli impegni relativi a uso personale, divieto di duplicazione, divieto di cessione e segnalazione dello smarrimento corrispondano alle regole realmente adottate dall’azienda.
- Firma: il dipendente firma per attestare la ricezione e la presa in carico delle chiavi.
Il fac simile prevede il nominativo di chi effettua la consegna, ma soltanto la firma del ricevente. Se l’azienda vuole un verbale sottoscritto da entrambe le parti, deve utilizzare la versione Word e aggiungere anche lo spazio per la firma del consegnante.
Consegna, conservazione e restituzione
Il modulo dovrebbe essere compilato contestualmente alla consegna, firmato e conservato dall’azienda nel registro o nell’archivio interno dedicato agli accessi. È opportuno consegnarne una copia al dipendente. Di regola, il documento non deve essere registrato o inviato a un ente pubblico.
Quando le chiavi vengono restituite, è utile annotare su un documento separato la data, l’ora, la quantità e l’identificazione delle chiavi riconsegnate, con la firma di entrambe le parti. La restituzione deve essere registrata anche in caso di cessazione del rapporto, cambio di mansione, trasferimento di sede o revoca dell’autorizzazione.
Se insieme alle chiavi vengono affidati computer, telefoni o altre attrezzature, è preferibile utilizzare anche un modulo di consegna del materiale in dotazione al dipendente.
Smarrimento, responsabilità e regole aziendali
Il modulo dovrebbe indicare il referente al quale comunicare immediatamente smarrimento, furto o danneggiamento. Ricevuta la segnalazione, l’azienda valuta in base al rischio se disattivare una credenziale elettronica, recuperare le copie disponibili o sostituire chiavi e serrature.
La firma del verbale prova la consegna, ma non rende il dipendente automaticamente responsabile di qualsiasi perdita o costo. Eventuali addebiti, richieste di risarcimento o provvedimenti devono essere valutati in base ai fatti, alla legge, al contratto collettivo e alle procedure applicabili. Le disposizioni generali sulla custodia delle chiavi possono essere coordinate con il regolamento interno aziendale disponibile sul sito.