In questa pagina sono disponibili due fac simile con funzioni differenti. Il file Word è una lettera con cui l’azienda comunica al dipendente che il materiale assegnato è pronto e indica quando ritirarlo. Il PDF compilabile è invece un verbale da utilizzare al momento della consegna effettiva, con l’elenco dei beni, le condizioni d’uso e le firme delle parti.
I documenti devono essere adattati alle dotazioni realmente assegnate e alle procedure aziendali. La sola lettera Word non dimostra che il dipendente abbia ricevuto il materiale: per documentare la presa in carico occorre anche un verbale firmato.
Quale documento scegliere
| Documento | Quando utilizzarlo | Funzione |
|---|---|---|
| Lettera Word | Prima della consegna | Comunica quali beni sono disponibili e invita il dipendente a ritirarli |
| Modulo PDF compilabile | Durante la consegna effettiva | Registra i beni affidati, le condizioni applicabili e le firme |
Lettera Word per comunicare il ritiro del materiale
Il file Word può essere personalizzato con i dati dell’azienda e del dipendente, l’elenco delle dotazioni, il luogo, la data e l’orario previsti per il ritiro. È adatto come comunicazione preliminare, ma deve essere accompagnato da un documento di consegna sottoscritto se si vuole attestare l’effettiva ricezione dei beni.
Modulo PDF compilabile per la consegna effettiva
Il PDF contiene campi compilabili per i dati aziendali, il dipendente, la data, il materiale consegnato, le note e le firme. È il formato più adatto per documentare la presa in carico al momento della consegna. Nell’elenco è opportuno inserire anche matricole, numeri di serie, accessori e condizioni dei singoli beni.
Quando utilizzare il modulo di consegna
Il verbale può essere compilato all’assunzione, durante il rapporto di lavoro oppure in occasione di una nuova assegnazione. Può essere utilizzato, per esempio, quando vengono consegnati:
- computer, monitor, telefoni, tablet e relativi accessori;
- utensili, apparecchiature portatili e strumenti tecnici;
- chiavi, badge, token e dispositivi di accesso;
- SIM, supporti di memoria e documentazione aziendale;
- arredi o dotazioni destinate al lavoro da remoto;
- veicoli, carte aziendali o altri beni, integrando il modello con le informazioni specifiche necessarie.
Il documento generico non sostituisce eventuali registrazioni specifiche richieste per dispositivi di protezione individuale, attrezzature soggette a controlli, veicoli o altri beni disciplinati da particolari procedure aziendali o di sicurezza.
Come compilare il verbale
Per identificare con precisione la consegna è opportuno indicare:
- denominazione, sede e referente dell’azienda;
- nome e cognome del dipendente, reparto, mansione o matricola aziendale;
- data e luogo della consegna;
- descrizione, quantità, marca e modello di ciascun bene;
- numero di serie, matricola o codice inventario;
- accessori consegnati, come alimentatori, cavi, custodie, batterie o chiavi;
- stato di conservazione e funzionamento riscontrato;
- difetti, danni o parti mancanti già presenti;
- eventuali documenti, manuali o istruzioni consegnati insieme al bene;
- modalità di utilizzo, custodia, segnalazione dei guasti e restituzione;
- firma del dipendente e del responsabile aziendale.
Descrizioni generiche come “computer portatile” o “telefono” possono creare dubbi al momento della restituzione. È preferibile identificare ogni bene con il codice inventario o il numero di serie e registrare separatamente tutti gli accessori.
Nel verbale non devono essere riportati password, PIN, codici di autenticazione o numeri completi delle carte di pagamento. Le credenziali devono essere comunicate e gestite attraverso le procedure di sicurezza previste dall’azienda.
Firma, consegna e conservazione
Il verbale dovrebbe essere completato nel momento in cui il materiale viene fisicamente consegnato. Prima della firma, il dipendente e il responsabile aziendale dovrebbero verificare insieme l’elenco, gli identificativi, gli accessori e le condizioni visibili dei beni.
È consigliabile predisporre due copie firmate, una per l’azienda e una per il dipendente, oppure utilizzare una procedura digitale che permetta di identificare i firmatari e conservare il documento. La semplice digitazione del nome nei campi “Firma” del PDF non costituisce automaticamente una firma elettronica: il modulo può essere stampato e sottoscritto oppure gestito tramite il sistema di firma adottato dall’azienda.
La sostituzione di un dispositivo, l’aggiunta di accessori o il trasferimento del bene a un’altra persona devono essere registrati con un aggiornamento o un nuovo verbale. Al termine dell’assegnazione può essere utilizzato il modulo di restituzione dei beni aziendali, indicando ciò che viene riconsegnato e lo stato riscontrato.
Condizioni d’uso e responsabilità
Le clausole del fac simile devono essere coordinate con il contratto, le mansioni e le politiche aziendali. Se è consentito un uso personale limitato di computer o telefoni, la formula che prevede l’utilizzo esclusivamente lavorativo deve essere modificata in modo coerente. Le regole possono essere specificate in un regolamento interno aziendale richiamato nel verbale e consegnato separatamente al lavoratore.
Con la firma il dipendente può confermare di avere ricevuto i beni e di conoscere le regole di utilizzo e custodia. La sottoscrizione non lo rende però automaticamente responsabile di qualsiasi furto, smarrimento, guasto o danneggiamento, indipendentemente dalla causa. L’eventuale responsabilità deve essere valutata considerando il comportamento tenuto, le istruzioni ricevute e le circostanze concrete. Il normale deterioramento derivante dall’utilizzo conforme non deve essere equiparato a un danno imputabile al lavoratore.
Il riferimento alla manutenzione deve riguardare la normale cura del bene e la tempestiva segnalazione dei problemi. Gli interventi tecnici devono essere eseguiti dai soggetti autorizzati. Per le attrezzature di lavoro, il verbale non sostituisce gli obblighi del datore di lavoro relativi a conformità, idoneità, manutenzione, controlli, informazione e formazione previsti dal D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81.
Strumenti informatici, controlli e privacy
La consegna di un computer, telefono o altro dispositivo non autorizza automaticamente qualsiasi forma di controllo sull’attività del dipendente. L’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori distingue gli strumenti utilizzati per rendere la prestazione dagli altri strumenti dai quali può derivare un controllo a distanza. Le informazioni raccolte possono essere utilizzate per finalità connesse al rapporto di lavoro soltanto dopo avere fornito un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.
Il verbale di consegna non sostituisce quindi l’informativa privacy né una policy chiara sull’utilizzo dei sistemi aziendali. Le modalità d’uso, i dati registrati, i tempi di conservazione e gli eventuali controlli devono essere descritti separatamente secondo i principi richiamati nelle linee guida del Garante per posta elettronica e Internet nel rapporto di lavoro.