In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile consenso al trattamento dei dati personali Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile che può essere utilizzato come esempio di consenso al trattamento dei dati personali.
Consenso Trattamento Dati Personali
Il consenso è uno dei possibili presupposti di liceità del trattamento previsti dal Regolamento (UE) 2016/679, non un lasciapassare universale. È valido solo se l’interessato lo presta in modo libero, specifico, informato e inequivocabile e, per le categorie particolari di dati, deve essere anche esplicito. Prima ancora del consenso, il Regolamento impone un obbligo di trasparenza: nel momento in cui un’azienda, un ente pubblico, uno studio professionale o qualsiasi altro soggetto raccoglie dati personali, deve fornire all’interessato un’informativa completa ai sensi dell’articolo 13. In quell’informativa vanno spiegati in modo chiaro chi decide perché e come vengono trattati i dati, come contattarlo e chi li tratta per suo conto. Il titolare del trattamento è il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento, non necessariamente chi maneggia materialmente i dati; il responsabile del trattamento è chi li elabora per conto del titolare sulla base di un contratto, come accade quando un’impresa affida a uno studio di consulenza l’elaborazione delle buste paga del personale. Se esiste un responsabile della protezione dei dati, i relativi recapiti devono essere comunicati; se i dati vengono comunicati a destinatari interni o esterni, questi vanno individuati o almeno tipizzati. L’informativa deve inoltre indicare le finalità perseguite e la base giuridica, che non può essere generica: va dichiarato lo scopo concreto per cui i dati sono raccolti, in modo che la persona capisca davvero a cosa serve il suo consenso. Vanno chiariti il periodo o i criteri di conservazione, ricordando che i dati non devono essere conservati più del necessario e che talune leggi, ad esempio in materia fiscale o del lavoro, impongono specifiche durate. Devono essere illustrati i diritti dell’interessato, tra cui accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità, con i recapiti per esercitarli; deve essere indicato il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo e, quando la comunicazione di dati sia obbligatoria per legge o necessaria per un contratto o un servizio, vanno spiegate le conseguenze del mancato conferimento, come la possibile impossibilità di erogare una prestazione.
Il consenso trova spazio quando nessun’altra base giuridica è più idonea. Se il trattamento è necessario per eseguire un contratto, adempiere un obbligo legale, tutelare un interesse vitale, svolgere un compito di interesse pubblico o perseguire un legittimo interesse prevalente adeguatamente bilanciato, il consenso non è richiesto e, anzi, non andrebbe usato come pezza d’appoggio. Nella gestione del personale, per esempio, molte operazioni si fondano su obblighi di legge o sul contratto di lavoro; nella sanità, spesso la base è la cura o la medicina del lavoro prevista dall’articolo 9, e non il consenso. Quando invece il consenso è la base scelta, devono esserci condizioni precise: dev’essere separato da altre dichiarazioni, scritto in linguaggio semplice, facilmente comprensibile, privo di caselle preselezionate o silenzi che valgano come assenso, non subordinato ingiustificatamente all’accesso a un servizio e granulare, cioè distinto per ciascuna finalità non strettamente necessaria. Per i minori, l’acquisizione deve rispettare l’età minima stabilita dalla normativa nazionale per i servizi della società dell’informazione e coinvolgere chi esercita la responsabilità genitoriale quando richiesto. Il consenso deve essere dimostrabile: il titolare è tenuto a conservare una prova dell’assenso prestato, con tracciatura del momento, del canale, della versione dell’informativa e dell’identificativo della persona, così da poter documentare la conformità in caso di controlli o contestazioni. La revoca è sempre possibile e dev’essere facile quanto la prestazione: non può pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca, ma impone di interrompere le operazioni basate sul consenso e di aggiornare coerentemente sistemi e fornitori. Se alcune attività proseguono su basi giuridiche diverse, questo dev’essere chiarito nell’informativa.
Nel redigere l’informativa ex articolo 13, occorre raccontare in modo lineare la filiera del dato. Si spiegano identità e contatti del titolare o del suo rappresentante stabilito nell’Unione, i recapiti del responsabile del trattamento se nominato e, quando presente, del DPO; si descrivono puntualmente le finalità con il relativo fondamento giuridico; si indicano categorie di destinatari e, se vi sono trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo, le garanzie adottate; si precisano tempi o criteri di conservazione e si illustrano i diritti esercitabili, inclusa la portabilità quando ricorrono i presupposti, con le modalità pratiche per esercitarli; si informa del diritto di reclamo al Garante; si chiarisce quando un conferimento è obbligatorio o necessario e le conseguenze del rifiuto. L’informativa non è un allegato dimenticato in fondo alla pagina, ma il presupposto di un consenso davvero informato; perciò va resa accessibile, prima della raccolta, nel punto in cui i dati vengono richiesti e con un linguaggio adatto al pubblico di riferimento.
Quando si prepara il modulo di consenso, è utile evitare formule onnicomprensive e preferire una struttura semplice, che richiami espressamente l’informativa e circoscriva l’assenso alle singole finalità opzionali. Nel documento vanno riportati gli estremi identificativi della persona che conferisce i dati, con eventuali dati della persona giuridica e del suo legale rappresentante quando sia il caso; vanno ribaditi il nome o la ragione sociale del titolare del trattamento e i recapiti dedicati per l’esercizio dei diritti; vanno indicate le specifiche finalità per cui si chiede l’assenso, ad esempio comunicazioni promozionali, profilazione, condivisione con partner, pubblicazione di immagini. È opportuno inserire una dichiarazione esplicita con cui l’interessato attesta di aver letto l’informativa, comprende di poter revocare il consenso in qualsiasi momento con le stesse modalità con cui l’ha prestato e sa che la revoca non pregiudica i trattamenti già eseguiti. In presenza di categorie particolari di dati, la formula deve rendere palese che l’assenso è esplicito e riferito proprio a quelle informazioni. Conviene prevedere spazi per data, luogo e sottoscrizione o per un tracciamento elettronico equivalente, nonché il riferimento alla versione e alla data dell’informativa cui il consenso si ricollega.
Una buona governance del consenso non finisce alla firma. Bisogna allineare sistemi e fornitori perché rispettino le scelte dell’interessato, conservare le prove in modo sicuro e verificabile, impostare scadenze e riesami periodici quando la finalità lo richiede, aggiornare l’informativa al mutare delle circostanze e mettere sempre la persona nelle condizioni di controllare le proprie preferenze. Così il consenso smette di essere una carta firmata per diventare una pratica trasparente, proporzionata e dimostrabile, coerente con l’articolo 7 del Regolamento e con l’intero impianto di correttezza e responsabilizzazione che il GDPR richiede.
Modulo Consenso al Trattamento dei Dati Personali Word
Il fac simile consenso al trattamento dei dati personali Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati indicati in precedenza.
Fac Simile Consenso al Trattamento dei Dati Personali PDF Editabile
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