In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF compilabile per ricordare al cliente che una fattura sta per scadere. I documenti fanno riferimento a una singola fattura e consentono di indicare numero, data di emissione, importo, scadenza e coordinate per il pagamento.
Si tratta di fac simile destinati a un promemoria cortese inviato prima della scadenza. Se il termine è già trascorso, è più appropriata una lettera di sollecito di pagamento; per una richiesta formale occorre invece valutare la lettera di messa in mora.
Modello Word dell’avviso di scadenza
Il formato Word è indicato quando occorre modificare liberamente il testo, utilizzare la carta intestata, aggiungere modalità di pagamento o inserire più riferimenti contabili. Prima dell’invio devono essere sostituiti tutti i campi tra parentesi con i dati effettivi.
Avviso di scadenza fattura PDF compilabile
Il PDF contiene campi compilabili per mittente e destinatario, riferimenti della fattura, importo, scadenza, intestatario del conto, IBAN e firma. È adatto quando la struttura predisposta è sufficiente e l’avviso riguarda una sola fattura.
A cosa serve e quando inviarlo
L’avviso di scadenza è una comunicazione preventiva che riduce il rischio di dimenticanze e permette al cliente di verificare per tempo i dati necessari al pagamento. Può essere inviato alcuni giorni prima del termine, scegliendo un anticipo coerente con il rapporto commerciale e con i tempi amministrativi del destinatario. Non esiste un numero di giorni obbligatorio valido per ogni fattura.
Prima dell’invio è opportuno controllare la contabilità e verificare che:
- la fattura non risulti già pagata;
- numero, data e scadenza siano corretti;
- l’importo tenga conto di eventuali acconti, note di credito o pagamenti parziali;
- non siano presenti contestazioni già comunicate dal cliente;
- le coordinate di pagamento siano aggiornate.
Il promemoria è una comunicazione separata dalla fattura e non ne modifica il contenuto fiscale, la data di emissione o le condizioni di pagamento concordate.
Come compilare l’avviso
Il destinatario deve poter identificare immediatamente il pagamento richiesto. Nel modello è quindi opportuno inserire:
- nome, denominazione e recapiti del creditore;
- nome o denominazione del cliente;
- oggetto, per esempio “Promemoria fattura n. 125 in scadenza il 30 settembre 2026”;
- numero e data di emissione della fattura;
- importo totale e, in caso di pagamento parziale, saldo ancora dovuto;
- data di scadenza risultante dalla fattura o dagli accordi tra le parti;
- modalità di pagamento disponibili;
- intestatario del conto e IBAN, se il pagamento avviene tramite bonifico;
- causale da utilizzare, quando necessaria;
- recapito dell’ufficio amministrativo per chiarimenti;
- invito a ignorare l’avviso se il pagamento è già stato eseguito.
Se il modello PDF viene utilizzato per più fatture, il relativo campo potrebbe non consentire una rappresentazione sufficientemente chiara. In questo caso è preferibile modificare il file Word aggiungendo una tabella con numero, data, importo e scadenza di ciascun documento.
Attenzione alla data e alle coordinate di pagamento
Nell’avviso deve essere riportata la scadenza già prevista, senza introdurre unilateralmente un nuovo termine. Una data successiva va indicata soltanto se è stata effettivamente concessa o concordata una proroga. In presenza di una dilazione o di un piano di rientro è opportuno documentare separatamente le nuove condizioni.
L’IBAN deve essere verificato con particolare attenzione. Se le coordinate bancarie sono cambiate, è prudente comunicare la variazione anche attraverso un canale già conosciuto dal cliente, così da ridurre il rischio di frodi o sostituzioni delle istruzioni di pagamento.
Il testo può ricordare l’eventuale applicazione di interessi moratori, ma non deve presentare come certa una penale non prevista dal contratto o dalla legge. Il tipo di interessi, la decorrenza e la relativa misura dipendono dal rapporto e dalla disciplina applicabile.
Come inviare il promemoria
Per un semplice avviso prima della scadenza è normalmente sufficiente una email proveniente da un indirizzo aziendale riconoscibile. Il testo può essere inserito direttamente nel messaggio oppure allegato come PDF. Nell’oggetto è utile riportare il numero della fattura e la data di scadenza.
È possibile utilizzare anche una lettera cartacea o il sistema di comunicazione previsto dal gestionale aziendale. Una raccomandata non è normalmente necessaria per un promemoria di cortesia. Se occorre dimostrare contenuto e ricezione di una richiesta formale, possono essere più adatte PEC o raccomandata con avviso di ricevimento, utilizzando però un testo coerente con l’effetto giuridico perseguito. Il solo canale di invio non trasforma automaticamente un avviso in una costituzione in mora.
È consigliabile conservare una copia dell’avviso e la registrazione dell’invio insieme alla documentazione contabile relativa alla fattura.
Cosa fare se la fattura è già scaduta
Dopo la scadenza il documento disponibile in questa pagina non è più la scelta più precisa, perché il suo testo afferma che il termine deve ancora arrivare. Occorre utilizzare un sollecito che indichi chiaramente che il pagamento è scaduto, il saldo ancora dovuto e il termine entro il quale si richiede di provvedere.
Nelle transazioni commerciali soggette al D.Lgs. 231/2002, gli interessi moratori decorrono dal giorno successivo alla scadenza senza che sia necessaria la costituzione in mora, come previsto dall’articolo 4 del decreto. Questa regola riguarda le transazioni rientranti nell’ambito della normativa e non deve essere applicata indistintamente a qualsiasi rapporto con consumatori o privati.