In questa pagina proponiamo un fac simile di lettera di sollecito di pagamento in formato Word e PDF, da utilizzare per richiedere il saldo di una somma scaduta e non ancora corrisposta.
Il modello è generico e può essere adattato a una fattura insoluta o ad altri crediti. Se si vuole effettuare una vera e propria costituzione in mora, è invece necessario formulare la comunicazione in modo coerente con l’art. 1219 del Codice civile e utilizzare una modalità che consenta di dimostrarne la ricezione.
Fac Simile Lettera di Sollecito di Pagamento Word e PDF
Il modello può essere personalizzato indicando il credito da pagare, la sua origine, la scadenza e le modalità con cui il debitore può effettuare il versamento. Il formato Word può essere modificato direttamente al computer, mentre il PDF è disponibile come alternativa secondo le caratteristiche del file.
Quando utilizzare un sollecito di pagamento
La lettera di sollecito viene inviata dal creditore al debitore quando un pagamento è scaduto e non risulta ancora effettuato. Può essere utilizzata, per esempio, per una fattura non pagata, un compenso, un canone o un’altra somma dovuta in base a un contratto o a un diverso rapporto tra le parti.
Prima di inviarla è opportuno controllare che il credito sia effettivamente scaduto, verificando il contratto, la fattura o il documento dal quale deriva l’obbligo di pagamento. Non esiste una regola generale che imponga di inviare necessariamente tre solleciti prima di procedere in altro modo: un primo promemoria informale può essere utile nei rapporti commerciali, ma il numero delle comunicazioni dipende dalla situazione concreta.
Come compilare la lettera
La richiesta deve permettere al destinatario di identificare senza equivoci sia il debito sia le modalità per estinguerlo. È quindi opportuno indicare:
- nome o denominazione e recapiti del creditore;
- nome o denominazione del debitore;
- importo ancora dovuto;
- origine del credito, per esempio contratto, ordine, prestazione o fattura;
- numero, data e scadenza della fattura, quando il credito deriva da una fattura;
- eventuali pagamenti parziali già ricevuti;
- termine entro il quale si richiede di provvedere al saldo;
- modalità di pagamento e, se necessario, IBAN o altre coordinate;
- eventuale riferimento a precedenti comunicazioni;
- data e firma del mittente.
In un primo sollecito può essere sufficiente un tono cortese e diretto, soprattutto quando il mancato pagamento potrebbe dipendere da una dimenticanza o da un problema amministrativo. Se il ritardo prosegue, la richiesta può essere resa più formale, fissando un termine preciso per il pagamento.
Sollecito di pagamento e messa in mora non sono sempre la stessa cosa
Un semplice promemoria e una formale costituzione in mora hanno funzioni diverse. Ai sensi dell’art. 1219 del Codice civile, la costituzione in mora avviene, nei casi in cui è necessaria, mediante intimazione o richiesta fatta per iscritto.
Non è quindi corretto ritenere che occorra necessariamente attendere il terzo sollecito o incaricare un avvocato. Il creditore può inviare personalmente una richiesta formale. Quando l’obiettivo è costituire il debitore in mora e disporre di una prova affidabile della comunicazione, è normalmente opportuno utilizzare PEC o raccomandata con avviso di ricevimento.
Per una comunicazione specificamente destinata alla costituzione in mora è disponibile anche il fac simile di lettera di messa in mora.
È inoltre necessario distinguere la messa in mora dalla diffida ad adempiere disciplinata dall’art. 1454 del Codice civile. Quest’ultima è uno strumento diverso, utilizzato nei rapporti contrattuali quando ricorrono i relativi presupposti e può condurre alla risoluzione del contratto se l’obbligazione non viene adempiuta entro il termine assegnato.
Termini di pagamento e interessi nelle transazioni commerciali
Non esiste un termine universale di 30 giorni applicabile indistintamente a qualsiasi debito. Per le transazioni commerciali tra imprese oppure tra imprese e Pubbliche Amministrazioni trova applicazione il D.Lgs. 231/2002, salvo le relative eccezioni e le condizioni eventualmente concordate.
In assenza di un diverso termine applicabile, la disciplina delle transazioni commerciali prende come riferimento, in via generale, un periodo di 30 giorni decorrente secondo i criteri stabiliti dalla legge, per esempio dalla ricezione della fattura o, in determinate situazioni, dalla consegna dei beni o dalla prestazione dei servizi. Tra imprese possono essere concordati termini differenti; quando il termine supera 60 giorni deve rispettare le condizioni previste dalla normativa ed essere espressamente pattuito, con clausola da provare per iscritto.
Un aspetto importante riguarda gli interessi: nelle transazioni commerciali disciplinate dal D.Lgs. 231/2002 gli interessi moratori decorrono dal giorno successivo alla scadenza del termine di pagamento senza che sia necessaria la costituzione in mora. La disciplina vigente dei termini, degli interessi e dei costi di recupero può essere verificata nel testo delle modifiche al D.Lgs. 231/2002 pubblicato in Gazzetta Ufficiale.
Invio del sollecito e interruzione della prescrizione
Un normale sollecito può essere trasmesso anche tramite e-mail o attraverso gli altri canali normalmente utilizzati tra le parti. Se però la comunicazione deve avere anche la funzione di formale richiesta di pagamento e il creditore vuole poterne dimostrare contenuto, data e ricezione, PEC e raccomandata con avviso di ricevimento offrono una prova più solida rispetto a una comunicazione ordinaria.
L’art. 2943 del Codice civile prevede che la prescrizione sia interrotta anche da un atto idoneo a costituire in mora il debitore. Non è quindi il semplice nome attribuito alla lettera, né il fatto che sia il primo, secondo o terzo sollecito, a determinarne gli effetti: contano il contenuto della richiesta, la sua idoneità giuridica e la possibilità di dimostrare che sia giunta al destinatario. Se l’importo è rilevante, il credito è contestato, la prescrizione è vicina oppure si intende avviare un recupero giudiziale, è opportuno valutare la situazione concreta con un professionista prima di affidarsi al solo fac simile.