In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di fattura proforma in formato Word, Excel e PDF editabile, da utilizzare per comunicare al cliente il dettaglio di beni, servizi e importi prima dell’emissione della fattura fiscalmente valida.
La fattura proforma è un documento commerciale privo di valore ai fini IVA e non sostituisce la fattura fiscale. Può essere utilizzata per richiedere un pagamento, comunicare anticipatamente gli importi o consentire al cliente di verificarli, ma non permette di rinviare gli obblighi di fatturazione quando l’operazione si considera già effettuata secondo la normativa IVA.
Modello Fattura Proforma Word
Il modello Word può essere modificato liberamente inserendo i dati delle parti, la descrizione dei beni o servizi, gli importi e le condizioni di pagamento.
Modello Fattura Proforma PDF Editabile
Di seguito è disponibile anche il fac simile di fattura proforma in formato PDF editabile da compilare con i dati relativi all’operazione.
Modello Fattura Proforma Excel
Di seguito è disponibile anche il fac simile di fattura proforma in formato Excel.
A Cosa Serve la Fattura Proforma
La fattura proforma viene utilizzata come documento preliminare rispetto alla fattura vera e propria. È particolarmente comune quando si vuole comunicare al cliente l’importo da pagare prima di emettere il documento fiscale definitivo.
Non esiste una regola che limiti l’utilizzo della proforma esclusivamente a due categorie di operazioni. Può essere impiegata, per esempio, da professionisti per inviare un preavviso delle competenze, oppure da imprese per riepilogare prezzi, quantità e condizioni prima della fatturazione, purché venga rispettato il momento in cui sorge l’obbligo di emettere la fattura fiscale.
Per i professionisti il documento viene spesso chiamato anche preavviso di parcella.
Fattura Proforma e Momento di Emissione della Fattura
Il punto più importante è che la fattura proforma non modifica le regole IVA sul momento di effettuazione dell’operazione.
Per le prestazioni di servizi, la regola generale prevista dall’articolo 6 del D.P.R. 633/1972 considera l’operazione effettuata al momento del pagamento del corrispettivo, ferme restando le eccezioni previste dalla stessa normativa. Per questo motivo professionisti e prestatori di servizi utilizzano frequentemente la proforma per chiedere il pagamento prima di emettere la fattura fiscale.
Quando il pagamento viene ricevuto, però, occorre procedere alla fatturazione nei termini previsti dalla normativa. Non è quindi possibile continuare a considerare la proforma come documento sostitutivo della fattura dopo che si è verificato il momento fiscalmente rilevante.
Per le cessioni di beni valgono regole diverse: in generale rilevano la consegna o la spedizione, mentre il pagamento anticipato determina l’effettuazione dell’operazione, limitatamente all’importo pagato. Di conseguenza, se viene inviata una proforma per chiedere un acconto prima della consegna e il cliente paga, il pagamento può far sorgere l’obbligo di fatturazione per la somma incassata.
Come Compilare una Fattura Proforma
Non essendo una fattura fiscale, la proforma non è soggetta agli stessi obblighi formali della fattura. È comunque consigliabile predisporla in modo chiaro e completo, soprattutto perché normalmente anticipa i dati che saranno riportati nel documento definitivo.
Nel modello è utile indicare:
- nome, denominazione o ragione sociale del soggetto che emette il documento;
- indirizzo, codice fiscale e partita IVA, quando applicabili;
- dati identificativi del cliente;
- data del documento;
- eventuale numero o riferimento interno della proforma;
- descrizione dei beni o dei servizi;
- quantità e prezzi, quando pertinenti;
- imponibile, IVA o altre componenti utili a mostrare l’importo che sarà fatturato;
- totale richiesto;
- modalità e termine di pagamento;
- eventuali coordinate bancarie;
- una chiara indicazione che si tratta di una fattura proforma e non di una fattura fiscalmente valida.
Numerazione della Fattura Proforma
La proforma può avere una numerazione interna, utile per organizzare i documenti e collegarli successivamente alle fatture emesse. Non si tratta però della numerazione fiscale delle fatture.
È quindi opportuno mantenere distinta la serie delle proforma da quella utilizzata per le fatture effettive, per esempio mediante una sigla o una numerazione separata. La proforma non deve inoltre essere registrata come se fosse una fattura emessa.
Quale Dicitura Inserire
Per evitare che il documento venga confuso con una fattura fiscale è opportuno riportare in modo evidente la dicitura “Fattura Proforma” o “Documento proforma non valido ai fini fiscali”.
È possibile aggiungere una formula che precisi che la fattura fiscalmente valida sarà emessa secondo le disposizioni IVA applicabili all’operazione. È preferibile non utilizzare formule che affermino in modo assoluto che la fattura definitiva sarà sempre emessa soltanto al pagamento, perché questa regola non vale indistintamente per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi.
Differenza tra Fattura Proforma e Fattura
| Fattura proforma | Fattura fiscale |
|---|---|
| È un documento preliminare e non costituisce fattura ai fini IVA. | È il documento fiscale previsto dalla normativa per certificare l’operazione. |
| Non viene registrata come fattura emessa. | Deve essere gestita secondo gli obblighi contabili e fiscali applicabili. |
| Può avere una numerazione interna facoltativa. | Deve essere identificata in modo univoco secondo le regole di fatturazione. |
| Può essere inviata in Word, PDF o altro formato utile al cliente. | Quando è obbligatoria la fatturazione elettronica deve essere predisposta nel formato previsto e trasmessa tramite Sistema di Interscambio. |
Per predisporre invece il documento fiscale vero e proprio è disponibile il modello di fattura Excel e Word.
Fattura Proforma e Fatturazione Elettronica
La fattura proforma non è una fattura elettronica e non deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio come se fosse il documento fiscale definitivo. Può essere inviata direttamente al cliente, per esempio in PDF, tramite email o altro canale concordato.
Quando successivamente sorge l’obbligo di fatturazione, la fattura definitiva deve essere predisposta e trasmessa secondo le regole applicabili al soggetto e all’operazione. I dati contenuti nella proforma possono essere ripresi nella fattura definitiva, verificando però che importi, IVA, ritenute, contributi e altri elementi fiscali siano corretti al momento dell’emissione.