In questa pagina sono disponibili un fac simile di contestazione fattura in formato Word e un modello PDF editabile da compilare e stampare. La lettera può essere utilizzata per comunicare all’emittente che una fattura è contestata, indicando con precisione il documento, l’importo e i motivi della contestazione.
Si tratta di fac simile liberi e non di moduli ufficiali. Il formato Word è più adatto quando occorre modificare o ampliare il testo; il PDF consente una compilazione più rapida per una contestazione semplice.
Fac Simile Contestazione Fattura Word
Il modello Word può essere personalizzato in base al caso concreto, specificando gli estremi della fattura, il rapporto da cui deriva e le ragioni per cui l’importo viene contestato.
Modello Contestazione Fattura PDF Editabile
Il fac simile in PDF editabile permette di indicare numero e data della fattura, importo richiesto, incarico a cui si riferisce, motivo della contestazione e firma.
Quando Contestare una Fattura
La contestazione può essere utile quando quanto richiesto in fattura non corrisponde agli accordi intercorsi tra le parti oppure quando esistono errori o problemi relativi alla fornitura. Tra i casi più comuni rientrano:
- importo diverso da quello concordato nel contratto, nell’ordine o nel preventivo accettato;
- fattura riferita a beni o servizi non richiesti o non forniti;
- prestazioni o quantità fatturate diverse da quelle effettivamente eseguite o consegnate;
- errori nei prezzi, nelle quantità o negli altri elementi della fattura;
- contestazioni relative alla corretta esecuzione dei lavori o della prestazione.
La fattura è un documento fiscale e contabile, ma la sua contestazione dipende anche dal rapporto contrattuale sottostante. Il semplice fatto di non condividere l’importo indicato non comporta automaticamente l’annullamento della fattura o l’inesistenza del credito.
Se la contestazione riguarda vizi, difformità, garanzie o altri inadempimenti, possono inoltre esistere termini di denuncia o decadenza previsti dalla legge, dal contratto o dalla disciplina specifica applicabile. Per questo non è corretto fare affidamento su un unico termine generale valido per qualsiasi fattura: quando il problema riguarda anche la prestazione ricevuta, è opportuno contestare tempestivamente.
Come Compilare la Lettera di Contestazione
La comunicazione deve permettere al destinatario di capire immediatamente quale richiesta viene contestata e per quale motivo. È opportuno indicare:
- dati del mittente e del soggetto che ha emesso la fattura;
- numero e data della fattura contestata;
- importo complessivo e, se la contestazione è solo parziale, la somma specificamente contestata;
- contratto, ordine, preventivo o incarico a cui la fattura si riferisce;
- motivi concreti della contestazione;
- eventuali differenze tra quanto concordato e quanto fatturato;
- richiesta rivolta all’emittente, per esempio di fornire chiarimenti oppure correggere l’importo;
- luogo, data e firma, quando il documento viene sottoscritto.
È preferibile evitare contestazioni generiche come “l’importo è eccessivo”. Quando possibile bisogna spiegare quale voce non è corretta, quale prezzo era stato concordato o quale prestazione non risulta eseguita.
Documenti da Allegare
Alla lettera può essere utile allegare una copia della fattura contestata e la documentazione che sostiene le proprie ragioni, come contratto, ordine, preventivo accettato, conferme inviate tramite email, documenti di consegna, ricevute di pagamento o altra documentazione pertinente.
Se l’emittente riconosce che la fattura deve essere ridotta o stornata, l’eventuale rettifica fiscale deve essere effettuata con il documento previsto dalla disciplina applicabile. Sul sito è disponibile anche il fac simile di nota di credito, documento che riguarda l’emittente della fattura e non sostituisce la lettera con cui il cliente formula la contestazione.
Come Inviare la Contestazione
Non esiste una modalità unica di invio valida per qualsiasi rapporto. È innanzitutto opportuno verificare il contratto, le condizioni del fornitore e l’eventuale procedura di reclamo prevista.
Quando è importante poter dimostrare l’invio e la ricezione della contestazione, è prudente utilizzare un mezzo tracciabile, come PEC o raccomandata con avviso di ricevimento, conservando il testo inviato e le relative ricevute. In altri casi può essere utilizzato il canale indicato dal fornitore per reclami e contestazioni.
Per bollette, servizi di telecomunicazione, rapporti bancari, assicurazioni, forniture regolate o rapporti con la Pubblica Amministrazione possono essere previste procedure specifiche. In queste situazioni il fac simile generico può essere utilizzato come riferimento per il contenuto, ma occorre verificare il canale, il modulo e gli eventuali termini applicabili al caso concreto.
Cosa Succede Dopo la Contestazione
Il destinatario può fornire chiarimenti, accogliere totalmente o parzialmente la contestazione oppure confermare la propria richiesta di pagamento. L’invio della lettera, da solo, non impedisce al soggetto che ritiene esistente il credito di richiederne il pagamento o di utilizzare gli strumenti previsti dalla legge.
Se la richiesta viene successivamente affidata a una società di recupero crediti, può essere utile utilizzare un documento specifico come la lettera di contestazione recupero crediti. Se invece viene notificato un atto giudiziario, come un decreto ingiuntivo, è necessario verificare immediatamente il contenuto dell’atto e i termini indicati per l’eventuale opposizione, senza considerare la semplice lettera di contestazione come sostitutiva degli strumenti processuali previsti.