In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF per comunicare al datore di lavoro un’assenza già prevista o sopravvenuta. Il fac simile può essere adattato indicando il periodo interessato, il motivo dell’assenza nei limiti delle informazioni necessarie e gli eventuali riferimenti alla documentazione richiesta.
Le modalità e i termini della comunicazione possono dipendere dal motivo dell’assenza, dal CCNL applicato, dal contratto individuale e dalle procedure aziendali. Per ferie, permessi e altri istituti specifici possono inoltre essere previsti adempimenti diversi che il semplice invio di questa lettera non sostituisce.
Fac Simile Comunicazione di Assenza dal Lavoro Word
La versione Word può essere modificata liberamente inserendo i dati del lavoratore, il periodo di assenza, la comunicazione necessaria e gli eventuali riferimenti richiesti dall’azienda.
Modello Comunicazione di Assenza dal Lavoro PDF
Il PDF contiene un fac simile sintetico da utilizzare come traccia per comunicare l’assenza. Prima dell’invio è opportuno integrarlo con le informazioni necessarie per il caso concreto, in particolare con le date dell’assenza quando non risultano già indicate.
Quando utilizzare la comunicazione di assenza
Il modello è utile quando il lavoratore deve informare tempestivamente l’azienda che non potrà presentarsi al lavoro oppure comunicare formalmente un’assenza secondo le procedure interne. Può essere utilizzato, per esempio, in presenza di un impedimento improvviso o quando l’azienda richiede una comunicazione scritta oltre al primo avviso telefonico.
Non tutte le assenze, però, seguono la stessa procedura. Per le assenze programmate occorre verificare se sia necessaria una preventiva richiesta o autorizzazione. Per le ferie può quindi essere più appropriato utilizzare una richiesta di ferie, mentre per altri casi può essere necessario un modello di richiesta di permesso dal lavoro.
La comunicazione generica disponibile in questa pagina non trasforma da sola un’assenza in assenza giustificata. Deve esistere una causa che consenta l’assenza e devono essere rispettati gli eventuali obblighi di comunicazione, documentazione o autorizzazione previsti per quella specifica situazione.
Come compilare la comunicazione
Il testo dovrebbe permettere al datore di lavoro di capire immediatamente chi sarà assente e per quale periodo. È opportuno indicare:
- nome e cognome del lavoratore ed eventuale matricola o reparto;
- data della comunicazione;
- giorno di inizio dell’assenza;
- durata prevista o data di rientro, se già conosciuta;
- tipologia o motivo dell’assenza nella misura necessaria a gestirla correttamente;
- eventuale documentazione o riferimento che sarà fornito secondo la procedura applicabile;
- eventuale recapito necessario per comunicazioni relative all’assenza;
- firma, quando la modalità utilizzata la richiede.
Non è necessario inserire dettagli ulteriori rispetto a quelli richiesti dalla legge, dal contratto o dalla procedura applicabile.
Come comunicare l’assenza al datore di lavoro
Non esiste un unico mezzo valido per ogni rapporto di lavoro. Il lavoratore deve innanzitutto controllare il CCNL, il contratto individuale, il regolamento o le istruzioni aziendali. Possono essere previsti, a seconda dei casi, telefono, email, piattaforme aziendali o altre modalità specifiche.
Quando l’assenza nasce da un imprevisto, è consigliabile avvisare il datore di lavoro appena possibile senza attendere di poter predisporre una lettera formale. La comunicazione scritta può seguire per documentare l’avviso o fornire le informazioni richieste. Se invece esiste una procedura aziendale obbligatoria, è necessario utilizzare quella prevista.
La documentazione da fornire dipende dalla causa dell’assenza. Non è quindi opportuno allegare indiscriminatamente fotografie, certificati o altri documenti personali: devono essere trasmessi soltanto gli elementi pertinenti e necessari a giustificare l’assenza secondo la disciplina applicabile.
Assenza ingiustificata e conseguenze
Se il lavoratore non si presenta al lavoro senza una causa che giustifichi l’assenza o senza rispettare gli obblighi applicabili, possono verificarsi conseguenze disciplinari secondo la legge e il contratto collettivo.
Per i rapporti ai quali si applica l’articolo 26 del decreto legislativo 151/2015, dal 2025 è inoltre prevista una disciplina specifica per l’assenza ingiustificata protratta nel tempo. Il comma 7-bis stabilisce che, superato il termine previsto dal CCNL oppure, in mancanza di una previsione contrattuale, oltre quindici giorni, il datore di lavoro può effettuare la comunicazione all’Ispettorato territoriale prevista dalla norma, dalla quale può conseguire la risoluzione del rapporto per volontà del lavoratore. La disciplina prevede eccezioni quando il lavoratore dimostra l’impossibilità di comunicare i motivi dell’assenza per forza maggiore o per fatto imputabile al datore di lavoro.
Per questo motivo, quando si verifica un impedimento improvviso, è importante non limitarsi a giustificare l’assenza in un momento successivo se era possibile avvisare tempestivamente l’azienda. Il modello deve essere utilizzato nel rispetto delle modalità e dei termini concretamente applicabili al rapporto di lavoro.