In questa pagina sono disponibili due versioni dello stesso fac simile per comunicare a un’impresa di pulizie la cessazione del servizio: il modello Word, indicato per modificare liberamente il testo, e il PDF editabile, utile per inserire direttamente i dati mancanti. Il documento è impostato dal punto di vista del cliente o committente.
Il testo scaricabile utilizza una formula generica di recesso e deve essere adattato: per impedire il rinnovo occorre indicare la scadenza contrattuale, mentre per interrompere anticipatamente il rapporto bisogna verificare il contratto, la disciplina applicabile e gli eventuali costi.
Modello Word da Scaricare
Il formato Word è consigliato quando occorre modificare le formule, specificare se si tratta di disdetta o recesso ed eliminare le parti non pertinenti.
Modello PDF Editabile
Il PDF può essere compilato con i dati delle parti, i riferimenti del contratto, il preavviso e la data finale del servizio. Prima dell’invio è necessario controllare che la formulazione corrisponda alla situazione concreta.
Disdetta, Recesso o Risoluzione: Quale Comunicazione Serve
| Situazione | Comunicazione | Controllo necessario |
|---|---|---|
| Il contratto scade e prevede il rinnovo automatico | Disdetta per impedire il rinnovo | Scadenza, termine di preavviso e modalità previste dal contratto |
| Si vuole interrompere il servizio prima della scadenza | Recesso anticipato | Facoltà di recesso, preavviso, indennizzi, corrispettivi o altre conseguenze |
| L’impresa non rispetta obblighi rilevanti | Contestazione, diffida o risoluzione per inadempimento | Gravità e prova dell’inadempimento, clausole contrattuali e procedura applicabile |
Se un contratto a tempo determinato cessa automaticamente e non prevede rinnovo o obblighi di comunicazione, la disdetta potrebbe non essere necessaria. Può comunque essere utile confermare per iscritto la data dell’ultimo servizio.
Il fac simile non deve essere utilizzato senza modifiche dall’impresa di pulizie che intende interrompere il rapporto: il diritto del fornitore di recedere può avere presupposti diversi da quello del committente.
Cosa Controllare Prima di Compilare il Modello
- Parti del contratto: verificare la denominazione esatta del cliente e dell’impresa, gli indirizzi e gli eventuali codici identificativi.
- Durata: controllare se il rapporto è a tempo determinato o indeterminato e se è prevista una proroga o un rinnovo tacito.
- Preavviso: individuare il numero di giorni o mesi richiesto e la data entro la quale la comunicazione deve essere ricevuta.
- Forma e destinatario: utilizzare il canale e l’indirizzo indicati nella clausola sulle comunicazioni.
- Effetti economici: verificare canoni ancora dovuti, penali, indennizzi, spese e modalità di fatturazione finale.
- Poteri di firma: accertare che la comunicazione sia sottoscritta dal titolare, dal legale rappresentante o da un soggetto autorizzato.
Come Compilare la Lettera
La comunicazione deve identificare senza ambiguità il rapporto che si vuole cessare. È opportuno inserire:
- nome, denominazione, indirizzo e recapiti del mittente;
- denominazione e indirizzo dell’impresa di pulizie;
- numero e data del contratto, se disponibili;
- indirizzo dei locali o del condominio interessati dal servizio;
- la dichiarazione espressa di non voler rinnovare il contratto oppure di voler esercitare il recesso;
- la clausola contrattuale o la diversa base sulla quale si fonda la comunicazione, quando pertinente;
- il preavviso osservato e la data dell’ultimo servizio;
- le modalità per la restituzione di chiavi, badge, materiali o altri beni;
- la richiesta della fattura o del conteggio finale, se necessari;
- luogo, data e firma.
Nella normale disdetta alla scadenza non è generalmente necessario indicare una motivazione, salvo che il contratto disponga diversamente. Se il modello contiene uno spazio dedicato, è possibile utilizzare una formula neutra. Non è opportuno contestare inadempimenti non documentati.
Si può chiedere una conferma scritta della ricezione e della data di cessazione. La conferma non equivale però all’accettazione della disdetta: quando la comunicazione rispetta i requisiti applicabili, è soprattutto importante poter dimostrare che sia giunta al destinatario entro il termine previsto.
Preavviso e Costi del Recesso Anticipato
Non esiste un termine di preavviso valido per tutti i contratti di pulizia. Per una disdetta destinata a impedire il rinnovo si applica il termine stabilito nel contratto; indicare un numero generico di giorni senza verificare la clausola può rendere tardiva la comunicazione.
Quando il rapporto è qualificabile come appalto di servizi continuativi o periodici, la durata assume particolare importanza. In un appalto a tempo determinato il committente può esercitare il recesso previsto dall’articolo 1671 del Codice civile, anche dopo l’inizio del servizio, tenendo però indenne l’appaltatore delle spese sostenute, delle prestazioni eseguite e del mancato guadagno.
Per un appalto continuativo di durata indeterminata rileva invece il preavviso pattuito, quello stabilito dagli usi o, in mancanza, un termine congruo in relazione al servizio, secondo la disciplina richiamata dall’articolo 1569 del Codice civile. La qualificazione del rapporto e le clausole sottoscritte devono essere verificate prima di indicare la data di cessazione.
Come Inviare la Disdetta
La lettera deve essere trasmessa con la modalità prevista dal contratto. Nella pratica vengono normalmente utilizzate la PEC, la raccomandata con avviso di ricevimento oppure la consegna a mano con firma e data per ricevuta. Una semplice email è adatta solo se ammessa dal contratto e se consente di conservare una prova adeguata della comunicazione.
È consigliabile inviare la lettera con un margine sufficiente rispetto alla scadenza, conservarne una copia e archiviare le ricevute di accettazione e consegna della PEC o l’avviso di ricevimento. Se sono presenti allegati, occorre poter dimostrare anche quali documenti siano stati trasmessi.
Se il Servizio di Pulizia non Viene Eseguito Correttamente
Un servizio insoddisfacente o un preventivo più conveniente non determinano automaticamente la risoluzione anticipata del contratto. In presenza di inadempimenti è opportuno descrivere con precisione prestazioni omesse, date, locali interessati e precedenti segnalazioni, conservando fotografie, verbali, email e ogni altra prova disponibile.
Quando si vuole concedere all’impresa un ultimo termine per adempiere, dichiarando che il contratto si intenderà risolto in caso contrario, può essere utilizzata una diffida ad adempiere. L’articolo 1454 del Codice civile prevede normalmente un termine non inferiore a quindici giorni, salvo diversa pattuizione o un termine minore congruo per la natura del contratto o secondo gli usi.
La risoluzione presuppone inoltre un inadempimento che non sia di scarsa importanza. Se si intende soltanto contestare il disservizio e chiedere che venga eliminato, senza collegare automaticamente la mancata esecuzione alla risoluzione, può risultare più adatta una lettera di messa in mora. L’eventuale risarcimento non deriva automaticamente dalla contestazione e richiede la presenza e la prova dei relativi presupposti.
Disdetta del Servizio di Pulizie in Condominio
Nel caso di un condominio, la lettera deve indicare il condominio come committente ed essere sottoscritta dall’amministratore in suo nome, riportando i dati dell’edificio e dell’impresa. Prima dell’invio occorre verificare il contratto, il regolamento, le deliberazioni assembleari e i limiti dell’incarico dell’amministratore.
La gestione delle pulizie può rientrare nell’amministrazione ordinaria dei servizi comuni, ma non è corretto affermare in via generale che una deliberazione assembleare sia sempre necessaria oppure sempre superflua. Se l’affidamento è stato deliberato dall’assemblea, la cessazione comporta indennizzi rilevanti o la decisione supera la gestione corrente, è prudente verificare preventivamente l’autorizzazione assembleare e citarne gli estremi nella comunicazione.