In questa pagina sono disponibili un fac simile di lettera di contestazione per inadempimento contrattuale in formato Word e un modello PDF editabile. Il documento può essere utilizzato per contestare formalmente il mancato o inesatto adempimento di un’obbligazione e chiedere alla controparte di eseguire quanto previsto dal contratto.
La lettera deve essere adattata al contratto e all’obiettivo concreto: una semplice contestazione, una costituzione in mora e una diffida ad adempiere con effetto risolutivo sono strumenti diversi e non devono essere confusi.
Fac Simile Lettera di Contestazione Inadempimento Contrattuale Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati delle parti, gli estremi del contratto, l’obbligazione non rispettata, la richiesta rivolta alla controparte e l’eventuale termine assegnato per adempiere.
Fac Simile Lettera di Contestazione Inadempimento Contrattuale PDF
In questa sezione è disponibile il fac simile in formato PDF editabile da compilare con le informazioni relative al rapporto contrattuale e all’inadempimento contestato.
Quando utilizzare la lettera di contestazione
L’inadempimento si verifica quando il debitore non esegue esattamente la prestazione dovuta. Può quindi consistere nella mancata esecuzione, nell’adempimento soltanto parziale, in un’esecuzione difforme dagli accordi oppure in un ritardo rilevante.
L’articolo 1218 del Codice civile stabilisce che il debitore che non esegue esattamente la prestazione è tenuto al risarcimento del danno, salvo che provi che l’inadempimento o il ritardo dipendono da un’impossibilità della prestazione derivante da causa a lui non imputabile. Il testo aggiornato del Codice civile è consultabile su Normattiva.
La lettera può essere utilizzata, per esempio, quando un fornitore non consegna quanto concordato, un professionista o un’impresa non completa la prestazione, un lavoro viene eseguito solo in parte oppure non vengono rispettati tempi o altre condizioni contrattuali.
Prima dell’invio è opportuno controllare il contratto, gli eventuali allegati, le comunicazioni intercorse e le clausole che disciplinano termini, contestazioni e modalità di comunicazione. Alcuni rapporti sono inoltre soggetti a discipline speciali che possono prevedere rimedi e termini specifici.
Cosa inserire nella lettera
Una contestazione efficace dovrebbe permettere al destinatario di individuare senza incertezze il rapporto interessato, comprendere quale obbligo si ritiene violato e sapere che cosa gli viene richiesto.
È opportuno indicare:
- nome o denominazione e recapiti del mittente e del destinatario;
- data della comunicazione;
- estremi del contratto, ordine, incarico o altro accordo interessato;
- obbligazione che avrebbe dovuto essere eseguita;
- descrizione concreta dell’inadempimento o dell’inesatto adempimento;
- eventuali precedenti richieste o contestazioni;
- richiesta specifica rivolta alla controparte;
- termine entro cui si richiede l’adempimento, quando opportuno;
- eventuale riserva di chiedere il risarcimento dei danni;
- elenco degli eventuali documenti allegati;
- firma del mittente.
È preferibile descrivere fatti verificabili, date e obblighi contrattuali invece di utilizzare formule generiche. Se, per esempio, sono stati pattuiti tre interventi e ne è stato eseguito soltanto uno, è utile indicare esattamente quali prestazioni risultano ancora mancanti.
Contestazione e messa in mora non sono sempre la stessa cosa
Una lettera che si limita a manifestare insoddisfazione o a segnalare un problema non costituisce necessariamente una messa in mora. Ai sensi dell’articolo 1219 del Codice civile, il debitore viene normalmente costituito in mora mediante un’intimazione o richiesta fatta per iscritto.
Se lo scopo è anche quello di costituire formalmente in mora la controparte, il testo deve quindi contenere una richiesta sufficientemente chiara di eseguire la prestazione dovuta. Per questo utilizzo è disponibile anche il fac simile di lettera di messa in mora.
La costituzione in mora non è necessaria in tutti i casi. L’articolo 1219 prevede specifiche ipotesi nelle quali opera senza una preventiva intimazione scritta, tra cui il caso in cui il debitore abbia dichiarato per iscritto di non volere eseguire l’obbligazione. Occorre quindi valutare il rapporto concreto.
Differenza tra messa in mora e diffida
La messa in mora non deve essere confusa con la diffida ad adempiere disciplinata dall’articolo 1454 del Codice civile. Con la messa in mora si richiede formalmente l’esecuzione dell’obbligazione, ma la semplice scadenza del termine indicato nella lettera non determina automaticamente la risoluzione del contratto.
La diffida ad adempiere ha invece una funzione più specifica. La parte adempiente intima per iscritto alla controparte di adempiere entro un termine congruo dichiarando espressamente che, decorso inutilmente tale termine, il contratto si intenderà risolto.
Il termine previsto dall’articolo 1454 non può normalmente essere inferiore a quindici giorni. Può essere più breve quando le parti abbiano pattuito diversamente oppure quando, per la natura del contratto o secondo gli usi, risulti congruo un termine inferiore.
Per ottenere l’effetto previsto dall’articolo 1454 non è quindi sufficiente inserire nella contestazione una frase generica come “in caso contrario agirò per vie legali”. Se l’obiettivo è provocare la risoluzione di diritto alla scadenza del termine, la comunicazione deve avere i requisiti propri della diffida ad adempiere.
Adempimento, risoluzione e risarcimento
Nei contratti con prestazioni corrispettive, l’articolo 1453 del Codice civile consente alla parte non inadempiente, ricorrendone i presupposti, di chiedere l’adempimento oppure la risoluzione del contratto, salvo in ogni caso il risarcimento del danno.
La risoluzione non è però giustificata da qualsiasi irregolarità. L’articolo 1455 stabilisce che il contratto non può essere risolto quando l’inadempimento ha scarsa importanza, avuto riguardo all’interesse dell’altra parte. La gravità deve quindi essere valutata nel caso concreto.
Anche il risarcimento non deriva automaticamente dalla semplice affermazione contenuta nella lettera. Il danno deve essere giuridicamente risarcibile e, quando viene contestato, deve poter essere dimostrato insieme agli altri presupposti necessari. Nella comunicazione iniziale è possibile descrivere il pregiudizio già individuabile oppure riservarsi di quantificarlo successivamente.
Cosa succede se la prestazione diventa impossibile
La mancata prestazione per una causa non imputabile al debitore non rende automaticamente nullo il contratto. L’articolo 1256 del Codice civile stabilisce che l’obbligazione si estingue quando la prestazione diventa definitivamente impossibile per una causa non imputabile al debitore. Se l’impossibilità è soltanto temporanea, il debitore non risponde del ritardo finché essa perdura, nei limiti previsti dalla stessa norma.
Nei contratti con prestazioni corrispettive trovano inoltre applicazione le regole sull’impossibilità sopravvenuta, tra cui gli articoli 1463 e seguenti del Codice civile. Le conseguenze possono comprendere la liberazione dalla controprestazione e, nei casi previsti, la restituzione di quanto già ricevuto. È quindi necessario distinguere una vera impossibilità sopravvenuta da un semplice impedimento, difficoltà organizzativa o ritardo imputabile alla controparte.
Entro quando inviare la contestazione
Non esiste un unico termine valido per tutte le contestazioni di inadempimento. Il termine ordinario di prescrizione dei diritti è di dieci anni ai sensi dell’articolo 2946 del Codice civile, ma numerose obbligazioni sono soggette a termini più brevi, prescrizioni presuntive o termini di decadenza specifici.
Non è quindi corretto applicare automaticamente un termine di cinque, tre, uno o sei mesi o anni sulla sola base della denominazione generale del contratto. Occorre individuare il diritto concretamente esercitato e la normativa applicabile.
Anche gli effetti della lettera sulla prescrizione devono essere valutati con attenzione. L’articolo 2943 del Codice civile prevede, tra l’altro, l’interruzione mediante ogni altro atto che valga a costituire in mora il debitore. Una semplice comunicazione priva dei requisiti necessari non produce automaticamente lo stesso effetto.
Quando sono previsti termini brevi per denunciare difetti, vizi, difformità o altri problemi, è consigliabile verificare immediatamente la disciplina specifica senza attendere l’avvicinarsi della prescrizione generale.
Come inviare la lettera di contestazione
Quando la comunicazione deve valere come costituzione in mora, la richiesta deve essere formulata per iscritto. Anche per la diffida ad adempiere l’articolo 1454 richiede la forma scritta.
È opportuno scegliere una modalità che permetta di dimostrare l’invio, il contenuto e la ricezione da parte del destinatario. Nella pratica vengono frequentemente utilizzate la raccomandata con avviso di ricevimento oppure la posta elettronica certificata quando si dispone di un valido indirizzo PEC del destinatario.
Prima dell’invio è inoltre necessario controllare se il contratto indica uno specifico indirizzo o canale per le comunicazioni formali. È consigliabile conservare copia della lettera, degli allegati e delle prove di invio e ricezione.
Se l’inadempimento è rilevante, il contratto contiene una clausola risolutiva espressa, è previsto un termine essenziale oppure si intende ottenere la risoluzione o un risarcimento di importo significativo, è opportuno verificare quale strumento utilizzare prima di inviare una comunicazione che potrebbe produrre effetti giuridici non facilmente reversibili.