In questa pagina è disponibile un fac simile di foglio presenze mensile in formato Excel. Il modello può essere utilizzato in azienda per registrare le ore di presenza del lavoratore, gli orari di entrata e uscita e i giustificativi relativi ad assenze o ritardi.
Si tratta di un modello organizzativo liberamente modificabile e non di un modulo ufficiale. Il foglio Excel può essere utile per raccogliere i dati da trasmettere a chi gestisce le paghe, ma non sostituisce gli adempimenti obbligatori previsti per il datore di lavoro, compreso il Libro Unico del Lavoro quando applicabile.
Modello Foglio Presenze Mensile Excel
Il fac simile può essere modificato inserendo i dati dell’azienda e del lavoratore e compilando, per ciascuna giornata, gli orari e le informazioni relative alla presenza.
A Cosa Serve il Foglio Presenze
Il foglio presenze è uno strumento amministrativo utilizzato per riepilogare l’attività lavorativa svolta dal dipendente durante un determinato periodo, normalmente un mese. Può raccogliere informazioni come ore lavorate, assenze, ferie, permessi, ritardi e altre causali che incidono sulla presenza al lavoro.
Questi dati possono essere utilizzati dall’azienda o dal professionista incaricato dell’elaborazione delle retribuzioni per verificare le variabili del mese. Il foglio presenze, però, non determina necessariamente da solo lo stipendio, il saldo delle ferie o quello dei permessi: questi valori dipendono anche dal contratto applicato, dai dati maturati nei periodi precedenti e dalle elaborazioni effettuate per la busta paga.
Come Compilare il Foglio Presenze Excel
Il modello disponibile nella pagina prevede i principali dati necessari per predisporre un riepilogo mensile delle presenze:
- nome dell’azienda;
- nome e cognome del lavoratore;
- anno di riferimento;
- giorno e mese a cui si riferiscono le presenze;
- orari di entrata e uscita;
- totale delle ore di presenza;
- giustificativi relativi ad assenze e ritardi;
- campo dedicato alla firma del responsabile.
Per ogni giornata è opportuno riportare i dati in modo coerente con l’effettiva prestazione lavorativa. Se, per esempio, una parte dell’orario è coperta da un permesso, le ore lavorate e quelle di assenza dovrebbero essere indicate separatamente secondo le causali utilizzate dall’azienda.
Quando il lavoratore deve chiedere preventivamente un’assenza, il foglio presenze non sostituisce la relativa autorizzazione. Per questi casi sono disponibili anche il modulo di richiesta ferie e il modello di richiesta permesso di lavoro.
Foglio Presenze e Libro Unico del Lavoro
È importante distinguere il semplice foglio Excel utilizzato per la gestione interna dal Libro Unico del Lavoro. L’articolo 39 del Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito dalla Legge 6 agosto 2008, n. 133, prevede per i datori di lavoro privati soggetti alla disciplina del Libro Unico un calendario delle presenze.
Nel calendario devono risultare, secondo quanto previsto dalla normativa applicabile, le informazioni relative alle giornate di lavoro, allo straordinario, alle assenze, alle ferie e ai riposi. Il file Excel scaricabile in questa pagina può quindi essere utilizzato come strumento interno per raccogliere o riepilogare i dati, ma non deve essere considerato una modalità alternativa di tenuta del Libro Unico del Lavoro.
Il Foglio Presenze Deve Essere Firmato?
Non esiste una regola generale che imponga la firma del lavoratore su qualsiasi foglio presenze aziendale. La necessità di una firma del dipendente, del responsabile o di entrambi dipende dalla funzione attribuita al documento e dalle procedure adottate dall’azienda.
Il modello disponibile contiene un campo per la firma del responsabile, che può essere utilizzato quando l’organizzazione interna prevede la verifica o l’approvazione del riepilogo mensile.
Quando Compilare il Foglio Presenze
Per limitare errori e dimenticanze è utile aggiornare le presenze con regolarità durante il mese anziché ricostruirle soltanto alla fine. I dati possono provenire dalla compilazione manuale, da badge, sistemi di rilevazione degli accessi o software aziendali.
Se le presenze vengono rilevate automaticamente, il foglio Excel può comunque essere utile come riepilogo o come strumento per comunicare le variabili mensili a chi elabora le paghe. Prima di adottarlo come procedura aziendale è opportuno verificare che le causali e i campi utilizzati siano coerenti con il contratto collettivo applicato e con il sistema di gestione del personale.