In questa pagina sono disponibili un fac simile di lettera di rifiuto preventivo in formato Word e un modello PDF. Il documento può essere utilizzato per comunicare a un’impresa o a un professionista che non si intende accettare il preventivo ricevuto.
Il modello adatto quando il preventivo non è stato ancora accettato. Se invece è già stata comunicata l’accettazione, è stato sottoscritto un accordo o il rapporto contrattuale è già iniziato, una semplice lettera di rifiuto potrebbe non essere sufficiente.
Fac Simile Lettera di Rifiuto Preventivo Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati delle parti, gli estremi del preventivo e una formulazione adatta alla situazione concreta.
Fac Simile Lettera di Rifiuto Preventivo PDF
La versione PDF contiene il fac simile con impaginazione fissa e può essere utilizzata come riferimento oppure stampata e completata negli spazi predisposti.
Quando utilizzare la lettera per rifiutare un preventivo
La lettera è utile quando è stato richiesto o ricevuto un preventivo e, dopo averne valutato prezzo, condizioni, tempi o caratteristiche della prestazione, si decide di non procedere. Permette di chiudere la trattativa in modo chiaro e di evitare che il fornitore rimanga in attesa di una risposta.
Può essere utilizzata sia da un privato sia da un’impresa, adattando il tono e i dati riportati. Non è necessario trasformare il rifiuto in una lunga spiegazione: è sufficiente identificare senza ambiguità il preventivo e comunicare che non si intende accettarlo. Se si desidera mantenere aperta la possibilità di una futura collaborazione, è possibile aggiungere una breve formula di ringraziamento.
Il documento può essere utilizzato anche per declinare una proposta economica ricevuta nell’ambito di una trattativa commerciale. Se invece occorre predisporre la proposta da inviare al cliente, è disponibile il fac simile di offerta commerciale.
Cosa inserire nella lettera di rifiuto
Per rendere la comunicazione facilmente riconoscibile è opportuno indicare i dati necessari a collegarla alla proposta ricevuta. In particolare, possono essere inseriti:
- nome o denominazione del mittente;
- nome dell’impresa, del professionista o del referente destinatario;
- data della comunicazione;
- numero e data del preventivo, quando presenti;
- breve descrizione del prodotto, servizio o lavoro oggetto dell’offerta;
- dichiarazione chiara che il preventivo non viene accettato;
- eventuale motivo del rifiuto, se si ritiene opportuno comunicarlo;
- ringraziamento e formula di chiusura;
- nome e firma del mittente quando il documento viene sottoscritto.
Il motivo del rifiuto non deve essere inventato o formulato in modo eccessivamente dettagliato. Se il problema riguarda il prezzo, i tempi o la diversa scelta effettuata, è possibile indicarlo sinteticamente. Se invece non si vuole entrare nel merito, è sufficiente comunicare che, dopo la valutazione della proposta, si è deciso di non procedere.
Quando il preventivo è già stato accettato
Prima di inviare la lettera è importante verificare che il preventivo sia ancora soltanto una proposta non accettata. L’articolo 1326 del Codice civile prevede, in termini generali, che il contratto si concluda quando chi ha formulato la proposta ha conoscenza dell’accettazione dell’altra parte. Di conseguenza, un preventivo sufficientemente determinato può assumere rilevanza contrattuale quando viene validamente accettato.
Se il preventivo è già stato firmato per accettazione, se è stata inviata una comunicazione inequivoca di accettazione oppure se è stato successivamente sottoscritto un contratto, non è prudente utilizzare il presente modello come se si trattasse ancora di una semplice proposta da rifiutare. In questi casi occorre verificare le condizioni concordate e stabilire se esiste una facoltà di recesso, disdetta o altra modalità per sciogliere il rapporto.
La stessa attenzione è necessaria quando sono già stati corrisposti acconti o quando il fornitore ha iniziato a eseguire la prestazione sulla base degli accordi intercorsi. La lettera disponibile in questa pagina è quindi destinata principalmente alla fase in cui non si è ancora aderito al preventivo.
Come inviare il rifiuto del preventivo
La comunicazione può essere trasmessa con il canale normalmente utilizzato nei rapporti con il fornitore, per esempio tramite email oppure mediante consegna di una lettera. Quando è importante poter dimostrare il contenuto e la data della comunicazione, è opportuno scegliere una modalità che ne lasci traccia e conservarne una copia.
Se il preventivo indica espressamente un referente, una procedura o un canale da utilizzare per le comunicazioni, è preferibile attenersi a tali indicazioni. Una normale lettera di rifiuto di un preventivo non richiede allegati specifici, salvo che siano necessari per identificare correttamente la pratica o siano stati richiesti nell’ambito della trattativa.
Frasi per rifiutare un preventivo
Una formulazione semplice può essere: “La ringraziamo per il preventivo inviato. Dopo aver valutato la proposta, abbiamo deciso di non procedere con l’accettazione.”
Se la decisione dipende dal budget si può utilizzare: “La ringraziamo per la disponibilità e per il preventivo predisposto. Al momento l’importo proposto non è compatibile con il budget previsto per il progetto e abbiamo pertanto deciso di non procedere.”
Quando è stata scelta un’altra soluzione: “Dopo aver esaminato le diverse alternative disponibili, abbiamo scelto una soluzione maggiormente rispondente alle nostre attuali esigenze. La ringraziamo per il tempo dedicato alla predisposizione dell’offerta.”
Se non si desidera specificare il motivo: “Con riferimento al preventivo n. ______ del ______, comunichiamo che abbiamo deciso di non accettare la proposta. Ringraziamo per l’attenzione e la disponibilità dimostrate.”
Ovviamente le frasi sono da adattare al contesto.