In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF editabile di manleva tra cliente e commercialista. Il documento è pensato soprattutto per disciplinare le conseguenze economiche di dati, documenti o informazioni inesatti, incompleti o consegnati in ritardo dal cliente quando tali circostanze incidono sull’esecuzione dell’incarico professionale.
La manleva non può essere utilizzata come esonero generale dalla responsabilità professionale e deve essere coordinata con la lettera di incarico, con gli obblighi del commercialista e con le cause concretamente imputabili al cliente.
Fac Simile Manleva Commercialista Word
La versione Word è preferibile perché consente di precisare quali documenti devono essere consegnati, entro quali termini, quali conseguenze sono coperte e quali responsabilità restano escluse dalla manleva.
Modello Manleva Commercialista PDF Editabile
Il PDF editabile può essere utilizzato quando la struttura dell’accordo corrisponde al rapporto effettivo. Prima della firma devono essere adattate in particolare le clausole sulla durata, sulla polizza assicurativa, sui rimborsi e sull’ambito della responsabilità.
A Cosa Serve la Manleva del Commercialista
La manleva può essere utile quando il corretto svolgimento dell’incarico dipende anche dalla collaborazione del cliente. Un caso tipico è quello in cui fatture, estratti conto, certificazioni o altre informazioni necessarie vengano consegnati in ritardo oppure risultino inesatti o incompleti.
L’accordo può stabilire che il cliente tenga indenne il professionista dalle conseguenze patrimoniali direttamente riconducibili a una propria omissione o dichiarazione inesatta. Perché la clausola sia realmente utile è opportuno evitare formule come “da ogni responsabilità” e individuare invece con precisione:
- l’incarico professionale al quale la manleva si riferisce;
- i documenti e le informazioni che il cliente deve fornire;
- gli eventuali termini concordati per la consegna;
- il comportamento del cliente che può attivare la manleva;
- le conseguenze economiche effettivamente comprese;
- le responsabilità del professionista che rimangono escluse.
Quando il problema principale è dimostrare quali documenti siano stati consegnati e in quale data, può essere più utile affiancare alla manleva il verbale di consegna dei documenti contabili al commercialista.
La Manleva non Elimina la Responsabilità Professionale
Il commercialista deve eseguire l’incarico con la diligenza qualificata richiesta dall’articolo 1176, secondo comma, del Codice civile. Il Codice deontologico vigente richiede inoltre diligenza e perizia nell’esecuzione dell’incarico e considera violazione professionale il mancato, ritardato o negligente compimento degli atti che ne fanno parte.
L’articolo 2236 del Codice civile limita la responsabilità ai casi di dolo o colpa grave soltanto quando la prestazione comporta la soluzione di problemi tecnici di speciale difficoltà. Non costituisce quindi un’esenzione generale per qualsiasi “errore tecnico” del commercialista: per le normali attività professionali continua a operare il criterio ordinario della diligenza professionale.
Deve inoltre essere considerato l’articolo 1229 del Codice civile, che rende nullo qualsiasi patto preventivo volto a escludere o limitare la responsabilità per dolo o colpa grave e anche i patti di esonero incompatibili con obblighi derivanti da norme di ordine pubblico.
La manleva può quindi regolare le conseguenze di fatti realmente imputabili al cliente, ma non può trasformarsi in una clausola con cui il professionista viene preventivamente liberato dalle conseguenze dei propri errori, omissioni o ritardi.
Documenti Consegnati in Ritardo o Incompleti
La semplice presenza di una manleva non rende automaticamente responsabile il cliente di qualsiasi sanzione successiva. Deve esistere un collegamento concreto tra il comportamento del cliente e il danno verificatosi. Per esempio, se un adempimento è tardivo perché il documento indispensabile è stato consegnato dopo il termine concordato, questa circostanza può assumere rilievo. Se il professionista disponeva invece in tempo utile delle informazioni necessarie ma ha omesso l’adempimento per un proprio errore, la situazione è diversa.
Per rendere verificabile la ripartizione delle responsabilità è utile predisporre un calendario realistico delle consegne e lasciare prova delle richieste inviate e dei documenti ricevuti. La formula “entro il termine di legge” è spesso poco utile, perché il professionista può avere bisogno della documentazione diversi giorni prima della scadenza fiscale.
Se la collaborazione del cliente diventa insufficiente al punto da impedire la corretta esecuzione dell’incarico, la manleva non autorizza il professionista a svolgere comunque adempimenti che sa essere inesatti. Il Codice deontologico dei commercialisti prevede che il professionista non prosegua l’incarico quando la condotta o le richieste del cliente ne impediscono il corretto svolgimento e disciplina le modalità della rinuncia.
Collaboratori e Dipendenti dello Studio
Il modello estende la manleva anche a collaboratori e dipendenti. Questa previsione deve essere letta con attenzione. L’articolo 1228 del Codice civile stabilisce che il debitore che si avvale dell’opera di terzi risponde anche dei fatti dolosi o colposi degli ausiliari, salvo diversa volontà delle parti nei limiti consentiti dalla legge.
La manleva può quindi riguardare anche conseguenze che originano da dati errati forniti dal cliente e successivamente trattati dai collaboratori dello studio, ma non dovrebbe essere formulata come esonero indiscriminato per gli errori commessi autonomamente dal personale del professionista.
Sanzioni, Imposte e Richieste di Terzi
Una manleva produce principalmente effetti nei rapporti interni tra cliente e professionista. Non impedisce all’Agenzia delle Entrate, a un’autorità amministrativa, a un giudice o a un terzo di individuare secondo la legge il soggetto responsabile di una violazione.
La clausola relativa al rimborso di imposte, interessi, sanzioni o spese deve quindi essere limitata agli importi che siano effettivamente conseguenza dell’inadempimento del cliente e che possano legittimamente essere posti a suo carico nei rapporti interni. Non è prudente prevedere che il cliente rimborsi indistintamente qualsiasi sanzione irrogata personalmente al professionista, indipendentemente dalla causa e dalla condotta di quest’ultimo.
Anche eventuali responsabilità disciplinari, tributarie, penali o amministrative previste direttamente dalla legge non vengono cancellate dalla sottoscrizione della manleva.
Quanto Deve Durare la Manleva
Nel definire la durata non è corretto utilizzare come regola generale un presunto “periodo massimo di accertamento tributario di otto anni”. I termini di accertamento dipendono dal tributo, dal periodo d’imposta, dalla presentazione o omissione della dichiarazione e dalle eventuali discipline speciali applicabili.
La clausola deve quindi essere formulata in relazione ai fatti verificatisi durante l’incarico e ai termini entro i quali possono essere fatte valere le rispettive pretese, senza trasformare un determinato numero di anni in una regola fiscale generale.
La cessazione dell’incarico non elimina automaticamente gli effetti di una manleva relativa a fatti precedenti, ma è opportuno stabilire con precisione quali obblighi sopravvivano e per quanto tempo. Se il rapporto professionale viene interrotto può essere utile coordinare il documento con la revoca del mandato al commercialista e con la restituzione della documentazione.
Polizza RC Professionale
Il professionista che esercita l’attività è tenuto, ai sensi dell’articolo 5 del D.P.R. 137/2012, a stipulare un’idonea assicurazione per i danni derivanti dall’attività professionale e a rendere noti al cliente, al momento dell’assunzione dell’incarico, gli estremi della polizza, il relativo massimale e le successive variazioni.
La manleva non sostituisce questa copertura. Non è inoltre necessario che ogni accordo stabilisca automaticamente che la manleva operi soltanto per la parte non pagata dall’assicuratore o che richiami sempre la surroga prevista dall’articolo 1916 del Codice civile. Una clausola di questo tipo deve essere coordinata con il testo della polizza realmente stipulata, con franchigie, esclusioni, massimali e diritto di rivalsa eventualmente applicabili.
Il riferimento alla polizza deve quindi riportare dati reali e aggiornati, evitando di attribuire alla manleva una funzione sostitutiva dell’assicurazione professionale.
Privacy e Ruolo del Commercialista
La sottoscrizione della manleva non sostituisce gli adempimenti previsti dal Regolamento UE 2016/679. Anche il ruolo privacy del commercialista deve essere individuato in base alle attività effettivamente svolte.
Non è corretto affermare in modo generale che cliente e commercialista siano contitolari del trattamento ai sensi dell’articolo 26 del GDPR. La contitolarità ricorre soltanto quando due soggetti determinano congiuntamente finalità e mezzi del trattamento. In altre situazioni il professionista può operare quale titolare autonomo per determinati trattamenti oppure, quando agisce esclusivamente secondo le istruzioni documentate del cliente, può ricorrere una relazione tra titolare e responsabile ai sensi dell’articolo 28.
Una generica clausola secondo cui “le parti rispetteranno il GDPR” non sostituisce quindi l’informativa privacy o l’eventuale accordo previsto dall’articolo 28 quando quest’ultimo sia necessario.
Foro Competente e Approvazione Specifica
La clausola di foro deve essere adattata alla qualifica del cliente. Se il rapporto è concluso da un consumatore per finalità estranee alla propria attività imprenditoriale o professionale, trovano applicazione le regole inderogabili del Codice del consumo sulla competenza territoriale.
Quando il testo viene predisposto unilateralmente dal professionista come condizione generale o formulario, devono inoltre essere valutati gli articoli 1341 e 1342 del Codice civile e la necessità di approvare specificamente le clausole comprese tra quelle indicate dalla legge. La doppia sottoscrizione non rende comunque valida una clausola che sia nulla per contrasto con una norma imperativa.
Come Firmare e Conservare la Manleva
Poiché il modello è strutturato come un accordo tra cliente e professionista, è opportuno che venga sottoscritto da entrambi e conservato insieme alla lettera di incarico e all’eventuale calendario di consegna dei documenti.
Può essere firmato su carta oppure come documento informatico con una firma elettronica adeguata alle esigenze del rapporto. Non esiste un modulo pubblico da presentare a un ente e, nella normale gestione dell’incarico, il documento viene conservato dalle parti come parte della documentazione contrattuale. Prima della sottoscrizione è particolarmente importante controllare che la manleva descriva fatti imputabili al cliente in modo circoscritto e verificabile. Una formula generica con cui il cliente si assume ogni conseguenza dell’attività fiscale o contabile rischia di essere poco utile proprio nei casi in cui nasce una controversia sulla responsabilità professionale.