In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF per documentare le spese sostenute da un amministratore nell’interesse della società e richiederne il rimborso. Il fac simile è strutturato soprattutto come nota spese di trasferta e permette di indicare destinazione, motivo dello spostamento, vitto, alloggio, viaggio, indennità chilometrica, pedaggi e altre spese documentate.
Il trattamento tributario del rimborso dipende dall’inquadramento dell’amministratore, dal luogo in cui viene svolto l’incarico, dal tipo di rimborso e dalla documentazione disponibile. Il modello deve quindi essere coordinato con le procedure amministrative e contabili adottate dalla società.
Modello Rimborso Spese Amministratore Word
La versione Word è indicata quando occorre personalizzare le categorie di spesa, inserire dati aggiuntivi sul veicolo utilizzato, prevedere l’approvazione aziendale o adattare il documento alle procedure interne della società.
Fac Simile Rimborso Spese Amministratore PDF Editabile
Il PDF è impostato come nota spese per una trasferta e consente di riepilogare le principali spese sostenute dall’amministratore. Il documento prevede anche l’indicazione dei giustificativi allegati.
Quando utilizzare il modello
Il fac simile può essere utilizzato quando l’amministratore anticipa spese connesse all’incarico e deve presentarle alla società per il rimborso. È particolarmente adatto al rimborso analitico, detto anche a piè di lista, perché consente di indicare le singole voci e allegare la relativa documentazione.
Possono rientrare nella nota, quando effettivamente sostenute nell’interesse della società e ammesse dalle procedure interne, spese di viaggio, vitto, pernottamento, taxi o NCC, pedaggi, parcheggi e costi relativi all’utilizzo autorizzato di un veicolo personale.
Il rimborso deve essere distinto dal compenso spettante per lo svolgimento della carica. Un pagamento qualificato genericamente come rimborso spese non assume automaticamente tale natura fiscale se non corrisponde a costi effettivamente sostenuti o non rispetta le condizioni previste dalla disciplina applicabile.
Regime fiscale dell’amministratore
Non è corretto assimilare in ogni caso l’amministratore a un lavoratore dipendente. L’articolo 50, comma 1, lettera c-bis, del TUIR qualifica normalmente i compensi percepiti per l’ufficio di amministratore come redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente.
Esistono però eccezioni. Se l’incarico di amministratore rientra nei compiti istituzionali di un rapporto di lavoro dipendente oppure nell’oggetto dell’arte o professione esercitata dal soggetto, la qualificazione fiscale segue le regole proprie di tale attività. È quindi necessario individuare l’inquadramento effettivo prima di applicare automaticamente le regole previste per i redditi assimilati.
Quando il compenso dell’amministratore rientra tra i redditi assimilati, trovano applicazione, con le regole previste dal TUIR, anche le disposizioni relative alle trasferte dell’articolo 51 del TUIR.
Quale comune considerare per la trasferta
Per stabilire se uno spostamento avviene fuori dal territorio comunale non si deve utilizzare automaticamente il comune di residenza dell’amministratore. Il riferimento è innanzitutto la sede nella quale viene svolto l’incarico, individuata sulla base del rapporto con la società e delle circostanze concrete.
La prassi dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, quando per un rapporto di collaborazione non è possibile determinare contrattualmente una sede di lavoro né identificarla con la sede dell’impresa, può essere utilizzato come riferimento il domicilio fiscale del collaboratore. Questo criterio può assumere rilievo anche per gli amministratori quando l’atto di nomina o gli altri elementi del rapporto non permettono di individuare una sede dell’incarico.
La distinzione è importante perché, nel regime dell’articolo 51, trasferte fuori comune e spostamenti all’interno dello stesso comune hanno un trattamento fiscale differente.
Rimborso analitico, forfettario e misto
Il rimborso analitico consiste nella restituzione delle spese effettivamente sostenute e documentate. È la modalità alla quale si presta maggiormente il fac simile disponibile in questa pagina. L’amministratore indica le singole spese e allega fatture, ricevute, biglietti o altri giustificativi pertinenti.
Il regime forfettario prevede invece un’indennità di trasferta determinata senza rimborsare analiticamente vitto e alloggio. Il regime misto combina un’indennità con il rimborso o la fornitura di alcune spese. Nei casi ai quali si applica l’articolo 51, l’esclusione dal reddito delle indennità forfettarie e miste è soggetta alle soglie e alle riduzioni previste dalla norma.
Il modello presente in questa pagina non deve quindi essere interpretato come documento necessario per determinare un’indennità forfettaria. Se la società utilizza tale sistema, è opportuno che la documentazione interna identifichi comunque data, destinazione e motivo della trasferta e consenta di verificare il trattamento concretamente applicato.
Come compilare il rimborso spese
Per rendere la nota facilmente verificabile è opportuno indicare:
- denominazione della società e dati dell’amministratore;
- periodo della trasferta;
- località di destinazione;
- motivo dello spostamento e collegamento con l’incarico societario;
- singole spese sostenute e relativo importo;
- eventuali anticipi già ricevuti dalla società;
- totale richiesto a rimborso;
- elenco dei documenti giustificativi allegati;
- data e firma dell’amministratore;
- eventuale approvazione del soggetto o dell’ufficio incaricato dei controlli interni.
Per gestire spese di natura diversa o predisporre un prospetto periodico più articolato può essere utilizzato anche il fac simile di nota spese Word ed Excel.
Rimborso chilometrico con auto propria
Il PDF comprende una voce dedicata all’indennità chilometrica. Se l’amministratore utilizza il proprio veicolo per una trasferta nell’interesse della società, è opportuno che la documentazione permetta di ricostruire almeno il veicolo impiegato, il percorso, il numero dei chilometri e il criterio utilizzato per determinare l’importo.
Il semplice rimborso del carburante sulla base di uno scontrino non equivale necessariamente a un corretto rimborso chilometrico. Per la deducibilità in capo alla società trovano inoltre applicazione specifici limiti fiscali, per cui il valore liquidato e l’importo fiscalmente deducibile non devono essere considerati automaticamente coincidenti.
Pagamenti tracciabili per le trasferte in Italia
Dal 2025 la disciplina fiscale attribuisce particolare importanza alla tracciabilità di alcune spese sostenute nelle trasferte in Italia. Per i soggetti ai quali si applica l’articolo 51, i rimborsi relativi a vitto, alloggio e alle spese di viaggio e trasporto effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC, possono beneficiare dell’esclusione dal reddito prevista dalla norma quando le spese interessate sono state pagate con versamento bancario o postale oppure con altri sistemi di pagamento ammessi dalla legge.
È quindi utile conservare non soltanto il documento che prova la spesa, ma anche gli elementi necessari a dimostrare il metodo di pagamento quando la tracciabilità è richiesta. Le modifiche introdotte nel 2025 hanno limitato tale specifica condizione alle spese sostenute nel territorio dello Stato, distinguendo quindi le trasferte italiane da quelle effettuate all’estero.
Spese sostenute nello stesso comune
Quando trova applicazione l’articolo 51, le indennità e i rimborsi relativi a trasferte svolte all’interno del territorio comunale concorrono in via generale alla formazione del reddito, con l’eccezione prevista per le spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate.
Non è quindi corretto basare questa distinzione, in ogni caso, sul solo comune di residenza dell’amministratore. Deve prima essere individuato il luogo fiscalmente rilevante per lo svolgimento dell’incarico.
Deducibilità delle spese per la società
La deducibilità per la società deve essere tenuta distinta dalla tassazione del rimborso in capo all’amministratore. Non è corretto affermare che tutte le spese documentate di vitto e alloggio siano automaticamente deducibili integralmente. Il TUIR prevede condizioni e limiti specifici per le spese di trasferta e, per determinate spese sostenute in Italia, anche requisiti relativi alla tracciabilità del pagamento.
Per questo motivo la nota spese deve essere controllata prima della registrazione contabile, verificando la natura della spesa, il collegamento con l’attività societaria, la documentazione disponibile e il regime fiscale applicabile all’amministratore.
Come presentare e conservare la nota spese
Il rimborso spese dell’amministratore è normalmente un documento interno alla società e non deve essere inviato a un ente pubblico o registrato autonomamente. Deve essere consegnato all’ufficio amministrativo, al professionista che cura la contabilità o al soggetto individuato dalle procedure societarie.
I giustificativi devono essere associati con chiarezza alle voci riportate nel prospetto e conservati secondo le modalità utilizzate dalla società per la propria documentazione fiscale e contabile. Prima della liquidazione è inoltre opportuno verificare che le spese siano riferibili all’incarico, che gli importi coincidano con i documenti allegati e che siano rispettate le eventuali procedure interne di autorizzazione.