Fac Simile Rimborso Spese Amministratore Word e PDF

In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di rimborso spese amministratore Word e PDF editabile da compilare e stampare.

Come Scrivere una Rimborso Spese Amministratore

I principi che regolano il rimborso delle spese sostenute dagli amministratori di una società non differiscono significativamente da quelli applicati ai dipendenti e ai collaboratori aziendali, anche se bisogna tenere conto delle peculiarità legate alle diverse figure professionali. In sostanza, gli amministratori, come i dipendenti, hanno diritto al rimborso delle spese che devono affrontare nell’esecuzione dei compiti assegnati loro dall’azienda.
Questo rimborso diventa particolarmente rilevante nel contesto delle trasferte. Per comprendere meglio il rimborso spese per gli amministratori, è fondamentale chiarire il concetto di trasferta dal punto di vista fiscale. Una trasferta si riferisce a viaggi di lavoro temporanei, commissionati dall’impresa, che richiedono la presenza del dipendente o dell’amministratore in luoghi diversi dal normale ambiente di lavoro.

Il rimborso spese per gli amministratori di società presenta alcune peculiarità che lo differenziano dal rimborso spese per i dipendenti, soprattutto in relazione al luogo di espletamento dell’incarico e alla natura del rapporto contrattuale.
-Luogo di espletamento dell’incarico: Per gli amministratori, il luogo specifico di espletamento dell’incarico non è spesso definito nel contratto di lavoro. Di conseguenza, si utilizza come riferimento il luogo di residenza dell’amministratore. Le trasferte che implicano un rimborso spese sono quelle che richiedono uno spostamento in un comune diverso da quello di residenza. Per gli incarichi svolti all’interno dello stesso comune di residenza, i rimborsi, ad eccezione di quelli per le spese di trasporto, sono generalmente considerati reddito imponibile per l’amministratore.
-Natura del rapporto contrattuale: La natura del rapporto tra l’amministratore e la società è un altro fattore che influenza il trattamento fiscale dei rimborsi spese. Gli amministratori possono essere inquadrati in modi diversi
Se l’amministratore è titolare di partita IVA e il suo incarico è connesso all’attività dell’impresa, il trattamento fiscale dei rimborsi spese segue quello dei lavoratori autonomi.
Se l’amministratore è inquadrato come lavoratore dipendente o parasubordinato presso la società, le regole per il rimborso spese sono simili a quelle applicate ai lavoratori dipendenti.
È importante notare che nella maggioranza dei casi, gli amministratori di società non sono titolari di partita IVA, a meno che non siano anche professionisti autonomi. Questo aspetto è fondamentale per determinare il corretto trattamento fiscale dei rimborsi spese per vitto, alloggio e trasporto.

Quando un amministratore è impiegato come dipendente, il regime fiscale per il rimborso delle sue spese segue le disposizioni dell’articolo 51 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi). I metodi principali sono
-Rimborso Analitico: Conosciuto anche come rimborso a piè di lista, in cui ogni spesa è documentata e rimborsata singolarmente.
-Rimborso Forfettario: In questo caso, l’amministratore riceve un importo fisso per coprire determinate spese, senza la necessità di presentare ricevute o documentazione specifica.
-Rimborso Misto: Una combinazione dei due metodi sopra, dove alcune spese sono rimborsate analiticamente e altre forfettariamente.

Nel caso del rimborso analitico, il rapporto tra le spese anticipate dall’amministratore e le scritture contabili dell’azienda è particolarmente stretto. In questa modalità, l’amministratore deve fornire una certificazione dettagliata delle spese sostenute, conservando e mostrando alla società tutti i documenti giustificativi necessari. Questo processo richiede che l’amministratore mantenga un’accurata documentazione di ogni spesa, dalla quale l’azienda può poi definire una nota spese per il rimborso delle somme anticipate.
La precisione è fondamentale nel rimborso analitico, soprattutto quando si tratta di spese per vitto e alloggio. Le aziende, in questi casi, possono dedurre integralmente i costi documentati dall’amministratore, sebbene ci siano dei limiti da osservare. Per chi cerca esempi pratici o modelli di rimborso spese per amministratori, una ricerca su internet può offrire diverse risorse utili e modelli di riferimento. Questi possono servire come guida per strutturare correttamente la documentazione e la nota spese, assicurando che tutto sia gestito in conformità con le normative vigenti.

Il regime forfettario per il rimborso spese offre un approccio diverso e più semplificato rispetto al sistema analitico. In questo contesto, la società stabilisce un compenso giornaliero fisso per l’amministratore, che viene erogato indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle specifiche attività svolte. Questo compenso è generalmente conosciuto come indennità di trasferta.
Uno dei principali vantaggi del rimborso spese forfettario è che l’amministratore non è obbligato a compilare una nota spese dettagliata per vitto e alloggio, e a fornire giustificativi analitici per le spese sostenute. Questo aspetto semplifica notevolmente la gestione e la documentazione delle spese, sia per l’amministratore che per la società.
Però, è essenziale che l’amministratore documenti accuratamente i dettagli di ogni trasferta effettuata al di fuori del proprio comune di residenza o di attività lavorativa. Questo perché, se l’incarico viene svolto all’interno del comune di residenza o di attività, qualsiasi somma ricevuta come rimborso per vitto e alloggio viene considerata parte del reddito imponibile dell’amministratore. Le spese di trasporto, invece, se correttamente documentate, rimangono esenti da tassazione anche in questo contesto.

L’altra tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questa categoria prevede la combinazione del sistema a piè di lista e di quello forfettario, anche se, come specificato dall’Agenzia delle Entrate, non risultano applicabili i limiti di deducibilità previsti per il rimborso analitico.
Nel caso del regime misto, una parte dei fondi viene rimborsata con metodo analitico e la restante parte risulta assorbita all’interno dell’indennità giornaliera di trasferta.