In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF editabile per verbalizzare la deliberazione con cui l’assemblea decide lo scioglimento dell’associazione. Il documento consente di riportare presenze, quorum, votazione, nomina dell’eventuale liquidatore e destinazione proposta per il patrimonio residuo.
Si tratta di un fac simile libero, non di un modulo ufficiale. Il verbale documenta la decisione dell’assemblea, ma non chiude automaticamente il codice fiscale o la partita IVA e non sostituisce la liquidazione né gli adempimenti previsti per associazioni riconosciute, ETS, ASD o enti iscritti in registri specifici.
Modello Verbale Chiusura Associazione Word
Il formato Word è indicato quando occorre adattare liberamente il testo allo statuto, inserire clausole sulla liquidazione o descrivere in modo dettagliato attività, passività e patrimonio dell’ente.
Verbale Chiusura Associazione PDF Editabile
Il PDF editabile può essere compilato direttamente al computer quando la struttura predisposta risulta compatibile con le regole statutarie e con la situazione patrimoniale dell’associazione.
Quando utilizzare il verbale
Il fac simile può essere utilizzato quando l’assemblea deve deliberare lo scioglimento volontario dell’associazione, per esempio perché lo scopo è stato raggiunto o non è più perseguibile, mancano le risorse per continuare oppure i soci hanno deciso di cessare definitivamente l’attività.
La scadenza del mandato del consiglio direttivo, la temporanea inattività o la diminuzione degli iscritti non determinano automaticamente lo scioglimento. In queste situazioni lo statuto può consentire di rinnovare gli organi, modificare l’attività o proseguire con un numero ridotto di associati, purché rimangano rispettati i requisiti applicabili.
La deliberazione di scioglimento non coincide necessariamente con la chiusura definitiva. Se esistono crediti, debiti, contratti, dipendenti o beni da trasferire, deve seguire una fase di liquidazione. Può quindi essere necessario predisporre successivamente anche un rendiconto finale e un verbale di approvazione della liquidazione.
Convocazione e maggioranza necessaria
Prima di utilizzare il modello bisogna consultare l’atto costitutivo e lo statuto per verificare chi deve convocare l’assemblea, il preavviso, le modalità di comunicazione, il quorum costitutivo, la maggioranza richiesta e l’ammissibilità delle deleghe.
Non esiste una regola generale in base alla quale sia sempre sufficiente il voto favorevole del 50% più uno dei presenti. Per le associazioni riconosciute, l’articolo 21 del Codice civile richiede per lo scioglimento e la devoluzione del patrimonio il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati. Per le associazioni non riconosciute assumono particolare rilievo gli accordi associativi e le clausole statutarie. Gli ETS devono inoltre rispettare il Codice del Terzo settore e le disposizioni del RUNTS.
L’avviso di convocazione dovrebbe indicare espressamente tra gli argomenti all’ordine del giorno lo scioglimento dell’associazione, la liquidazione, l’eventuale nomina del liquidatore e la destinazione del patrimonio residuo. Una formula generica può non essere sufficiente a consentire una deliberazione consapevole su questi temi.
Come compilare il verbale
Il documento deve permettere di verificare la regolare costituzione dell’assemblea e il contenuto esatto delle decisioni assunte. È opportuno indicare:
- denominazione, sede e codice fiscale dell’associazione;
- data, ora, luogo e modalità di svolgimento dell’assemblea;
- modalità e data della convocazione;
- numero complessivo degli associati aventi diritto al voto;
- associati presenti, assenti, delegati e relative deleghe ammesse;
- nomina del presidente e del segretario dell’assemblea;
- verifica del quorum richiesto dallo statuto e dalla disciplina applicabile;
- motivazioni della proposta di scioglimento;
- risultato della votazione, con voti favorevoli, contrari e astenuti;
- data dalla quale decorre lo scioglimento;
- nomina dell’eventuale liquidatore, con accettazione dell’incarico e indicazione dei poteri attribuiti;
- situazione economica e patrimoniale conosciuta alla data della deliberazione;
- criteri o proposta per la devoluzione dell’eventuale patrimonio residuo;
- autorizzazione a eseguire gli adempimenti fiscali e le cancellazioni necessarie.
Al verbale possono essere allegati l’avviso di convocazione, il foglio delle presenze, le deleghe, la situazione contabile, l’inventario dei beni e la dichiarazione di accettazione del liquidatore.
Di regola il verbale viene firmato dal presidente e dal segretario dell’assemblea secondo quanto stabilito dallo statuto. Non è sempre necessaria la sottoscrizione di tutti i presenti, salvo che lo statuto, la natura della deliberazione o una specifica procedura richiedano firme ulteriori.
Liquidazione e destinazione del patrimonio
Prima di devolvere eventuali risorse devono essere definiti i rapporti pendenti, riscossi i crediti, pagati i debiti, chiusi i contratti e predisposta una situazione finale. Se non esistono beni o somme residue, questa circostanza dovrebbe risultare dal verbale o dal rendiconto conclusivo.
Il patrimonio non deve essere distribuito automaticamente agli associati. La destinazione dipende dallo statuto, dalla qualifica dell’ente, dalle agevolazioni usufruite e dalla normativa applicabile. La delibera dovrebbe quindi individuare il beneficiario o i criteri di devoluzione senza eseguire il trasferimento prima delle eventuali autorizzazioni richieste.
Per un ente iscritto al RUNTS, il patrimonio residuo deve essere devoluto, salvo diversa destinazione imposta dalla legge, a un altro ente del Terzo settore secondo lo statuto o la deliberazione dell’organo competente. È necessario ottenere preventivamente il parere positivo dell’Ufficio RUNTS territorialmente competente. Le indicazioni del Ministero del Lavoro sulla devoluzione del patrimonio degli ETS precisano la documentazione e il procedimento da seguire.
Le associazioni riconosciute devono inoltre coordinare scioglimento, liquidazione ed estinzione con l’ufficio competente per il registro delle persone giuridiche presso la Prefettura o la Regione, secondo l’ambito nel quale opera l’ente. Non si tratta, in via generale, di una cancellazione dal Registro delle Imprese.
Adempimenti fiscali dopo la chiusura
Il modello da utilizzare presso l’Agenzia delle Entrate dipende dalla posizione fiscale dell’associazione:
- l’associazione che possiede soltanto il codice fiscale e non è tenuta alla dichiarazione di inizio attività IVA utilizza il modello AA5/6. La comunicazione di avvenuta estinzione deve essere presentata esclusivamente per via telematica entro trenta giorni dalla data dell’estinzione, seguendo le istruzioni vigenti;
- l’associazione titolare di partita IVA utilizza il modello AA7/10 per dichiarare la cessazione dell’attività. La data deve essere coordinata con il completamento delle operazioni di liquidazione rilevanti ai fini IVA e la dichiarazione va presentata nei termini indicati nelle istruzioni ufficiali.
La data della delibera assembleare non coincide necessariamente con quella dell’estinzione dell’ente o della cessazione effettiva dell’attività IVA. In presenza di operazioni ancora da completare è quindi opportuno definire la sequenza degli adempimenti con il professionista che segue l’associazione.
Registri e rapporti da chiudere
In base alla situazione concreta può essere necessario comunicare la cessazione al RUNTS, al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, al registro delle persone giuridiche, all’organismo sportivo affiliante oppure ad altri albi e amministrazioni che hanno concesso autorizzazioni, contributi o qualifiche.
Devono inoltre essere verificati il conto corrente, le utenze, i contratti di locazione, le assicurazioni, i rapporti di lavoro e collaborazione, gli abbonamenti, i domini Internet, le convenzioni e gli eventuali finanziamenti pubblici. La chiusura di ciascun rapporto segue le condizioni contrattuali o le procedure del soggetto interessato. Il verbale, le convocazioni, le presenze, le deleghe, i rendiconti, l’inventario, le prove dei pagamenti, il parere sulla devoluzione e le ricevute degli adempimenti devono essere conservati in modo ordinato anche dopo la cessazione dell’associazione, per i periodi richiesti dalla normativa civile, fiscale e dal tipo di rapporto documentato.