In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF da utilizzare come base per formalizzare una proposta o un impegno di futura assunzione. I documenti sono fac simile liberi e non moduli ufficiali. Il loro effetto giuridico dipende dal contenuto concreto, dalle condizioni indicate e dall’eventuale accettazione del candidato: la denominazione “lettera di intenti” non rende automaticamente il documento vincolante o non vincolante.
I file disponibili sono impostati come proposta di assunzione a tempo pieno e indeterminato da sottoporre al lavoratore per accettazione. Prima della firma devono quindi essere adattati alle condizioni effettivamente concordate.
Fac Simile Lettera di Intenti per Assunzione Word
Il formato Word è consigliato quando occorre modificare in modo sostanziale la proposta, inserendo correttamente tipologia del rapporto, data di inizio, mansioni, CCNL, inquadramento, retribuzione, orario, sede di lavoro ed eventuali condizioni. Prima della sottoscrizione è opportuno eliminare eventuali riferimenti normativi non più attuali presenti nel testo.
Lettera di Intenti per Assunzione PDF
Il PDF è impostato come proposta di assunzione a tempo pieno e indeterminato, con uno spazio finale per l’accettazione del candidato.
Lettera di intenti, proposta e impegno all’assunzione
Nel linguaggio comune le espressioni “lettera di intenti”, “proposta di assunzione” e “lettera di impegno all’assunzione” vengono spesso utilizzate come sinonimi, ma gli effetti possono essere diversi. Una lettera di intenti può limitarsi a registrare lo stato delle trattative e lasciare entrambe le parti libere di non concludere il contratto, oppure può contenere veri obblighi contrattuali.
Una lettera firmata soltanto dal datore di lavoro può configurare una proposta contrattuale. Fino all’accettazione, il candidato non è normalmente obbligato a iniziare il rapporto; la posizione del datore dipende invece dal contenuto della proposta, dall’eventuale termine di validità e dalla presenza di un impegno a mantenerla ferma.
Quando datore e candidato sottoscrivono un documento con cui si obbligano chiaramente a stipulare in futuro un contratto di lavoro alle condizioni già determinate, può configurarsi un vero accordo preliminare. Non è però sufficiente la presenza delle due firme per attribuire automaticamente questa natura al documento: occorre valutare ciò che le parti hanno effettivamente concordato.
Se l’obiettivo è assumere un impegno preciso e non limitarsi a manifestare un’intenzione, può essere utile confrontare il documento con il fac simile di lettera di impegno all’assunzione.
Cosa indicare nella lettera
Una proposta destinata a vincolare le parti dovrebbe descrivere con sufficiente precisione le condizioni della futura assunzione. In particolare è opportuno indicare:
- dati identificativi del datore di lavoro e del candidato;
- tipo di rapporto, specificando se a tempo indeterminato o determinato e se a tempo pieno o parziale;
- data prevista per l’inizio del rapporto;
- mansioni, qualifica, livello e inquadramento;
- CCNL applicato;
- sede o luogo di lavoro;
- orario di lavoro;
- retribuzione e relativi elementi concordati;
- eventuale periodo di prova;
- eventuali condizioni alle quali è subordinata l’assunzione;
- termine entro il quale il candidato deve accettare la proposta;
- eventuali obblighi di riservatezza o altre clausole accessorie;
- firma del datore di lavoro e, quando richiesta, firma del candidato per accettazione.
Non tutte le informazioni che dovranno essere comunicate al lavoratore all’avvio del rapporto devono necessariamente essere trasformate in clausole della lettera preliminare. È invece importante inserire gli elementi sui quali le parti vogliono raggiungere fin da subito un accordo e specificare chiaramente se il documento deve avere carattere vincolante.
Retribuzione e trasparenza prima dell’assunzione
Da giugno 2026 sono inoltre in vigore nuove regole sulla trasparenza retributiva nella fase di selezione. Ai candidati devono essere fornite negli avvisi o nei bandi le indicazioni sulla retribuzione iniziale o sulla relativa fascia prevista per la posizione e sulle pertinenti disposizioni del contratto collettivo applicato. Il datore non può inoltre chiedere al candidato informazioni sulle retribuzioni percepite nei rapporti di lavoro attuali o precedenti.
La lettera di intenti può quindi riportare la retribuzione concretamente proposta, ma non sostituisce gli obblighi che devono essere rispettati nelle fasi precedenti della procedura di selezione.
La lettera non sostituisce gli adempimenti di assunzione
La sottoscrizione della lettera prima dell’inizio del lavoro non sostituisce la successiva comunicazione obbligatoria di instaurazione del rapporto né gli obblighi informativi che il datore deve adempiere al momento dell’assunzione.
La disciplina delle informazioni sulle condizioni di lavoro è contenuta oggi principalmente nel D.Lgs. 152/1997, come modificato dal D.Lgs. 104/2022 e dai successivi interventi normativi. Il datore deve mettere a disposizione del lavoratore le informazioni previste dalla legge attraverso i documenti e nei termini stabiliti dalla disciplina vigente. Non è quindi corretto considerare qualsiasi lettera di intenti come automaticamente sufficiente ad assolvere tutti questi obblighi.
Anche la comunicazione obbligatoria relativa all’instaurazione del rapporto deve essere effettuata secondo le modalità e i termini previsti prima dell’effettivo inizio dell’attività lavorativa, salvo le specifiche eccezioni stabilite dalla normativa.
Periodo di prova
Se le parti intendono prevedere un periodo di prova, questo aspetto deve essere trattato con particolare attenzione. Il patto di prova richiede la forma scritta e deve consentire di individuare l’attività sulla quale viene effettuato l’esperimento. Non è quindi prudente limitarsi a una formula generica nella lettera preliminare confidando di precisarla soltanto dopo l’inizio dell’attività.
Per predisporre separatamente questa clausola può essere consultato il fac simile di patto di prova, verificando comunque la disciplina applicabile al rapporto e al relativo CCNL.
Clausole di non concorrenza, penali e riservatezza
Le clausole accessorie non devono essere inserite automaticamente. Un eventuale patto di non concorrenza successivo alla cessazione del rapporto è soggetto ai requisiti specifici dell’articolo 2125 del Codice Civile, tra cui forma scritta, corrispettivo e delimitazione dell’oggetto, del tempo e del luogo. Una semplice formula generica contenuta nella lettera non offre necessariamente la tutela desiderata.
Anche una clausola penale per la mancata assunzione o per il rifiuto del candidato deve essere formulata con attenzione. La presenza della penale non significa che qualsiasi somma indicata possa essere automaticamente riscossa: rimangono applicabili le regole generali sulle clausole penali, compresa la possibilità di riduzione giudiziale quando la misura risulti manifestamente eccessiva.
Per la riservatezza può invece essere previsto un obbligo relativo alle informazioni conosciute durante la selezione o le trattative, definendo con chiarezza quali informazioni devono rimanere confidenziali e per quale periodo.
Consenso privacy nella lettera di assunzione
Il consenso al trattamento dei dati personali non costituisce un elemento essenziale della lettera di intenti per assunzione e non deve essere inserito automaticamente come condizione generale dell’accordo. Il trattamento dei dati del candidato e, successivamente, del lavoratore deve essere fondato sulla corretta base giuridica e accompagnato dall’informativa prevista dalla normativa sulla protezione dei dati personali.
Cosa succede se l’assunzione non viene rispettata
Le conseguenze dipendono dalla natura del documento. Se si tratta soltanto di una manifestazione non vincolante di interesse, il semplice mancato perfezionamento dell’assunzione non equivale automaticamente a un inadempimento contrattuale, fermo restando l’obbligo delle parti di comportarsi secondo buona fede durante le trattative.
Quando invece esiste una proposta validamente accettata o un vero impegno contrattuale all’assunzione, il rifiuto ingiustificato di una parte può determinare responsabilità e, ricorrendone i presupposti, un obbligo risarcitorio. Non è possibile stabilire in astratto che il giudice debba sempre ordinare l’assunzione o riconoscere automaticamente un determinato importo: occorre valutare il contenuto dell’accordo, gli elementi del futuro rapporto e il danno effettivamente provato.
La stessa cautela vale per il candidato che abbia sottoscritto un impegno vincolante e successivamente rifiuti di iniziare il rapporto. L’eventuale responsabilità dipende dagli obblighi effettivamente assunti, dalle clausole concordate e dalle circostanze concrete.
Come firmare e conservare la lettera
Il documento deve essere datato e firmato dal soggetto che formula la proposta. Quando è prevista l’accettazione del candidato, è opportuno indicare un termine entro il quale la copia firmata deve essere restituita e conservare il documento completo sottoscritto da entrambe le parti.
La consegna può avvenire a mano, tramite posta elettronica, PEC o con altra modalità concordata che consenta di conservare una prova del testo trasmesso e dell’accettazione. Se il candidato deve dimettersi da un precedente impiego facendo affidamento sulla futura assunzione, è particolarmente importante verificare prima che il documento esprima senza ambiguità le condizioni concordate, la data di ingresso e il carattere vincolante o meno dell’impegno.