In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile lettera di reclamo Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Si tratta di un modello che può essere utilizzato come esempio per scrivere una lettera di reclamo.
Come Scrivere Lettera di Reclamo
La lettera di reclamo è la comunicazione inoltrata a un’istituzione pubblica o a un’azienda privata per mezzo della quale si comunica all’azienda o all’ente la propria insoddisfazione per un servizio o bene ricevuto.
Attraverso una lettera di reclamo è dunque possibile fare sentire la propria voce, mettendo nero su bianco la propria posizione nei confronti di un evento accaduto, e anche iniziare eventualmente la procedura per poi giungere a un risarcimento del danno.
Si tratta, in effetti, di una forma bonaria attraverso la quale si cerca una mediazione con l’azienda o l’ente pubblico. Per questo motivo è bene, eventualmente, farsi consigliare da una associazione dei consumatori, la quale potrà aiutare sia nella redazione della stessa che nella procedura di inoltro.
Quasi tutte le grandi aziende e le istituzioni pubbliche prevedono delle procedure standard per ricevere i reclami e, il più delle volte, prevedono anche l’uso di moduli prestampati che potranno aiutarvi nella redazione della lettera di reclamo. Nel caso esista un modulo, infatti, vi basterà compilare i vari campi e consegnarlo, secondo quanto previsto.
Se non è disponibile un modello specifico, è necessario scrivere una lettera e inviarla tramite raccomandata per Posta elettronica certificata. I recapiti, in genere, sono indicati sulla bolletta, se si tratta di una fornitura, o nella fattura.
Se dovete scrivere una lettera di reclamo, ricordate di indicare, solitamente in alto a destra, quelli che sono i dati del destinatario, che saranno seguiti da quelli del mittente, per lo più in alto a sinistra, dalla data e dall’oggetto della lettera di reclamo. Dunque si provvederà a inserire il corpo del testo e infine la firma.
Quanto al corpo del testo, è molto importante in una lettera di reclamo non lasciarsi trasportare dall’emotività e soprattutto non inserire commenti personali che possano risultare offensivi verso l’azienda, l’istituzione o i dipendenti di questi.
Dovrà essere descritto nel corpo della lettera l’accaduto e dove e come si sia generato il cattivo servizio che ha poi causato la lettera di reclamo.
Dopo avere spiegato il motivo del reclamo, sarò necessario spiegare in che modo il problema può risolversi, specificando il rimedio che potrebbe soddisfare. Per esempio, è possibile specificare che si vuole una compensazione, un rimborso o una sostituzione, cercando sempre di essere il più costruttivi possibile.
Per concludere, bisogna indicare un limite di tempo esatto entro il quale si desidera che il problema venga risolto.
Risulta essere bene, inoltre, allegare la documentazione in proprio possesso e a supporto della veridicità dei fatti raccontati piuttosto che delle proprie pretese. Per esempio, ricevute, garanzie, copie di assegni inviati, foto o video, dichiarando nel corpo della lettera i materiali esatti allegati.
Generalmente nella lettera di reclamo si evita di indicare riferimenti a future azioni legali, visto che, come abbiamo già detto, l’obiettivo di questa è trovare una soluzione bonaria all’accaduto.
Generalmente alla lettera di reclamo farà seguito una risposta da parte dell’azienda o dell’ente pubblico con la quale l’azienda stessa o l’ente stesso spiegherà le proprie ragioni.
Per quanto riguarda le tempistiche, bisogna rispettare dei termini per l’invio dei reclami. I termini alcune volte sono determinati, per esempio
-Danno da vacanza rovinata a causa del tour operator, entro 10 giorni dal ritorno del viaggio
-Acquisto di un bene difettoso, entro 8 giorni dalla scoperta del difetto
-Fatture luce, gas, telefono, acqua, prima della scadenza indicata sulla bolletta
-Errori nell’estratto conto, entro 60 giorni dalla ricezione dell’estratto conto.
In generale, il termine di prescrizione dei diritti dei consumatori è di 10 anni, termine dopo il quale non è più possibile fare reclamo.
Modello Lettera di Reclamo Word
Il fac simile lettera di reclamo Word deve deve essere compilato con le seguenti informazioni
-Destinatario del reclamo, cioè l’azienda a cui è rivolta la segnalazione.
-Oggetto, in cui indicare brevemente il motivo del reclamo.
-Contenuto, in cui si spiegano i motivi del reclamo e cosa ci si aspetta dall’azienda.
Modello Lettera di Reclamo PDF
Il modello di lettera di reclamo PDF editabile presente in questa sezione può essere scaricato e modificato inserendo i dati mancanti.
