In questa pagina sono disponibili un fac simile di lettera di reclamo a un fornitore in formato Word e un modello PDF editabile. I documenti possono essere utilizzati per contestare merci difettose o non conformi, quantità errate, ritardi nella consegna, servizi eseguiti in modo incompleto o altre difformità rispetto all’ordine o al contratto.
Si tratta di fac simile da adattare al rapporto commerciale e alle condizioni concordate. Prima dell’invio è necessario controllare il contratto, le condizioni generali di fornitura, le procedure di assistenza e gli eventuali termini previsti per denunciare il problema.
Modello di Reclamo a Fornitore Word
Il formato Word è indicato quando occorre modificare liberamente il testo, descrivere una contestazione articolata o inserire più richieste e riferimenti contrattuali.
Fac Simile Reclamo a Fornitore PDF Editabile
Il PDF editabile è adatto a un reclamo più breve. Dopo la compilazione è opportuno verificare che siano presenti la soluzione richiesta, il termine per la risposta e l’elenco degli allegati, integrando il documento quando necessario.
Quando Utilizzare la Lettera di Reclamo
Il reclamo consente di segnalare formalmente che una fornitura o un servizio non corrisponde a quanto concordato. Può essere utilizzato, per esempio, nei seguenti casi:
- merce danneggiata, difettosa o diversa da quella ordinata;
- quantità, modello, lotto o caratteristiche tecniche errati;
- consegna tardiva, parziale o effettuata nel luogo sbagliato;
- servizio omesso, incompleto o eseguito senza rispettare il contratto;
- mancata applicazione di una garanzia commerciale;
- addebiti o costi collegati a una fornitura contestata.
Se il problema riguarda esclusivamente importi, quantità o altre voci riportate in fattura, può risultare più specifico il fac simile di contestazione della fattura.
La lettera di reclamo non coincide necessariamente con una diffida o con la costituzione in mora. Se occorre intimare formalmente l’adempimento e produrre i relativi effetti giuridici, è opportuno valutare una lettera di messa in mora, tenendo conto del contratto e della situazione concreta.
Quando l’acquirente è un consumatore e il venditore opera professionalmente, possono applicarsi la garanzia legale e le procedure previste dal Codice del consumo. In questo caso il fac simile deve essere adattato e vanno seguiti anche i canali di reclamo indicati dal venditore.
Controlli da Fare Prima dell’Invio
Prima di compilare la lettera è utile verificare ordine, contratto, preventivo accettato, condizioni generali, documento di trasporto, fattura e corrispondenza intercorsa. Questi documenti permettono di confrontare quanto pattuito con ciò che è stato effettivamente consegnato o eseguito.
Occorre controllare subito anche i termini per la contestazione. Quando il problema riguarda vizi di beni venduti e trovano applicazione le regole sulla garanzia previste dal Codice civile, l’articolo 1495 del Codice civile stabilisce, in via generale, la denuncia entro otto giorni dalla scoperta, salvo un termine diverso previsto dalle parti o dalla legge, e la prescrizione dell’azione in un anno dalla consegna. Sono previste eccezioni e discipline differenti possono riguardare consumatori, servizi, appalti o vendite internazionali: il termine non deve quindi essere applicato automaticamente a ogni fornitura.
È inoltre consigliabile conservare la merce contestata, l’imballaggio, le etichette e ogni prova disponibile. Prima di restituire, riparare o eliminare i prodotti è preferibile verificare le procedure concordate e consentire al fornitore l’eventuale ispezione.
Come Compilare il Reclamo al Fornitore
La comunicazione deve essere precisa, verificabile e concentrata sui fatti. Nel modello è opportuno inserire:
- denominazione, indirizzo, codice fiscale o partita IVA e recapiti del mittente;
- denominazione e indirizzo del fornitore, indicando l’ufficio o il referente competente se conosciuto;
- numero e data dell’ordine, del contratto, della fattura e del documento di trasporto;
- descrizione dei beni o del servizio interessato;
- data della consegna o dell’esecuzione e data in cui il problema è stato rilevato;
- descrizione concreta della difformità, con quantità, codici articolo, lotti o numeri di serie pertinenti;
- confronto tra quanto concordato e quanto ricevuto o eseguito;
- eventuali segnalazioni già effettuate e risposte ricevute;
- soluzione richiesta e termine ragionevole entro cui rispondere;
- elenco dei documenti e delle prove allegati;
- luogo, data e firma del mittente.
La richiesta conclusiva deve essere formulata in modo chiaro. In base al contratto e ai diritti effettivamente applicabili, si può chiedere la sostituzione della merce, la riparazione, il completamento del servizio, il ritiro dei prodotti, l’emissione di una nota di credito, la riduzione del prezzo o il rimborso di una somma. Il risarcimento di ulteriori danni non è automatico: le perdite dichiarate devono essere documentate e ricondotte a un fondamento contrattuale o normativo.
Non esiste un termine di risposta valido per ogni reclamo. È possibile indicare una data precisa o un numero ragionevole di giorni, tenendo conto dell’urgenza, del contratto e del tempo necessario al fornitore per verificare quanto segnalato.
Documenti da Allegare
Gli allegati devono permettere al fornitore di identificare rapidamente la pratica e verificare il problema. In base al caso possono essere utili:
- ordine, contratto o preventivo accettato;
- fattura e documento di trasporto;
- fotografie o video della merce e dell’imballaggio;
- verbale di consegna, collaudo o non conformità;
- rapporti tecnici e documenti di assistenza;
- copie delle precedenti comunicazioni;
- documentazione delle spese o delle perdite contestate.
È preferibile inviare copie leggibili e conservare gli originali insieme alla lettera e alle prove della sua trasmissione.
Come Inviare la Lettera
Il reclamo deve essere trasmesso attraverso il canale previsto dal contratto o dalle condizioni di fornitura. Se il fornitore dispone di un portale per resi, assistenza o autorizzazioni RMA, può essere necessario aprire anche la relativa pratica.
Per una segnalazione operativa può essere sufficiente l’email aziendale. Quando è importante dimostrare contenuto e data dell’invio, è preferibile utilizzare la PEC, se entrambe le parti dispongono di un indirizzo idoneo, oppure la raccomandata con avviso di ricevimento. Anche la consegna a mano è possibile, facendosi rilasciare una copia datata e firmata per ricevuta.
Se la fornitura è internazionale, prima dell’invio occorre controllare la legge applicabile, la lingua contrattuale, le clausole sulla risoluzione delle controversie e gli eventuali termini specifici per esaminare e contestare la merce.
Cosa Fare se il Fornitore Non Risponde
In mancanza di risposta è possibile inviare un sollecito che richiami la data, l’oggetto e la modalità di trasmissione del primo reclamo. Non è necessario ricorrere automaticamente a più lettere dal tono progressivamente aggressivo.
Se il problema rimane irrisolto, la scelta tra messa in mora, negoziazione, mediazione, azione giudiziaria o altri rimedi dipende dal contratto, dall’importo, dall’urgenza e dalla natura dell’inadempimento. In presenza di termini prossimi alla scadenza, danni rilevanti o contestazioni complesse è prudente richiedere assistenza professionale senza attendere una risposta informale.