Fac Simile Lettera di Reclamo a Fornitore Word e PDF

In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile lettera di reclamo a fornitore Word e PDF editabile da scaricare e compilare.

Si tratta di un modello che può essere utilizzato come esempio per scrivere una lettera di reclamo a fornitore.

Come Scrivere una Lettera di Reclamo a Fornitore

Spesso nei rapporti commerciali tra aziende nascono errori e dimenticanze, differenze di valutazione, difficoltà e disaccordi riguardo a quanto pattuito ecc. Tutte queste circostanze sono causa di reclamo da parte di chi si considera leso.
Anche se i motivi che possono dare origine a un reclamo scritto sono innumerevoli, nella corrispondenza quotidiana relativa a qualsiasi attività economica le cause che si riscontrano con maggiore frequenza sono tuttavia quelle relative alla evasione di un ordine, con la consegna della merce oggetto della compravendita, o all’esecuzione di una richiesta di servizi (garanzia ecc.).
Quasi sempre, inoltre, il reclamo parte dal cliente e viene diretto nei confronti del fornitore, ma non sono infrequenti i casi inversi, specie in tema di pagamento.
Il reclamo va effettuato non appena si verifica il difetto o inconveniente (per esempio rottura o malfunzionamento di una macchina ecc.) o comunque insorge la circostanza che lo motiva. La sua esposizione dovrà essere dettagliata e corredata delle dovute precisazioni, concernenti anche gli eventuali fattori che si suppongono all’origine dell’inconveniente e la responsabilità di chi si dovrà far carico del risarcimento (ovvero della sostituzione della merce avariata o del ripristino della macchina guasta ecc.).

Scrivendo una lettera di reclamo vanno tenuti presenti i seguenti punti
-Il reclamo deve essere esattamente circostanziato, nelle modalità e negli effetti (per esempio: dei 40 libri ricevuti, 6 hanno un sedicesimo ripetuto).
-È importante mantenere un tono fermo ma cortese, segnalando, se possibile, qualche particolare positivo, per dare l’impressione di obiettività (per esempio tempestività nella consegna, buona qualità dell’articolo, imballaggio funzionale ed esteticamente valido ecc.).
-Qualora non si ricevesse una risposta adeguata al reclamo entro un limite di tempo ragionevole, il consiglio è quello di tornare a scrivere, ma questa volta con un tono più energico, esprimendo il proprio sconcerto nel non aver ricevuto risposta né attenzione a un giusto reclamo e puntualizzando l’intenzione di non voler giungere a un’azione legale, anche se ci si vedrà costretti a farvi ricorso nel caso di ulteriori indugi della controparte.
-Se anche la seconda lettera, più risoluta della prima, non ottiene risposta, sarà necessario procedere all’invio di un breve avviso (secco e perentorio, ma sempre formalmente ineccepibile) nel quale si annuncia il passaggio alle vie legali in mancanza di una risposta immediata.

Vediamo ora più nel dettaglio come scrivere una lettera di reclamo al fornitore.

La lettera dovrebbe iniziare con un saluto formale, come “Egregio Sig. [Cognome]” o “Gentile Sig.ra [Cognome]”, a seconda del destinatario. La prima frase dovrebbe indicare chiaramente lo scopo della comunicazione, ossia presentare un reclamo. È utile fare riferimento a specifici dettagli del contratto, ordine o fattura, come il numero dell’ordine, la data di acquisto o il nome del prodotto o servizio in questione. Ad esempio, la lettera potrebbe iniziare dicendo: “Scrivo in merito all’ordine n. 12345, effettuato il …………………, per segnalare un problema con i prodotti ricevuti.”
Nel corpo della lettera, è essenziale descrivere in dettaglio il problema riscontrato. Se il reclamo riguarda prodotti difettosi o danneggiati, è utile spiegare esattamente quali prodotti presentano difetti, descrivere la natura dei difetti e specificare quando e come ci si è resi conto del problema. Se il reclamo riguarda un servizio insoddisfacente, è importante descrivere esattamente quali aspetti del servizio non sono stati all’altezza delle aspettative o non hanno rispettato gli accordi contrattuali. È sempre utile includere esempi specifici o prove concrete a sostegno delle proprie affermazioni, come fotografie dei prodotti danneggiati, copie di comunicazioni precedenti o qualsiasi altra documentazione pertinente.
Dopo avere descritto il problema, la lettera dovrebbe chiarire quale azione correttiva si desidera che il fornitore intraprenda. Questo potrebbe includere una richiesta di sostituzione dei prodotti difettosi, un rimborso totale o parziale, una riparazione gratuita, o qualsiasi altra soluzione ritenuta appropriata. È importante essere chiari e specifici riguardo alle proprie aspettative per evitare malintesi e garantire che il fornitore comprenda esattamente cosa ci si aspetta come risoluzione del problema.
È inoltre utile indicare un termine entro il quale si desidera che il problema venga risolto, offrendo al fornitore un periodo ragionevole per rispondere e intraprendere l’azione correttiva richiesta. Questo aiuta a stabilire un senso di urgenza e mostra che si è seri riguardo alla richiesta.
Prima di concludere la lettera, è importante esprimere il proprio disappunto per l’accaduto in modo professionale, mantenendo un tono rispettoso e costruttivo. Si può anche menzionare che si è disposti a collaborare per risolvere il problema in modo rapido ed efficace, sottolineando il desiderio di mantenere una buona relazione commerciale nonostante l’incidente.
La chiusura della lettera dovrebbe essere formale e rispettosa, utilizzando formule come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguite dalla firma del mittente. Se la lettera viene stampata, è consigliabile firmare manualmente sopra il nome digitato. Bisogna, infine, rileggere attentamente la lettera per assicurarsi che sia priva di errori grammaticali e che tutte le informazioni siano corrette e complete, garantendo che il messaggio trasmetta serietà e professionalità.