In questa pagina sono disponibili un modulo di delega per il ritiro di un pacco DHL in formato Word e un fac simile PDF editabile. I documenti servono ad autorizzare un’altra persona a ritirare una specifica spedizione presso il deposito, la sede o il punto DHL indicato.
Prima di utilizzarli è necessario verificare che la spedizione sia effettivamente disponibile per il ritiro, che la sede ammetta la delega e quali documenti richieda. Le condizioni possono cambiare in base alla divisione DHL, al servizio acquistato e alle istruzioni del mittente.
Modulo Delega Ritiro Pacco DHL Word
Il modello Word può essere modificato liberamente ed è indicato quando occorre aggiungere dati aziendali, il codice di ritiro, il numero dei colli o altre informazioni richieste dal punto DHL.
Modulo Delega Ritiro Pacco DHL PDF
Il PDF editabile presenta campi già predisposti per i dati del delegante e del delegato, i documenti di identità, la spedizione e il deposito presso il quale deve avvenire il ritiro.
Quando può essere utilizzata la delega
Il modulo può essere utilizzato quando una spedizione intestata al destinatario è stata resa disponibile presso un punto di ritiro e un’altra persona deve presentarsi al suo posto. La delega riguarda il pacco espressamente indicato e non attribuisce automaticamente poteri relativi ad altre spedizioni, pratiche doganali, reclami o pagamenti.
DHL comprende diverse divisioni e le rispettive procedure non sono necessariamente identiche. Inserendo il codice di spedizione nella pagina ufficiale del Servizio Clienti DHL è possibile individuare la divisione competente e verificare il contatto corretto. Prima di consegnare il modulo al delegato bisogna controllare:
- che il tracking indichi la disponibilità della spedizione per il ritiro;
- l’indirizzo esatto e gli orari del punto DHL;
- il termine entro il quale il pacco deve essere ritirato;
- se il ritiro da parte di una persona diversa dal destinatario è ammesso;
- quali documenti, codici o comunicazioni devono essere presentati.
Non esiste una regola unica secondo cui DHL effettua sempre due tentativi di consegna o conserva ogni pacco per dieci giorni. Tentativi, giacenza e restituzione al mittente dipendono dal servizio e dalla singola spedizione; occorre quindi fare riferimento al tracking e alle istruzioni ricevute.
Alternative alla delega
Per le spedizioni DHL Express abilitate, il servizio On Demand Delivery può permettere al destinatario di cambiare la data, scegliere un indirizzo alternativo, richiedere la consegna a un vicino o custode, utilizzare un Service Point o attivare la giacenza per vacanza. Le opzioni realmente disponibili vengono mostrate per la specifica spedizione e possono essere limitate dal mittente o dalle caratteristiche del pacco.
Se si vuole soltanto autorizzare la consegna a un vicino presso l’indirizzo del destinatario, è preferibile utilizzare l’opzione proposta da DHL anziché una delega destinata al ritiro in deposito. Il punto presso cui è stata indirizzata la spedizione può essere controllato anche tramite il servizio ufficiale per trovare le sedi DHL.
Come compilare la delega per il ritiro
Il documento deve identificare senza ambiguità le persone coinvolte e la spedizione. È opportuno inserire:
- nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza e codice fiscale del destinatario delegante;
- tipo, numero, ente di rilascio e data del documento di identità del delegante;
- nome, cognome e dati identificativi della persona delegata;
- estremi del documento di identità del delegato;
- numero di spedizione o lettera di vettura DHL;
- numero dei colli, se la spedizione ne comprende più di uno;
- indirizzo del deposito, della sede o del Service Point;
- eventuale codice di ritiro o riferimento presente nell’avviso ricevuto;
- luogo, data e firma leggibile del delegante.
Se il destinatario è un’impresa, nel modello vanno riportati anche denominazione, sede, codice fiscale o partita IVA e nome e qualifica della persona che firma per la società. Il timbro deve essere aggiunto soltanto quando richiesto dalla sede interessata.
L’autorizzazione deve essere formulata in modo specifico, indicando che il delegato può ritirare la spedizione identificata dal relativo numero. Un’autorizzazione generica può rendere più difficile verificare l’operazione. Per attività diverse dal ritiro di una spedizione DHL è disponibile un modello di delega generica.
Cosa deve portare il delegato
Salvo istruzioni differenti comunicate dalla sede, è prudente preparare:
- la delega compilata e firmata dal destinatario;
- una copia leggibile del documento di identità in corso di validità del delegante, se richiesta;
- il documento di identità originale e valido del delegato;
- l’avviso di giacenza, il messaggio DHL o un’altra comunicazione contenente tracking e codice di ritiro;
- eventuali ulteriori documenti indicati nel tracking o dal punto DHL.
La delega deve normalmente essere consegnata dal destinatario alla persona incaricata, che la presenterà al momento del ritiro. L’invio del modulo tramite email a DHL non sostituisce questa procedura, salvo che la divisione o la sede competente lo richieda espressamente. È consigliabile conservare una copia del documento compilato.
Per spedizioni con contrassegno, dazi, verifiche nominative o particolari istruzioni del mittente possono essere previste limitazioni. In questi casi bisogna chiedere preventivamente se il delegato possa ritirare e pagare la spedizione e se l’autorizzazione debba contenere una formula aggiuntiva. Se DHL mette a disposizione un proprio modulo per quel caso specifico, deve essere utilizzato al posto del fac simile libero.
Responsabilità e pacco danneggiato
La delega autorizza la consegna del pacco alla persona indicata, ma non costituisce automaticamente un esonero generale di DHL da qualsiasi responsabilità e non comporta la rinuncia del destinatario ai propri diritti.
Se al momento del ritiro l’imballaggio appare aperto, bagnato, schiacciato o manomesso, il delegato dovrebbe contattare il destinatario prima di accettare o rifiutare il collo. Se decide di ritirarlo, può chiedere che il danno visibile sia registrato sulla prova di consegna e, quando la procedura lo consente, firmare con una riserva specifica che descriva il problema. Una formula generica non documenta con la stessa precisione le condizioni riscontrate.
È inoltre opportuno fotografare il pacco, l’etichetta e le parti danneggiate prima dell’apertura, verificare il contenuto e conservare imballaggio e materiali protettivi. Il destinatario deve informare rapidamente il venditore o il mittente e contattare la divisione DHL competente. La persona autorizzata a presentare il reclamo al corriere può dipendere da chi ha concluso il contratto di trasporto. Se è ammessa una comunicazione in forma libera, può essere utilizzata come base una lettera di reclamo, senza sostituire eventuali procedure o moduli richiesti da DHL o dal venditore.