In questa pagina sono disponibili un fac simile di preavviso di parcella in formato Word e la relativa versione PDF. Il documento, chiamato anche nota o parcella pro forma, può essere utilizzato dal professionista per comunicare al cliente l’importo da pagare prima dell’emissione della fattura fiscalmente valida.
Si tratta di un fac simile libero e non di un documento fiscale. Il preavviso di parcella non sostituisce la fattura, non deve essere utilizzato dal cliente per esercitare la detrazione IVA e deve essere adattato al regime fiscale del professionista e alle caratteristiche della prestazione.
Modello Preavviso di Parcella Word
La versione Word può essere modificata inserendo gli estremi dell’incarico, la descrizione della prestazione, l’importo richiesto e gli altri dati necessari. È la soluzione più adatta quando occorre personalizzare le voci del compenso o il trattamento fiscale.
Fac Simile Preavviso di Parcella PDF
Di seguito è disponibile anche il modello PDF. Il documento presenta una struttura essenziale per richiedere il pagamento del compenso relativo a un incarico professionale e specifica espressamente che non costituisce fattura o altro documento fiscale.
A cosa serve il preavviso di parcella
Il preavviso di parcella viene normalmente inviato al cliente quando il professionista vuole comunicare quanto deve essere corrisposto per una prestazione già eseguita o per una fase dell’incarico, fornendo le informazioni necessarie per effettuare il pagamento senza emettere anticipatamente la fattura.
Non deve essere confuso con il preventivo. Il preventivo viene normalmente predisposto prima dell’esecuzione dell’incarico per indicare compensi e condizioni proposte, mentre il preavviso di parcella è utilizzato come richiesta di pagamento e anticipa i dati economici che saranno poi riportati nella documentazione fiscale.
Nel modello disponibile viene richiamata la lettera con cui è stato conferito l’incarico. Quando è necessario formalizzare preventivamente oggetto, compenso, spese e condizioni della prestazione, è disponibile anche un fac simile di lettera di incarico professionale.
Come compilare l’avviso di parcella
Il documento deve consentire al cliente di identificare chiaramente la prestazione e l’importo richiesto. A seconda del caso, è opportuno indicare:
- nome o denominazione del professionista e relativi dati identificativi;
- dati del cliente o committente;
- indicazione evidente Preavviso di parcella, Nota pro forma o equivalente;
- eventuale riferimento alla lettera di incarico o al contratto professionale;
- descrizione della prestazione effettuata;
- compenso professionale;
- eventuali spese e rimborsi;
- contributo previdenziale o rivalsa, quando applicabili;
- IVA, se dovuta per il regime fiscale e per l’operazione interessata;
- eventuale ritenuta d’acconto, quando applicabile;
- importo netto che il cliente deve corrispondere;
- scadenza e modalità di pagamento, se previste;
- coordinate bancarie utili al bonifico;
- una chiara indicazione che il documento non costituisce fattura fiscale.
Il PDF disponibile presenta una richiesta di pagamento con un unico importo complessivo. Quando è necessario esporre separatamente compenso, contributi, IVA, ritenuta o altre voci, è preferibile adattare la versione Word oppure predisporre una pro forma più dettagliata in base alla propria situazione fiscale.
Non tutti i professionisti applicano l’IVA nello stesso modo. Per esempio, un contribuente che opera in un regime che non prevede l’addebito dell’IVA deve adattare le indicazioni presenti nel fac simile. La formulazione relativa a IVA e altri oneri non deve quindi essere utilizzata automaticamente senza verificare il proprio regime fiscale.
Preavviso di parcella e fattura pro forma
Nella pratica le espressioni preavviso di parcella, nota pro forma e fattura pro forma vengono spesso utilizzate per documenti con la stessa funzione: comunicare al cliente gli importi dovuti senza emettere ancora una fattura fiscalmente valida.
La natura non fiscale deve risultare chiaramente dal documento. È quindi opportuno inserire una dicitura esplicita che precisi che si tratta di un documento pro forma e che la fattura sarà emessa secondo le disposizioni fiscali applicabili. Può essere utilizzata una numerazione interna separata da quella delle fatture fiscali.
Non è invece corretto fare affidamento sulla semplice omissione della data o del numero progressivo come metodo per trasformare automaticamente un documento in una pro forma. È preferibile rendere inequivocabile la funzione del documento attraverso l’intestazione e la specifica indicazione della sua natura non fiscale.
Per un modello maggiormente strutturato con le diverse voci economiche è disponibile anche il fac simile di fattura pro forma.
Quando deve essere emessa la fattura
Per le prestazioni di servizi, l’articolo 6 del D.P.R. 633/1972 stabilisce come regola generale che l’operazione si considera effettuata, ai fini IVA, al momento del pagamento del corrispettivo. Se viene emessa una fattura prima del pagamento, l’operazione si considera invece effettuata, limitatamente all’importo fatturato, alla data della fattura.
È proprio in questo contesto che il preavviso di parcella può essere utile: permette al professionista di richiedere il pagamento senza anticipare, attraverso una fattura fiscale emessa prima dell’incasso, il momento di effettuazione dell’operazione ai fini IVA.
Dopo l’incasso deve essere emessa la fattura nel rispetto dei termini previsti dalla normativa. Per la fattura immediata l’articolo 21 del D.P.R. 633/1972 prevede generalmente l’emissione entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione. Restano ferme le regole particolari applicabili a specifiche operazioni e categorie di contribuenti.
Quando il professionista è soggetto all’obbligo di fatturazione elettronica, la fattura fiscalmente valida deve essere predisposta e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio secondo le regole applicabili. L’invio al cliente del fac simile Word o PDF non sostituisce questo adempimento.
Come inviare il preavviso al cliente
Non è prevista una forma generale obbligatoria per l’invio di un semplice preavviso di parcella. Il documento può normalmente essere trasmesso tramite email, PEC o altro canale concordato con il cliente.
È utile indicare nella comunicazione la causale da utilizzare per il pagamento e verificare che l’importo richiesto corrisponda a quello previsto dall’incarico e alle prestazioni effettivamente svolte. Dopo l’incasso, il preavviso non deve essere confuso con la fattura definitiva: il professionista deve completare gli adempimenti fiscali previsti per la propria attività.