In questa pagina sono disponibili un modello Word e un fac simile PDF di contratto per la gestione di immobili per conto terzi. Il documento è strutturato come un mandato con rappresentanza affidato dal proprietario a un property manager per promuovere l’immobile, gestire prenotazioni e ospiti e, quando previsto, concludere contratti di locazione in nome e per conto del mandante.
Il modello è rivolto soprattutto alla gestione di locazioni brevi e temporanee e deve essere adattato all’attività effettivamente svolta, alle norme regionali e comunali applicabili e ai poteri realmente conferiti al gestore. Prima di utilizzare il fac simile è necessario verificare alcuni aspetti: non esiste a livello nazionale un numero massimo generale di giornate di locazione che determina da solo il carattere non imprenditoriale dell’attività; per le locazioni brevi rileva, tra l’altro, il limite di quattro appartamenti per periodo d’imposta. Inoltre, il modello attribuisce al property manager il potere di promuovere l’immobile e concludere locazioni per conto del proprietario: quando l’attività rientra nel mandato a titolo oneroso nel settore immobiliare devono essere rispettati i requisiti previsti per l’attività regolamentata.
Modello Contratto Property Manager Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del proprietario, del property manager e dell’immobile e definendo con precisione attività, poteri di rappresentanza, compenso, gestione degli incassi, spese, adempimenti e durata dell’incarico.
Fac Simile Contratto Property Manager PDF
In questa sezione è disponibile il fac simile in formato PDF. Prima della sottoscrizione è necessario adattare le clausole relative alle tipologie di locazione, agli adempimenti fiscali e amministrativi e ai requisiti richiesti al property manager.
Quali attività può comprendere la gestione dell’immobile
Il contenuto dell’incarico può essere molto diverso da un caso all’altro. Il property manager può limitarsi a svolgere servizi materiali e amministrativi oppure ricevere poteri più ampi per gestire i rapporti locativi in nome del proprietario.
Tra le attività che possono essere previste nel contratto rientrano:
- predisposizione e pubblicazione degli annunci;
- gestione dei calendari e delle prenotazioni;
- determinazione dei prezzi secondo i criteri concordati con il proprietario;
- rapporti con piattaforme e portali di prenotazione;
- check-in, check-out e assistenza agli ospiti;
- custodia e consegna delle chiavi;
- organizzazione di pulizie e cambio della biancheria;
- coordinamento della manutenzione ordinaria;
- incasso dei canoni e dei depositi, quando espressamente autorizzato;
- rendicontazione periodica al proprietario;
- adempimenti amministrativi espressamente delegati;
- sottoscrizione dei contratti di locazione in nome del proprietario, quando il property manager dispone dei necessari poteri.
Non è necessario attribuire al gestore tutte queste funzioni. Anzi, è preferibile individuare puntualmente quali attività può svolgere autonomamente, quali richiedono una preventiva autorizzazione e quali restano a carico del proprietario.
Quando il property manager deve avere i requisiti da agente immobiliare
La qualifica di property manager, da sola, non identifica una professione regolamentata con un’unica disciplina nazionale. Occorre guardare concretamente alle attività svolte.
La semplice esecuzione di servizi operativi, come check-in, pulizie, assistenza agli ospiti o coordinamento della manutenzione, non coincide necessariamente con l’attività di mediazione immobiliare. Diverso è il caso in cui il gestore, dietro compenso, riceva dal proprietario l’incarico di promuovere l’immobile e compiere atti finalizzati alla conclusione di locazioni per suo conto.
Le Camere di Commercio qualificano il mandatario a titolo oneroso nel settore immobiliare come soggetto che, in forza di un mandato, gestisce immobili in nome e per conto del mandante nell’ambito dell’attività regolamentata degli agenti di affari in mediazione.
Poiché il fac simile scaricabile attribuisce espressamente al property manager il potere di promuovere l’immobile e concludere contratti di locazione in nome del proprietario, prima di utilizzarlo in questa configurazione deve essere verificato il possesso dei requisiti professionali e l’iscrizione prevista dalla disciplina applicabile.
Se il gestore deve invece svolgere soltanto attività operative e amministrative, senza concludere affari immobiliari per conto del proprietario, può essere più appropriato predisporre un contratto di prestazione di servizi con un oggetto più limitato.
Mandato con rappresentanza e poteri del property manager
Il fac simile è impostato come mandato con rappresentanza. Questo significa che, nei limiti dei poteri conferiti, il property manager può agire in nome e per conto del proprietario e gli effetti degli atti conclusi si producono direttamente nella sfera del mandante.
È quindi importante specificare se il gestore può:
- sottoscrivere i contratti di locazione;
- stabilire autonomamente il canone entro determinati limiti;
- incassare canoni e depositi cauzionali;
- registrare i contratti;
- effettuare comunicazioni alle amministrazioni;
- sostenere spese per manutenzione;
- incaricare professionisti o imprese terze.
Il mandato e la procura non sono concetti perfettamente sovrapponibili. Quando il property manager deve sottoscrivere atti in nome del proprietario, è opportuno che il potere rappresentativo risulti chiaramente e nella forma richiesta per gli atti che dovrà compiere. Per un modello specifico è disponibile anche il fac simile di mandato con rappresentanza.
Locazioni brevi e limite dei quattro appartamenti
Ai fini fiscali, per locazione breve si intende il contratto di locazione di un immobile ad uso abitativo di durata non superiore a 30 giorni, stipulato da persone fisiche al di fuori dell’esercizio dell’attività d’impresa, direttamente oppure tramite intermediari.
La disciplina fiscale delle locazioni brevi in forma non imprenditoriale è riconosciuta quando vengono destinati a questa attività non più di quattro appartamenti per ciascun periodo d’imposta. Se vengono utilizzati più di quattro appartamenti, l’attività si presume svolta in forma imprenditoriale.
Non esiste quindi una regola nazionale generale secondo cui il proprietario può affittare l’immobile soltanto per un determinato numero massimo di giorni all’anno per mantenere la gestione non imprenditoriale. Eventuali limiti ulteriori possono derivare da normative regionali, provinciali o comunali e devono essere verificati separatamente.
Le informazioni fiscali aggiornate sono disponibili nella sezione sulle locazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Contratti superiori a 30 giorni e locazioni di medio periodo
La definizione commerciale di “locazione di medio termine” non corrisponde a un autonomo contratto liberamente utilizzabile per qualsiasi durata inferiore a un anno. Quando la permanenza supera i 30 giorni è necessario individuare la tipologia contrattuale corretta in base alla finalità effettiva del rapporto.
Se l’occupazione soddisfa un’esigenza abitativa temporanea può, ricorrendone i requisiti, essere necessario utilizzare un contratto transitorio disciplinato dalla Legge 431/1998 e dal Decreto 16 gennaio 2017. In questo caso è disponibile il fac simile di contratto di locazione transitorio.
Se invece la finalità è esclusivamente turistica, il rapporto segue la disciplina propria della locazione turistica. Non è quindi sufficiente indicare genericamente nel mandato che il property manager può stipulare locazioni di durata superiore a 30 giorni e inferiore a un anno.
Per la registrazione fiscale assume rilievo la soglia dei 30 giorni. I contratti che non superano complessivamente 30 giorni nell’anno tra le stesse parti non sono normalmente soggetti a registrazione in termine fisso; quando tale limite viene superato devono essere verificati gli obblighi di registrazione. Una diversa soglia di 15 giorni non costituisce il criterio generale da utilizzare per stabilire l’obbligo di registrazione.
CIN, annunci e requisiti di sicurezza
Dal 2025 gli immobili destinati a locazione breve o per finalità turistiche sono soggetti alla disciplina del Codice Identificativo Nazionale, CIN. Il codice deve essere esposto all’esterno dello stabile secondo le modalità previste e indicato negli annunci relativi all’immobile.
Anche i soggetti che esercitano attività di intermediazione immobiliare e i gestori di portali devono riportare il CIN negli annunci quando ricorrono i presupposti previsti dalla normativa. Se è il property manager a pubblicare gli annunci, il contratto dovrebbe quindi stabilire che il proprietario gli fornisca il CIN corretto e che il gestore lo utilizzi nelle comunicazioni e nei canali promozionali.
Le unità immobiliari destinate a locazione breve o turistica devono inoltre rispettare i requisiti di sicurezza previsti dall’articolo 13-ter del D.L. 145/2023. Anche nella gestione non imprenditoriale sono previsti, salvo le specifiche esclusioni tecniche, dispositivi per la rilevazione di gas combustibili e monossido di carbonio e gli estintori prescritti. Le FAQ ufficiali del Ministero del Turismo sulla BDSR e sul CIN riportano le indicazioni aggiornate.
Il contratto dovrebbe precisare chi verifica e mantiene questi requisiti, senza però attribuire contrattualmente al property manager obblighi che la legge pone direttamente a carico del proprietario o del soggetto che esercita l’attività.
Alloggiati Web e imposta di soggiorno
Per le locazioni di durata inferiore a 30 giorni trovano applicazione gli obblighi dell’articolo 109 TULPS relativi alla comunicazione delle generalità delle persone alloggiate tramite il portale Alloggiati Web. I dati devono essere trasmessi entro 24 ore dall’arrivo e, per soggiorni inferiori alle 24 ore, entro 6 ore.
Se il property manager assume questo adempimento per conto del proprietario, il contratto dovrebbe indicarlo espressamente e verificare che il gestore disponga delle credenziali, delle deleghe e delle autorizzazioni necessarie.
Anche la gestione dell’imposta di soggiorno deve essere definita con precisione. Le regole dipendono dal Comune e possono disciplinare soggetto responsabile, riscossione, dichiarazioni, riversamenti e termini. Non è quindi sufficiente attribuire genericamente al property manager “tutti gli adempimenti fiscali e amministrativi”.
Incasso dei canoni e ritenuta sulle locazioni brevi
Quando un soggetto che esercita attività di intermediazione immobiliare incassa i canoni delle locazioni brevi o interviene nel loro pagamento, la disciplina fiscale prevede una ritenuta del 21% a titolo d’acconto sull’ammontare dei canoni e dei corrispettivi al momento del pagamento al beneficiario.
Se il property manager incassa somme per conto del proprietario, il contratto deve quindi distinguere chiaramente il canone spettante al mandante, il compenso del gestore, le commissioni delle piattaforme, le spese anticipate e le ritenute fiscali eventualmente applicabili.
La rendicontazione dovrebbe indicare almeno prenotazione, periodo di soggiorno, canone lordo, eventuali ritenute, commissioni, spese, compenso del property manager e importo netto riversato al proprietario. È inoltre opportuno specificare entro quale giorno deve avvenire il riversamento e su quale conto.
Compenso del property manager
Il compenso può essere stabilito in misura fissa, percentuale sui canoni oppure combinando le due modalità. Deve risultare chiaramente chi è tenuto a pagarlo.
Se l’attività rientra nel mandato a titolo oneroso nel settore immobiliare, la struttura del compenso deve essere coerente con il ruolo assunto dal gestore e con i requisiti professionali richiesti. In particolare, non è opportuno prevedere automaticamente che il property manager riceva una provvigione dall’ospite quando opera come mandatario del proprietario senza avere prima verificato la qualificazione giuridica dell’attività svolta.
Privacy e dati degli ospiti
La gestione dell’immobile comporta normalmente il trattamento di dati personali del proprietario e degli ospiti. Non è sufficiente inserire nel contratto una generica formula con cui le parti prestano il consenso al trattamento.
È necessario individuare le rispettive finalità e responsabilità ai sensi del Regolamento UE 2016/679. A seconda di come è organizzata l’attività, proprietario e property manager possono operare come autonomi titolari per alcuni trattamenti oppure può essere necessario disciplinare un trattamento svolto per conto del proprietario ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
Particolare attenzione deve essere riservata ai documenti di identità utilizzati per gli adempimenti di pubblica sicurezza: devono essere raccolti e conservati soltanto nei limiti consentiti e per il tempo necessario alle finalità previste dalla legge.
Allegati e documenti dell’immobile
Piantina catastale, visura catastale, APE, dichiarazioni di conformità degli impianti e polizze assicurative possono essere utili per la gestione, ma non devono essere considerati automaticamente allegati obbligatori a qualsiasi contratto di property management.
È preferibile allegare soltanto i documenti necessari per l’incarico concreto e indicare separatamente quelli che il proprietario deve mettere a disposizione del gestore. Possono inoltre risultare utili l’inventario dell’immobile, l’elenco delle chiavi consegnate, la tabella dei compensi, i limiti di spesa per manutenzioni e le istruzioni relative ai diversi portali di prenotazione.
Durata, recesso e prenotazioni già confermate
Il contratto dovrebbe indicare data di inizio, durata e termine di preavviso per il recesso. È particolarmente importante stabilire che cosa accade alle prenotazioni già confermate quando il rapporto tra proprietario e property manager termina.
Le parti dovrebbero stabilire chi continuerà a gestire gli ospiti, chi incasserà gli importi ancora dovuti, chi conserverà i depositi e in quale momento dovranno essere consegnati al proprietario account, calendari, documentazione, chiavi e dati relativi alle prenotazioni future.
Alla cessazione dell’incarico il property manager dovrebbe inoltre rimuovere gli annunci pubblicati per proprio conto o trasferirne la gestione secondo quanto concordato, evitando cancellazioni che possano compromettere prenotazioni già validamente concluse.